Im bereits hektischen Arbeitsalltag sind sinnlose Meetings, Telefon- oder Webkonferenzen leider ein weiterer Stressfaktor und finden viel zu häufig statt. Deshalb sollte man lernen, Nein zu sagen. Natürlich kann man sich nicht ganz vor Sitzungen oder Eins-zu-eins-Updates mit dem Chef verschliessen, aber man kann es sich erlauben, seine Teilnahme am einen oder anderen Meeting diplomatisch zu verweigern, einen Vertreter zu schicken oder darauf bestehen, dass das Meeting zugunsten einer effektiven Vorbereitung nach hinten verschoben wird. So sollte man immer Herr über seinen Terminkalender sein und sich nicht auf einen Meetingmarathon einlassen, nur um überall dabei zu sein. Um unnötige Sitzungen im Voraus entlarven zu können, muss man die klassischen Charakteristika solcher Meetings kennen.
1. Die Einladung enthält keine klare Zielsetzung und keine Agenda:Höchst verdächtig sind Einladungen als Kalendereintrag per E-Mail, die lediglich Zeit und Ort enthalten und bei denen als Thema lapidare Bezeichnungen wie «121», «tbd» oder «Abstimmung» eingetragen sind. Hier kann man sicher sein, dass sich der Einladende lediglich mal wieder ein Update abholen will. Wenn man von diesem Termin ebenfalls profitieren will, sollte man klar zurückschreiben, was die eigene Erwartungshaltung ist und was jeder vorbereiten soll, bevor man diesen Termin akzeptiert. Geht es um ein immer wiederkehrendes Meeting – etwa eine regelmässige Team-Sitzung oder ein Treffen mit dem Chef – sollte man dennoch immer auf einen strukturierten Ablauf achten. Handelt es sich um ein einmaliges Meeting sollte man beim Gastgeber nachfragen, was in dem Meeting besprochen werden soll. Erhält man darauf keine Antwort, sollte man sich nicht scheuen, die Einladung notfalls auch kurzfristig abzulehnen. In der Ablehnung sollte jedoch eine kurze Erklärung abgegeben werden, etwa, dass der Inhalt des Meetings bis dato fehlt und man sich daher nicht ausreichend vorbereiten konnte.
2. Teilnehmerkreis erscheint nicht plausibel:Wenn man zu einem Meeting eingeladen wird, bei dem man aufgrund des Inhalts merkt, der falsche Ansprechpartner zu sein, dann sollte der Sitzungsorganisator darüber informiert werden, dass man gerne einen Vertreter oder Kollegen zu diesem Meeting schicken möchte. Hier sollte man kurz erklären, dass der genannte Kollege aufgrund seiner Fachkompetenz oder Befugnisse der bessere Teilnehmer für dieses Meeting ist. Sind einem bei einer Meetingeinladung nicht alle Teilnehmer bekannt, sollte man eventuell zuvor beim Organisator nach den einzelnen Funktionsbereichen der anderen Teilnehmer fragen, um sich wirklich zielorientiert vorbereiten zu können. Erscheint einem der Teilnehmerkreis zu bunt gemischt und der Zeitplan für die illustre Runde zu straff, sollte man Alternativen vorschlagen, bevor man sich auf dieses Abenteuer einlässt.
3. Einladung zu einem Treffen mit einem Unbekannten:Lädt ein externer Dienstleister zu einem Meeting, sollte man direkt auf den Einkauf, auf den entsprechenden Fachbereich oder die Zentrale verweisen, die dem Anbieter den passenden Ansprechpartner nennen kann. Handelt es sich bei dem Einladenden um einen bisher unbekannten Kollegen, etwa aus einem anderen Fachbereich, sollte man auf jeden Fall auch hier vorher abklären, worum es bei dem Meeting geht. Gut ist, hier kurz zum Telefonhörer zu greifen, um zu klären, welches Aufgabengebiet der unbekannte Kollege verantwortet und ob man nicht bereits am Telefon helfen könnte.
Checkliste für Sitzungsveranstalter
Doch nicht nur die eingeladenen Mitarbeiter können etwas zu einer effizienten Meeting-Kultur in einem Unternehmen beitragen. Vor allem auch die Organisatoren selbst können anhand einer Checkliste prüfen, ob die geplante Sitzung wirklich notwendig und effektiv ist.
1. Auf den Punkt gebracht:Die Einladung enthält ein klar verständliches Meetingziel, eine kurze Agenda und den Hinweis, was jeder vorzubereiten hat.
2. Räumlichkeiten und Catering:Man muss einen geeigneten Raum wählen, wo man die Sitzung ungestört durchführen kann. Im Voraus sollten die technischen Hilfsmittel wie Beamer oder Verdunklung geprüft werden. Ebenfalls muss bei Bedarf vorher abgeklärt werden, ob ein Whiteboard zur Verfügung steht oder ob die Konferenzschaltung für externe Teilnehmer funktioniert. Zudem sollten Getränke bereitgestellt werden. Bei länger angesetzten Meetings oder Workshops sollte nach spätestens zwei Stunden eine Pause eingelegt werden und zur Stärkung auch Fingerfood für die Mittagspause bestellt sein.
3. Fester Zeitplan:Das Meeting hat einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Man sollte darauf achten, dass der Zeitplan auch eingehalten wird und die Sitzung pünktlich begonnen wird. Sinnvoll ist es, mit einem kurzen Warm-up einzusteigen, bis alle Teilnehmer eingetroffen sind und dann zügig zum Punkt zu kommen. Auch wenn sich einzelne Teilnehmer verspäten, sollte man dennoch nach etwa fünf Minuten mit dem ersten Agendapunkt starten. Notorische Zuspätkommer sollten jedoch nicht vor der Gruppe blossgestellt werden. Besser sucht man danach das Einzelgespräch mit dieser Person und erklärt ihr, dass man aufgrund des regelmässigen Zuspätkommens befürchtet, dass die Person die Inhalte des Meetings vielleicht zu wenig ernst nimmt. Zudem sollte man nach den Gründen des Verhaltens fragen, auch wenn man die Antwort bereits erahnen kann. Zumindest hat man somit ein Signal gesetzt. Je nach Hierarchieebene kann es aber angebracht sein, auf dieses Signal einfach zu verzichten und das Zuspätkommen lässig hinzunehmen.
4. Jeder kennt jeden:Man sollte darauf achten, dass alle Teilnehmer kurz vorgestellt werden. Lobeshymnen oder langatmige Vorstellungsrunden sollten jedoch vermieden werden. Auch hier kommt es nur darauf an, den Namen, die Abteilung und die Verantwortlichkeit der Teilnehmer zu nennen und eventuell noch zu ergänzen, warum der Kollege dabei ist.
5. Time is money:Mit der Zeit der Kollegen sollte respektvoll umgegangen werden. Sollte es Teilnehmer geben, die nur zu einem bestimmten Agendapunkt Auskunft geben können respektive für die nur einzelne Themen relevant sind, sollte man den Zeitplan so aufstellen, dass dieser Punkt möglichst am Anfang besprochen wird, so dass der Kollege das Meeting danach wieder verlassen kann. Zudem sollte man nicht abschweifen, sondern beim Thema bleiben. Oftmals kann ein einziges Schlagwort eine Lawine auslösen, die nur noch schwer zu stoppen ist.
6. Moderator spielen:Als Organisator des Meetings sollte man auch die Rolle des Moderators einnehmen, es sei denn, man hat das Treffen im Namen eines höherrangigen Vorgesetzten geplant. In diesem Fall sollte vorher abgesprochen werden, wer die Moderatorenrolle übernimmt und wie man das Meeting effizient vorbereiten und führen kann.
7. Immer gut vorbereitet:Auf jedes Meeting sollte man sich grundsätzlich gut vorbereiten. Die Kunst der Improvisation wird zwar heute als eine wichtige Eigenschaft in der IT angesehen, wenn man seine Zeit in einer Sitzung jedoch nicht verschwenden respektive vor den Kollegen lieber als Experte denn als Künstler dastehen will, sollte man sich im Vorfeld die entscheidenden Punkte notieren, die man vermitteln oder in Erfahrung bringen will.
8. Visuelle Hilfsmittel effektiv einsetzen:Powerpoint-Präsentationen sprengen oft den Rahmen. Grundsätzlich bietet es sich an, die Agenda im Blick zu haben und diese daher als Powerpoint-Slide mit einem Beamer an die Wand zu werfen. Auch die wichtigsten Zahlen, Fakten oder Aussagen, die für die Sitzung relevant sind, lassen sich auf einer grafischen übersichtlichen Tabelle besser darstellen. Endlose Folien mit bunten Bildern müssen es aber nicht sein, denn man hält keinen Vortrag, sondern verfolgt ein Ziel.
9. Sachlich bleiben:In allen Meetings sollte man auf eine möglichst sachliche Diskussion achten. Je mehr Teilnehmer in einem Meeting zusammenkommen, je kontroverser das Thema ist und je wichtiger es ist, in dieser Sitzung zu einer Entscheidung zu kommen, umso eher besteht die Gefahr, dass die Diskussionen hochkochen, einige Teilnehmer blockieren oder der Ton auf eine unsachliche Ebene abdriftet. Als Moderator sollte man hier eingreifen und immer wieder zum eigentlichen Ziel zurückkommen.
10. Das Protokoll:Gleich zu Beginn des Meetings sollte man jemanden in der Runde bitten, ein Protokoll zu erstellen oder man fertigt selbst eines an. Dabei muss nicht Wort für Wort protokolliert werden, wichtig ist lediglich, dass die wichtigsten Entscheidungen, Aussagen und Actionpoints jedes einzelnen und eine dazugehörige, abgestimmte Deadline festgehalten werden. Das Protokoll muss im Nachgang allen Teilnehmern zugeschickt werden. Bei regelmässig stattfindenden Meetings sollte man für alle Teilnehmer auch einen speziellen Ordner anlegen, auf dem alle Statusberichte, Meetingprotokolle und Projektunterlagen abgelegt werden. Somit kann sich jeder auf dem Laufenden halten und auf die Meetings entsprechend vorbereiten.
Yasmine Limberger
Yasmine Limberger ist bei Avanade, einem Anbieter für IT-Business-Solutions, verantwortlich für das Personalmarketing in Deutschland und der Schweiz. Sie ist Autorin des Buches: «IT-Survival Guide- Karriere- und Alltagsratgeber für Einsteiger und Professionals in der IT-Branche» und hat mehr als zwölf Jahre Erfahrung in der Auswahl von IT-Fach- und Führungskräften.
