Raumverwaltung auch für KMU

Unter dem steten Kostendruck überprüfen immer mehr Unternehmen ihre Infrastruktur und entdecken dabei bisweilen mehr Sparpotential, als man annehmen würde. Hier setzt das Berner Software-Haus Garaio Technology Lab mit seiner Raumverwaltung Rooms Pro an. Christoph Schaffer, Business Development Manager der Abteilung Products, rechnet vor: «Ein Quadratmeter Bürofläche kostet inklusive Energie, Reinigungskosten und Miete rund 800 Franken im Jahr.» Das summiert sich, und zwar unabhängig davon, wie ausgelastet die Fläche ist. Eine intelligente Nutzung der Räume lohnt sich also.

Genau dabei soll Rooms Pro helfen. Die Web-basierte Applikation verwaltet je nach Kundenwunsch neben Räumen auch Equipment, Parkplätze oder Dienstleistungen. Verschiedenen Ansichten, etwa eine Kalenderansicht oder eine Lageplan-Navigation, sollen den teilweise sehr zahlreichen Nutzern – das bisher grösste realisierte Projekt umfasst rund 25’000 Nutzer auf zwei Kontinenten – die Bedienung einfach machen und für Übersicht sorgen. Zudem war den Machern eine optimale Anbindung an Outlook wichtig. Rooms Pro wertet die Auslastung der Infrastruktur auch gleich automatisch aus und ersetzt so eine aufwendige Analyse. Die integrierte Infrastruktur ist leicht erweiterbar: Neue Räume oder Standorthierarchien können über Masken von den Kunden selbst hinzugefügt werden.


Ursprünglich war Rooms Pro eine Individuallösung für das Schweizer Fernsehen, das Garaio 1998 den Auftrag gab, eine Software für die Verwaltung ihrer Fernsehstudios zu entwickeln. Inzwischen hat die Berner Software-Schmiede ihr Programm mehrfach funktionell erweitert und letztes Jahr auf Basis des .NET 3.5 Frameworks komplett neu aufgebaut. «Wir verfolgen mit Rooms Pro einen Community-Gedanken», erklärt Schaffer. «Wenn wir eine neue Funktionalität für einen Kunden entwickeln, binden wir diese in die Software ein und stellen sie allen unseren bestehenden Kunden zur Verfügung.» So sind zusätzliche Funktion-alitäten wie Desk Sharing, Management von Video Conferencing, Events und Catering sowie Kostenverwaltung hinzugekommen und nun standardmässig im Programm enthalten.

Downscaling für KMU

Obwohl Garaio hauptsächlich massgeschneiderte Individualsoftware entwickelt, erwirtschaftet die Firma mit Rooms Pro immerhin 10 bis 15 Prozent des Gesamtumsatzes. Eine Lizenz ist denn auch nicht ganz billig und kostet je nach Grösse der verwalteten Infrastruktur zwischen 15’000 und 300’000 Franken. Das Programm ist demnach eher für Grossfirmen interessant. Ab 15 verwalteten Objekten lohne es sich sicher, Rooms Pro einzuführen, schätzt Schaffer. In Zukunft will Garaio sein Produkt aber auch kleineren Kunden zugänglicher machen. Geplant ist eine abgespeckte Version von Rooms Pro, die gegen eine Miete pro Raum und pro Monat bezogen werden kann. Zur Zielgruppe dieser Mietlösung gehören etwa KMU und Schulen. Auch Mobilität wird künftig ein Thema. Immer mehr stellen die Kunden Anspruch an eine mobile Raumverwaltung, so Schaffer. Apps für das iPhone und für Android stehen deshalb bei Garaio auf der Roadmap.