Die Druckinfrastruktur in Unternehmen ist selten von langer Hand strategisch geplant. Dies ist eine der Kernaussagen der Printerumfrage11, die von Dokulife Research & Consulting durchgeführt und von Printerhersteller
Brother unterstützt wurde. Für die Umfrage wurden über 6000 Personen aus der Schweiz, Deutschland und Österreich befragt. Dabei handelt es sich um rund 5000 Anwender, 600 Mitarbeiter von IT-Abteilungen, 300 Büromaterialeinkäufer und zirka 200 Computerfachhändler.
Im Rahmen der Studie hätten 70 Prozent der IT-Mitarbeiter angegeben, dass in ihrer Unternehmung keine "langfristig dokumentierte und vorab geplante Druckerstrategie zu finden sei. Stattdessen wird die Druckinfrastruktur "kurzfristig und nachfrageorientiert" gehandhabt. Von dieser Tatsache sind auch Grossunternehmen mit mehr als 5000 Mitarbeitern betroffen. Hier wird die Druckinfrastruktur in 39 Prozent der Fälle von langer Hand geplant. Als ein Grund für diesen Zustand wird genannt, dass sich in vielen Unternehmen offenbar niemand für den Druckerpark verantwortlich fühlt. So würden 61 Prozent der IT-Mitarbeiter aussagen, dass sich in ihrer Firma "niemand speziell" um die Printer kümmert, sondern dass "das alle gemeinsam" machen.
Tiefe Kosten haben Priorität
Gefragt nach der Prioritätenliste der IT-Abteilungen stehen laut Studie "niedrige Druckkosten" und "möglichst wenig Aufwand für die IT-Abteilung" zuoberst. "Gründe dafür sind, dass sich Hardware-, Toner- und externe Servicekosten einfach ermitteln lassen. Auch der Aufwand der IT-Mitarbeiter für die Administration der Drucker lässt sich in weiten Teilen gut erfassen. Beide Prioritäten lassen sich besonders einfach durch Konsolidieren umsetzen. Anwenderbedürfnisse hingegen finden sich bei der Befragung der IT in der Prioritätenliste eher am unteren Ende", heisst es von den Studienverfassern.
Gespart werde derweil primär durch Konsolidierung. Über die Hälfte der IT-Beauftragten gab an, dass in den letzten zwölf Monaten Arbeitsplatzgeräte durch zentrale Etagengeräte sowie verschiedene Druckermodelle durch einheitliche Modelle ersetzt wurden. Diese Zentralisierungsmassnahmen stehen jedoch im Widerspruch zu den Wünschen der Anwender, die sich in den vorangegangenen Printerumfragen stets arbeitsplatznahe Geräte gewünscht haben, heisst es seitens der Studenverfasser. Dies führt offensichtlich dazu, dass die durchgeführten Massnahmen nicht immer ihr Ziel treffen. Allein von den Befragten, die eine Druckerstrategie verfasst und umgesetzt haben, stellen laut Studie 12 Prozent fest, dass zu viele Anwenderwünsche die Strategie ausgehebelt haben. Der Anteil gescheiterter Konsolidierungs-Strategien dürfte laut Oliver Jendro, Senior Consultant bei Dokulife, sogar weit darüber liegen. "Viele "gesparte" Arbeitsplatzgeräte werden nach einer Konsolidierung von Mitarbeitern wieder aus dem Büromaterialbudget der einzelnen Abteilungen beschafft. Die IT weiss gar nichts von deren Existenz, da die Geräte meist lokal angeschlossen sind und Verbrauchsmaterialien dezentral beschafft werden. Die Einsparstrategie durch Konsolidierung wird damit teilweise durchkreuzt."
Output-Manager statt Printer-Admin
Eine der wichtigsten Erkenntnisse für Oliver Jendro aus der Printerumfrage11 ist: Unternehmen brauchen in der hauseigenen IT keine Druckeradministratoren, sondern Output-Manager. Deren Aufgabe ist es nicht, Papierstaus zu beseitigen oder Toner nachzufüllen. Für solche simplen administrativen Arbeiten sind seiner Meinung nach Dienstleister häufig besser geeignet. Im Gegenzug für die administrative Entlastung sollte sich der Output-Manager in Zukunft mit dem gesamten Prozess der Dokumentenerstellung befassen. Für einen Output Manager stehe nicht mehr nur die gedruckte Seite und deren Kosten sondern der gesamte Weg von der Erstellung bis zur Ausgabe eines Dokuments im Vordergrund – das bedruckte Papier ist nur das letzte Teilstück dieses Prozesses.
(mw)
