SAPs On-Demand-ERP auf dem Prüfstand

Von Frank Naujoks

Im Herbst 2007 hat SAP mit der neu entwickelten SAP-Business-Bydesign-Lösung den Vorstoss in die Software-as-a-Service-Welt für ERP-Produkte im Mittelstand gewagt. Mit der im Februar 2011 lancierten aktuellen Version, Feature Pack 2.6, haben die Walldorfer einen weiteren Meilenstein erreicht und neue Funktionalitäten und Länderversionen der performanten, durchgängigen Lösung vorgestellt. Diese richtet sich schwerpunktmässig an Anwenderunternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitern aus den Bereichen Professional Services, Grosshandel sowie an produzierende Unternehmen. Mit der Version 2.6 ist SAP Business Bydesign in neun Landesversionen erhältlich: Schweiz, Deutschland, Österreich, USA, China, Indien, Kanada, Grossbritannien und Frankreich. Im Laufe des Jahres werden noch Mexiko und Australien hinzukommen. Diese Landesversionen sind «legally compliant» – das heisst, sie halten die gesetzlichen Vorschriften insbesondere der Rechnungslegung des jeweiligen Landes ein.
Mit SAP Business Bydesign erreicht SAP bewusst nicht die Komplexität und Funktionalität der für Grosskunden entwickelten SAP Business Suite. Mit SAP Business Bydesign wurde stattdessen eine integrierte und umfassende Geschäftslösung von Grund auf neu entwickelt, die sich ausnahmslos an den Anforderungen mittelständischer Unternehmen orientiert und einen durchgängigen Blick auf das Unternehmen ermöglicht.

Neben den ERP-Kernbereichen um Buchhaltung und Produktion sind Personalverwaltungs-, Supply-Chain-Management- (SCM), Customer-Relationship-Management- (CRM) und Einkaufsfunktionalitäten integriert, die im Zusammenspiel die gängigen Prozesse der Unternehmen abbilden und transparent machen. Ergänzt werden die Bereiche durch umfangreiche Projektmanagement-, Compliance-Management- und Reporting-Funktionalitäten, die mehr als 500 vordefinierte Reports auf Basis der integrierten Analytics-Komponente beinhalten. Die Analysefunktionen von SAP Business Bydesign basieren auf der In-Memory-Technologie von SAP. In Feature Pack 2.6 stehen Szenarien für den Vertrieb und die Finanzplanung zur Verfügung, bei denen Daten mithilfe der In-Memory-Technologie analysiert werden.

Gefällige Benutzerführung

Das betriebswirtschaftliche Organisationskonzept von SAP Business Bydesign orientiert sich am Rollenkonzept. Je nach Rolle (beispielsweise Einkauf, Verkauf, Geschäftsführung), bekommen die Anwender die Bereiche zugänglich gemacht, die für ihre tägliche Arbeit notwendig sind. Neben vorkonfigurierten Rollen lassen sich Ergänzungen und Änderungen vornehmen. In personalisierten Arbeitsbereichen, sogenannten Work Centern, finden sich alle relevanten Informationen, die zur täglichen Arbeit notwendig sind. So beinhaltet der Bereich CRM beispielsweise unter anderem die Bereiche Kundenaufträge und Kundenservice. In Work Centern werden betriebswirtschaftliche Funktionen gebündelt und zielgerichtet den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet. Dies erlaubt das Einrichten eines der Funktion des Mitarbeiters im Unternehmen entsprechenden und übersichtlichen Arbeitsplatzes in SAP Business Bydesign.
Mit der Integration von Microsoft Silverlight in das Frontend bietet SAP Business Bydesign mehr Möglichkeiten für interaktive Nutzung durch schnelle, einfache und visuell ansprechende Oberflächen und Inhalte im Internet sowie über den Desktop-PC oder ein mobiles Endgerät. Das Feature Pack 2.6 für SAP Business Bydesign unterstützt neben dem iPhone auch das iPad sowie Blackberry-Smartphones von RIM. Für die nächste Version, Feature Pack 3.0, die im Sommer erscheinen soll, ist ausserdem die Unterstützung der mobilen Betriebssysteme Android und Windows Phone 7 geplant.

Interaktive Grafiken, eine tiefe Integration mit Microsoft Office, Personalisierungsoptionen und eine vereinfachte Navigation der neuen Anwenderoberfläche erhöhen den Nutzen. Die Modell-basierte Benutzeroberfläche ermöglicht zudem die Integration externer Dienste und Inhalte, wie beispielweise von Mashups, die Nutzer selbst einrichten können.
Die Benutzerführung ist verständlich und gefällig aufgebaut. Sie beginnt mit einer allgemeinen Übersicht und lässt sich immer detaillierter via Drill-Down bis auf Einzelbelegebene verdichten. Zusätzlich werden wichtige Informationen beispielsweise zum finanziellen Status Quo des Unternehmens automatisch dem berechtigten Anwender angezeigt. Die entsprechenden Schwellenwerte lassen sich unternehmensindividuell einstellen und ermöglichen so die Steuerung des Unternehmens auf Basis aktueller Informationen und eigener Vorgaben.
Unterstützend gibt es Tutorials und eine umfangreiche Hilfefunktion, die nicht nur die Benutzung des Programms erleichtern, sondern auch Aufwendungen für Schulungen stark reduzieren, da keine zusätzlichen Kosten für Trainings anfallen.

Funktionale Highlights

In der aktuellen Version sind 35 durchgängige Geschäftsprozesse integriert. Die bereits mit dem Feature Pack 2.0 im Juli 2009 ausgelieferten und in SAP Business Bydesign integrierten Analysetools von Crystal-Reports-Software und Dashboards von Xcelsius aus dem SAP-Businessobjects-Portfolio sollen Anwendern einen besseren Einblick in ihren Geschäftsbetrieb ermöglichen. Executive
Dashboards visualisieren Leistungsindikatoren und Kennzahlen für die Unternehmenssteuerung beispielsweise in den Bereichen Cash- und Liquiditätsmanagement sowie Absatzplanung. Die In-Memory-Technologie unterstützt die Analyse von Unternehmensdaten in Echtzeit und verbessert dadurch den Entscheidungsfindungsprozess. Durch eine bidirektionale Integration mit Microsoft Excel können Mitarbeiter über die gewohnte Excel-Oberfläche auf Daten zugreifen und diese weiter bearbeiten. Zusätzlich ist die Einbindung von Microsoft Office inklusive Outlook gewährleistet und erlaubt eine reibungslose Synchronisation.

Zwei Szenarien seien exemplarisch herausgegriffen, um zu zeigen, dass SAP Business Bydesign neben den normalen Grundfunktionalitäten der beinhalteten Module einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt und umfassend im System abbildet: Einkauf und Projektmanagement.
Im Einkauf können Anwender nicht nur die operativen Prozesse abarbeiten (Bedarfsplanung, Einkauf, Logistik, Buchhaltung), sondern auch Verträge verwalten und Ausschreibungen durchführen. Dabei werden die Ausschreibungen automatisch im System hinterlegt, die Unterlagen als interaktive Formulare versandt, die durch den Verkäufer ausgefüllt werden und wieder im System erscheinen. Die eingegangenen Angebote können verglichen werden und Zuschläge werden automatisch mit entsprechendem Einkaufskontrakt erstellt und im System vermerkt.
Der Geschäftsprozess «Lieferantenrechnungen bearbeiten» ermöglicht es dem Buchhalter, Lieferantenrechnungen in das System einzugeben, zu prüfen und zu buchen. Diese können auch eingescannt und abgelegt werden. Sobald die Lieferantenrechnungen bearbeitet und gebucht wurden, werden diese Lieferantenrechnungen verwendet, um die Lieferanten zu bezahlen. Ein automatisierter Rechnungsprüfungsprozess vergleicht alle im System eingegebenen Lieferantenrechnungen entweder manuell oder automatisch mithilfe des Gutschriftverfahrens mit den zugehörigen Einkaufsbelegen. Darüber hinaus können über die Kostenverteilungsfunktion ungeplante Bezugsnebenkosten erfasst und bei Bedarf an andere Lieferantenrechnungspositionen verteilt werden.

Das Projektmanagement erlaubt die komplette Erstellung, Ressourcenzuteilung, Abrechnung und Kontrolle von Projekten im System. Die Planung des Projektes erfolgt direkt im System im Zusammenspiel mit der Personaleinsatzplanung. Dort sind die Qualifikationen der Mitarbeiter und ihre Verfügbarkeit hinterlegt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit zur internen wie auch externen Leistungsverrechnung, wenn entsprechende Dienstleistungsverträge gepflegt sind.
Eine Kennzahlenübersicht zeigt die Fortschritte und gegebenenfalls Abweichungen in den Bereichen Zeit und Kosten übersichtlich an. Aus dem System heraus lassen sich aussagefähige Projektreports inklusive gelisteter Stunden oder Reisespesen erstellen und auch fakturieren. Die Mitarbeiter geben dabei die geleisteten Stunden und die angefallenen Spesen und Reisekosten direkt als sogenannte Leistungserfasser für das jeweilige Projekt ein.
Insgesamt bietet das Projektmanagement eine überzeugende Arbeitserleichterung für Anwenderunternehmen aus der Dienstleistungsbranche, da SAP Business Bydesign als eine integrierte Lösung alle relevanten Informationen gebündelt erfasst und auswertbar macht. Eine Ausgabe in Microsoft Project ist beispielsweise auch möglich, dabei bleibt aber SAP Business Bydesign das führende System, da auch Kosten und Ressourcen hinterlegt sind.

Positiv aufgefallen ist auch der Punkt rund um das Organisationsmanagement. So lässt sich der hierarchische Aufbau des Unternehmens leicht in der Software widerspiegeln. Änderungen wie beispielweise das Hinzufügen neuer Abteilungen oder Mitarbeiter sind im laufenden Betrieb möglich und werden auch entsprechend dokumentiert, so dass Änderungen auch im Nachhinein noch nachvollziehbar sind.
Des weiteren gibt es einen umfangreichen Self-Service-Bereich, in dem die Anwender sehr übersichtlich angeordnet nicht nur Lern-umgebungen finden, sondern auch die Arbeitszeiterfassung – und gegebenenfalls die Projektzeiterfassung – vornehmen können, ihre Spesen abrechnen und beispielsweise auch Büromaterialien bestellen oder Urlaubsanträge einreichen können.
Im Bereich Fertigung ist es beispielsweise möglich, kundenindividuelle Wünsche zu hinterlegen. Auf die hinterlegte Stückliste erfolgt automatisch eine Bestandsprüfung und im Rahmen der Ablaufsteuerung ist sichergestellt, dass nicht durchführbare Aufgaben auch nicht gestartet werden. Eine Qualitätssicherung in Form von individuell durchführbaren Prüfungen wird via Excel im System hinterlegt und steht dann auch beispielsweise bei Wartungsfällen zur Verfügung.
Die CRM-Funktionalitäten sind für eine durchgängige Suite in mehr als ausreichendem Masse vorhanden, reichen aber funktional nicht an spezialisierte CRM-Anwendungen heran.

Offene Plattform

Ab der aktuellen Version 2.6 steht eine offene Plattform zur Verfügung, die Partnern die weitere Anpassung der Software ermöglicht und dank der zugleich SAP als Ausgangspunkt für die Entwicklung neuer bereichsspezifischer On-Demand-Lösungen dient.
Mit dem Feature Pack 2.6 für SAP Business Bydesign können Partner und Kunden die Lösung an individuelle Anforderungen anpassen. Rund 80 Prozent der projektspezifischen Anpassungen wie Modifizierung der Oberfläche, Erstellung neuer Berichte und Formulare sowie Anpassung von Geschäftsprozessen können ohne Programmieraufwand von den Key-Usern der Kunden selbst vorgenommen werden. Für alle weiteren Anpassungen hat SAP die erste Version des Software Development Kit (SDK) SAP Business Bydesign Studio bereitgestellt, mit dem Partner umfassende Zusatzlösungen entwickeln können.
Die auf Microsoft Visual Studio basierende Entwicklungsumgebung ist vollständig in das Lebenszyklusmanagement-System von SAP integriert und wird derzeit von ausgewählten Partnern getestet. Zunächst haben Partner die Möglichkeit, projektspezifische Zusatzlösungen zu entwickeln. Später soll auch die Entwicklung allgemeiner Funktionen und umfassender Branchenlösungen möglich sein.

Verfügbarkeit

Aktuell ist die Version 2.6 in den eingangs erwähnten Landesversionen sowie auf Deutsch, Englisch, Französisch und Chinesisch verfügbar. Bis Ende des Jahres kommt noch eine spanischsprachige Version heraus.
SAP arbeitet derzeit mit über 100 Solution Resellern und Solution Partnern von SAP Business Bydesign weltweit zusammen. In der Schweiz vertreiben unter anderem Data One Suisse, Itelligence und die Swisscom-Tochter Resource die On-Demand-Lösung. Künftig sollen zweimal jährlich neue Versionen bereitgestellt werden, damit die Kunden neue Funktionen zur Optimierung ihrer Prozesse schneller nutzen können.

Zusammenfassende Bewertung

SAP ist auf einem zukunftsfähigen Weg mit der Software-as-a-Service-Lösung SAP Business Bydesign ein sehr gutes Stück vorangekommen. Umfangreiche Funktionalitäten sind in einer einheitlichen Suite zusammengefasst und bilden den Unternehmensalltag einerseits und die Compliance-Anforderungen andererseits gut und umfassend ab. Für einen Grossteil der Unternehmen zwischen 50 und 500 Mitarbeitern aus den Bereichen Professional Services und Grosshandel sowie eingeschränkt für das Segment Manufacturing stellt das Produkt mit seiner Funktionalität und dem Software-as-a-Service-Ansatz eine prüfenswerte Option dar.
Die klaren Vorteile der Lösung liegen in der Integration der funktionalen Bereiche in eine einzige Lösung und der verständlichen Handhabung auf Basis des durchdachten Rollenkonzepts. Mit dem weiteren Ausbau der Funktionalitäten beispielsweise im Bereich Planung und den 35 vollständig integrierten Prozessszenarien hat SAP mit der Version 2.6 eine interessante Alternative für Unternehmen auf den Markt gebracht, die ihre IT-Landschaft zu angemessenen Preisen vereinheitlichen wollen und die ihre Kernkompetenz nicht in der Pflege und Wartung von IT-Landschaften sehen, da diese bei einer On-Demand-Lösung vom Hersteller übernommen wird.

Der Autor

Frank Naujoks ist seit September 2008 als Director Research & Market Intelligence bei der Firma Intelligent Systems Solutions (i2s) tätig. Bei dem Zürcher Marktforschungs- und Beratungshaus verantwortet er unter anderem die ERP-Zufriedenheitsstudie und berät mit seinem Team IT-Hersteller im Rahmen individueller Research- und Consulting-Projekte im Bereich Enterprise Applications. Naujoks hat Betriebswirtschaftslehre an der Universität zu Köln studiert und ist Lehrbeauftragter der Hochschule Luzern im Bereich ERP-Auswahl. Ausserdem ist er Jury-Mitglied des CRM Awards der CRM-Expo sowie der Social-CRM-Initiative der «Computerwoche» und Mitglied des Fachbeirats der ERP-Expo.