Firmen fordern Mail-Sicherheit

Aktuelle E-Mail-Systeme funktionieren eigentlich recht gut – und dies, obwohl sich das Grundprinzip seit den Anfängen kaum verändert hat. Die Zuverlässigkeit und die Stabilität der Systeme lassen trotz stetig zunehmendem Mail-Aufkommen kaum zu wünschen übrig. Dagegen hapert es bei der Sicherheit und beim Spam-Schutz. Dies ist das Fazit einer Studie, die im Vorfeld der Cebit vom Spezialisten Document Dialog unter rund 100 Top-Managern aus deutschen Unternehmen durchgeführt wurde.

Spam-Schutz absolute Notwendigkeit

Ganz zuoberst auf der Prioritätenliste der deutschen Manager steht demnach der Spam-Schutz: Nicht weniger als 94 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass diese Funktionalität für ein Mail-System der Zukunft absolut unabdingbar sei. Interessant wäre es in diesem Zusammenhang natürlich gewesen, Informationen darüber zu erhalten, wie sich die Manager diesen effektiveren Schutz vor unerwünschten Nachrichten vorstellen respektive wie sie ihn realisieren würden. Leider liefert die Studie zu diesem Thema aber keinen weiteren Aufschluss.
Immerhin sind 6 Prozent der Befragten der Ansicht, dass der bessere Schutz vor Spam in einem künftigen E-Mail-System nur teilweise zu den Hauptanforderungen gehört. Man könnte nun darüber spekulieren, ob es sich dabei um diejenige Minderheit handelt, die bereits heute einen zuverlässigen Spam-Schutz implementiert hat und somit zumindest vorläufig keinen weiteren Bedarf sieht.
Einen hohen Stellenwert räumen die Befragten auch dem Thema Sicherheit generell ein. So gaben 82 Prozent der Manager zu Protokoll, dass sie die Sicherheit bei ausgehenden E-Mails als sehr wichtig einstufen, weitere 15 Pro-
zent schätzten dies als wichtig ein.

Mail-Sicherheit auch unterwegs

Der sichere Versand und Empfang von E-Mails steht der Studie gemäss bei 88 Prozent der deutschen Unternehmen im Mittelpunkt des Interesses. Auch hier wurde leider nicht weiter nachgefragt, was sich die Manager unter dieser Forderung genau vorstellen. Immerhin wünschen sich darüber hinaus 76 Prozent der Befragten, dass elektronische Nachrichten auch unterwegs zwischen Sender und Empfänger optimal geschützt sind. Je 12 Prozent finden dies allerdings weniger oder überhaupt nicht wichtig.
Unter Berücksichtigung der Tatsache, dass es heute durchaus zuverlässige Lösungen für den sicheren Transfer von E-Mails zwischen verschiedenen Stationen gibt, ist es interessant, dass diese für die Mehrheit der deutschen Manager offenbar zu unhandlich sind: So gaben 71 Prozent zu Protokoll, dass es für sie wichtig sei, als Empfänger einer Mail nicht auch noch zusätzliche Software installieren zu müssen, um diese lesen zu können. In diese Richtung zielt auch die Forderung von ebenfalls 71 Prozent, die künftig Nachrichten mit jedem beliebigen E-Mail-System empfangen können wollen – eine klare Aufforderung an die Hersteller von E-Mail-Software, ihre Systeme weiter zu standardisieren und (Sicherheits-)
Komponenten zu integrieren.

Steigendes Mailaufkommen

Insgesamt rechnen die Manager mit einem weiter stark steigenden Gesamtmailaufkommen – und dies nicht bloss wegen der weiter zunehmenden Spam-Flut. Vielmehr gehen sie davon aus, dass künftig immer mehr Transaktionspapiere wie Rechnungen, Lieferscheine und ähnliches per Mail versandt wird. Derzeit scheint der Anteil der per E-Mail verschickten derartigen Dokumente noch relativ gering: Bei 68 Prozent der Befragten liegt der Anteil noch bei unter 50 Prozent des Gesamtaufkommens, 75 Prozent am Gesamtaufkommen von Transaktionsdokumenten werden bloss bei 6 Prozent überschritten. Allerdings sind sich sämtliche Manager einig, dass der E-Mail-Anteil am Gesamtaufkommen verschickter Unterlagen in den kommenden Jahren deutlich grösser wird.
Überraschend ist in diesem Zusammenhang allerdings, dass bloss knapp zwei Drittel der Befragten in der Integration von
E-Mail in Dokumenten-Management-Systeme eine Notwendigkeit sehen. In Zeiten der hohen Compliance-Forderungen müsste man eigentlich meinen, dass mit einer derartigen Integration eine Vereinfachung des Umgangs mit wichtigen Dokumenten möglich wäre.
Zusammengefasst zeigt sich, dass die Manager heutzutage für die Sicherheitsprobleme bei E-Mail ebenso sensibilisiert sind wie für das Spam-Problem. In beiden Bereichen sehen sie dringenden Handlungsbedarf. Auch gehen sie davon aus, dass künftig immer mehr geschäftskritische Vorgänge und Dokumente per E-Mail
gehandhabt werden – das hier mögliche Vereinfachungspotential steckt aber scheinbar noch in
den Kinderschuhen.