Die meisten Hersteller von Business-Software bauen Funktionen zum geordneten Ablegen und Wiederfinden von Dokumenten in ihre Produkte ein. So bietet jede bessere Adressverwaltung die Möglichkeit, einer Kontaktperson beliebige Dateien zuzuordnen. Daraus ergibt sich im Lauf der Zeit eine vollständige Kontakt-History. Das ist sicher nützlich, umfassendes Dokumentenmanagement geht aber um einiges weiter.
Im ursprünglichen Sinn steht der Begriff für eine ganz bestimmte Softwarekategorie: Mit Hife von Scannern und OCR bringen die Archivsysteme Papierdokumente in elektronisch lesbare Form. Dieser Prozess wird auch Imaging genannt. Ergänzt durch Schlagworte werden die Informationen zwecks langfristiger Aufbewahrung auf einem Speichermedium abgelegt. Idealerweise wird der Textinhalt bei der Ablage indexiert, damit im Archiv auch per Volltextsuche recherchiert werden kann.
Mittlerweile liegt der grösste Teil der für ein Unternehmen wichtigen Informationen bereits im Original als elektronisches Dokument vor – Office-Dateien, Belege aus allen möglichen IT-Systemen, E-Mails, Konstruktionszeichnungen aus CAD-Programmen, Bilder, Ton- und Filmaufnahmen. Auch diese Dokumente entfalten ihren langfristigen Nutzen am besten, wenn sie mit DMS-Funktionalität erfasst und verwaltet werden: Die klassischen Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) haben sich zum umfassenden Enterprise Content Management (ECM) entwickelt. Ein weiterer wichtiger Punkt: Einmal archiviert, sollte sich der Inhalt eines Dokuments nicht mehr verändern lassen – dies nicht zuletzt, um den rechtlichen Anforderungen bezüglich Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Akten zu genügen (Compliance). Für die «Endlagerung» setzten Dokumentenmanagement-Systeme in der Vergangenheit deshalb auf nur einmal beschreibbare optomagnetische Datenträger (WORM). Heute werden diese meist proprietären Speichermedien zunehmend durch die Standard-DVD oder durch Harddisk-basierte Systeme abgelöst, bei denen die Integrität der Informationen durch softwaretechnische Sicherheitsmechanismen wie konsequentes Journaling und digitale Signaturen garantiert wird. Ein ideales Dokumentenmanagement-System (DMS) erfüllt somit eine Vielzahl von Funktionen:
• Imaging herkömmlicher Papierdokumente
• Kategorisierung mit Schlagworten: Entweder nur diese Metadaten oder auch das Dokument selbst werden in einer Datenbank gehalten.
• Volltextindexierung
• Versionierung: Das System stellt alle unterschiedlichen Versionen eines Dokuments langfristig zur Verfügung.
• Check-In/Out-Mechanismus: Änderungen an einem bereits erfassten Dokument lassen sich zu jedem Zeitpunkt nur durch eine Stelle vornehmen.
• Integration mit anderen IT-Systemen: (ERP, CRM, SCM, HR, Intranet, Website, Groupware)
zur direkten Übernahme von Dokumenten und Transaktionsbelegen.
• Automatische Archivierung des E-Mail-Verkehrs
• Revisionssichere langfristige Aufbewahrung
• Umfassende Funktionen für die Suche nach Schlagworten und Volltext
So vielfältig wie der Funktionsumfang ist die Herkunft der Dokumentenmanagement-Systeme, die der Markt anbietet. Am Anfang standen Hersteller wie Documentum, Filenet, Ixos, Hyparchiv, Saperion und Konsorten – sie haben ihre ursprünglich als klassische Archivsysteme konzipierten Lösungen immer mehr in Richtung ECM ausgebaut. Ähnliches gilt für CMS-Lösungen für Websites: Anbieter wie die Schweizer Day Software haben mit Web-Content-Management begonnen; heute schmücken sich ihre Produkte mit Attributen wie «Global Content Management» oder «Content-centric Applications». Diverse Fusionen und Übernahmen machen die Übersicht nicht einfacher – so hat zum Beispiel Ixos (Hauptprodukt: Archivlösung) die Basler Firma Obtree übernommen (CMS); kurz danach wurde Ixos selbst von Open Text (Knowledge Management) einverleibt. Das gemeinsame Merkmal der klassischen DMS-Lösungen: Sie sind auf grosse bis sehr grosse Datenvolumen ausgelegt und eignen sich dementsprechend vor allem für Grossunternehmen. Die DMS-Palette für KMU ist eher von lokalen Entwicklern geprägt, deren Produkte sich meist auf einen Teilbereich der kompletten DMS-Funktionalität konzentrieren. Unsere Marktübersicht präsentiert sechzehn Hersteller mit DMS-Produkten, die sich an kleine und mittlere Unternehmen richten und entweder aus einer Schweizer Küche stammen oder in der Schweiz erhältlich sind. Die Tabelle erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sie soll in erster Linie die riesige Bandbreite von KMU-tauglichen Produkten zeigen, die unter dem Label DMS gehandelt werden: Die Palette reicht vom simplen Utility zur Archivierung von Outlook-Mails bis zum vollständigen ECM-System mit Zielgruppe Mittelstand. Nicht enthalten sind hauptächlich als ERP, CRM oder ähnlich positionierte Systeme sowie die zahlreichen Adress- und Terminverwaltungen (Beispiel: Cobra Adress Plus) sowie Groupware-Anwendungen mit integrierter Dokumentenverwaltung (Beispiel: Adarvo Themeware).
• Einstiegslösungen, die sich auch für kleinste Umgebungen ab einem Arbeitsplatz eignen: Paperport Professional von OCR-Hesteller Nuance (früher Scansoft) dient primär dem Imaging und bietet eine Suchfunktion; weitergehende DMS-Funktionen fehlen. Die erfassten Dokumente werden in einer Miniaturansicht dargestellt und können per Drag&Drop verschoben und kombiniert werden. Maxx Archiv Mail&Print basiert ebenfalls auf dem PDF-Format: Die Software archiviert in der Client/Server-Edition automatisch alles in einer zentralen Datenbank, was im LAN gedruckt und gemailt wird.
E-Mails werden im eml-Format inklusive Attachments abgelegt; das Programm klinkt sich als POP/SMTP-Proxy zwischen Mail-Server und Client ein. Einen vergleichbaren Nutzen mit Fokus auf Exchange- und Outlook-Mails bietet Office Central der dänischen Add-on Products. Wesentlich weiter geht das ebenfalls sehr günstige Docuframe: Neben DMS-Funktionen bietet es eine integrierte Vorgangs- und Projektverwaltung mit Dokumenten-Workflow, Termin- und Zeitmanagement.
• DMS-Erweiterung fürs Intranet: Zur populären «Intranet-in-a-box»-Lösung Intrapact (früher Intrexx) gibt es ein Add-On-Modul namens DMSlight. Es erweitert das grundlegende File-Handling von Intrapact um typische DMS-Features wie Check-In/Out und Versionierung, Volltextsuche und Journaling aller Änderungen an den Dokumenten selbst und an den Metadaten. Die Dokumente werden in einer frei definierbaren Baumstruktur mit Profilfeldern und individuell zuteilbaren Berechtigungen abgelegt.
• KMU-taugliche Archivlösungen: Produkte wie Archivista, ELOprofessional, Dr. Doc und die Docuware Business Edition wurden von Anfang an als Dokumentenmanagement-Systeme entwickelt und bieten in erster Linie die klassischen DMS-Funktionen. Im Gegensatz zu den «grossen» Lösungen wie EMC Documentum oder Filenet P8, die mittlerweile eher in Richtung Business Process und Enterprise Content Management zielen, sind sie jedoch für den Einsatz mit relativ wenigen Arbeitsplätzen konizipiert und passen ins KMU-Budget.
• ECM-Lösungen auf Basis von Internet-Technologie: Auch einige ECM-Hersteller widmen sich dem KMU-Segment und offerieren preisgünstige Lösungen oder spezielle Einstiegsvarianten für KMU. Gemeinsames Merkmal: Sie basieren auf einer mehrschichtigen Softwarearchitektur und werden entweder exklusiv oder bevorzugt über einen Web-Browser bedient. Ausserdem bieten Produkte wie Inforouter, Docuportal.Net, Kendox Business Edition und RedDot Document Manager nicht nur die klassischen DMS-Kernfunktionen: Kendox stammt aus der Knowledge-Management-Ecke, der Red Dot Document Manager ist Teil einer umfassenden ECM-Plattform und Docuportal.Net unterstützt die Teamarbeit mit Funktionen wie Chat, Diskussionsforen, Termin- und Ressourcenverwaltung. Eine Sonderstellung nimmt PortalPlus von der Luzerner Leuchter Informatik ein: Es handelt sich um eine Erweiterung zu Microsofts Sharepoint Portal Server mit dem Ziel, dessen DMS-Funktionalität den Anwendern einfacher zugänglich zu machen.
• Virtuelles Filesystem: Die Funktionen von Windream sind vollständig ins Windows-Betriebssystem integriert – das gilt nicht nur für die DMS-Mechanismen unter der Haube, sondern auch für die Oberfläche: Windream kommt gänzlich ohne eigene Client-Software aus. Für die Erfassung von Dokumenten nutzt Windream den Windows-Standarddialog zur Dateispeicherung, die Recherche erfolgt über die Suchfunktion im Windows-Startmenü, die dazu mit typsichen DMS-Attributen ergänzt wurde. Das Basissystem Standard Business Edition bietet Features wie Volltextsuche und History; für einen Check-In/Out-Mechanismus und die regelbasierte Lebenszyklusverwaltung mit langfristiger Read-Only-Archivierung muss allerdings die Erweiterung Standard Business Extension dazugekauft werden.
Dokumentenmanagement-Lösungen im Vergleich
(ubi)
