Eine möglichst gute Übersicht über alle Aufgaben und ihren aktuellen Status ist wohl in jedem Projekt erwünscht. Angefangen mit Outlook bietet praktisch jedes Kontakt- und Terminverwaltungsprogramm dazu eine «To-do-Liste» – aber die Funktionalität beschränkt sich meist auf das Erfassen von Aufgaben samt Priorisierung, Fälligkeitsdatum und rechtzeitiger Erinnerung. Einmal eingetragen, präsentieren sich die Aufgaben in einer simplen Liste, die sich kaum sortieren oder zwecks besserer Übersicht in unterschiedlicher Darstellung anzeigen lässt.
Ein ausgewachsenes Projektmanagement-System ist jedoch für manches Projekt zuviel des Guten. Mit seinem Produkt VIP Team To Do List will der ukrainische Softwarehersteller VIP Quality Software die Lücke schliessen: Das Programm verzichtet auf fortgeschrittene Projektmanagement-Features wie Gantt-Charts, Abhängigkeiten, Verwaltung der Ressourcenauslastung und Schnittstellen zur operativen IT, lässt bei der eigentlichen Aufgabenverwaltung aber kaum einen Wunsch offen.
Eine neue Aufgabe ist in VIP Team To Do List schnell angelegt – entweder durch einen Doppelklick im Weissraum unter den bereits erfassten Positionen, über einen Button in der Toolbar oder mit einer Tastenkombination. Bei der Erfassung legt man gleichzeitig die Priorität, die vermutlich benötigte Zeit und den Endtermin fest. Das Programm versteht sich auch auf wiederkehrende Aufgaben, die in regelmässigen Intervallen mehrmals zu erledigen sind.
Zwar ist VIP Team To Do List keine Multiuser-Applikation mit gleichzeitigem Zugriff auf die Datenbank übers Netz, aber ein bisschen Teamfunktionalität ist trotzdem enthalten. Die Aufgabenliste wird üblicherweise vom Teamleiter angelegt und gepflegt. Die Mitglieder des Teams werden samt E-Mail-Adresse als Ressource erfasst – danach kann der Teamleiter einer Aufgabe die zuständigen Teammitglieder zuordnen. Je nach Einstellung sendet VIP Team To Do List automatisch einzelne Aufgaben, individuelle To-Do-Listen und Fälligkeitserinnerungen an die betroffenen Mitarbeiter. Aufgabenlisten lassen sich überdies per
FTP ins Web stellen oder als Text-, CSV-, Excel- oder XML-Datei exportieren. Direkte Schnittstellen zu anderen Softwareprodukten bietet das Programm jedoch nicht.
Jede Aufgabe muss zwingend auch einer Kategorie zugeordnet werden. VIP Team To Do List erlaubt die Definition eines Baums mit beliebig verschachtelten Kategorien und Subkategorien. Es lohnt sich, zu Beginn einige Zeit in die Kategorisierung zu investieren, denn die Aufgabenliste lässt sich später unter anderem anhand der Kategorien sortieren und analysieren. Eine Möglichkeit ist es, die oberste Ebene für verschiedene Projekte zu nutzen – jede Kategorie entspricht einem Projekt. Die Subkategorien dienen dann zum Beispiel der Einteilung in Projektphasen oder der Zuordnung zu verschiedenen Unternehmensbereichen.
Die Kategorien verbessern ausserdem die Übersichtlichkeit: Mit einem Doppelklick in der Categories Bar auf der rechten Seite des Fensters lässt sich die angezeigte Aufgabenliste auf eine einzige Kategorie einschränken.
Die eigentliche Stärke des Programms sind die flexiblen Möglichkeiten zum Filtern, Sortieren und Gruppieren der erfassten Aufgaben. Damit lassen sich auch sehr umfangreiche Task-Listen so aufbereiten, dass man das Wesentliche rasch erkennt.
Die Gesamtliste lässt sich nach verschiedenen Kriterien filtern, zum Beispiel nach Erledigungsstatus, Erfassungsdatum, Ressourcenzuordnung, Endtermin oder Priorität. Mehrere Kriterien können in einem Filter zusammengefasst und zur späteren Wiederverwendung gespeichert werden – dazu dient die Filter Bar im rechten Fensterbereich.
Die Sortierfunktion arbeitet intuitiv: Mit einem Klick auf die Spaltenbezeichnung in der Titelzeile wird die Liste nach der jeweiligen Spalte aufsteigend sortiert. Ein zweiter Klick sortiert absteigend. Will man hierarchisch nach mehreren Spalten sortieren, drückt man beim Anklicken der weiteren Sortierkriterien die Shift-Taste.
Mit der Gruppierung bietet VIP Team To Do List eine zusätzliche Möglichkeit zur Gliederung langer Aufgabenlisten: Zieht man eine Spaltenbezeichnung mit der Maus in den grau hinterlegten Bereich oberhalb der Liste, wird diese nach der gewählten Spalte gruppiert – die Aufgaben werden zum Beispiel nach Kategorien geordnet gruppenweise dargestellt.
Das Programm unterstützt dabei auch Untergruppen, allerdings nur mit einer Verschachtelungsebene. Jede Gruppe oder Untergruppe lässt sich entweder aufgeklappt mit allen einzelnen Aufgaben oder zugeklappt nur als Titelzeile anzeigen.
Das Layout der Taskliste – Auswahl, Abfolge und Breite der Spalten sowie die eingestellte Gruppierung – kann individuell angepasst werden. Die Layout-Einstellungen lassen sich auch sichern und später wieder aufrufen. Mit einem Popup-Menü in der Toolbar wechselt man unkompliziert und schnell zwischen verschiedenen Layout-Varianten.
