Studie: ECM in der Schweiz

«Das Ziel von Enterprise Content Management ist die Vernetzung von Menschen, Prozessen und Informationen», hält die aktuelle Studie «Managing Enterprise Content – Operational Excellence im Wandel zur Wissensgesellschaft» in der Eingangsbemerkung fest.


Das Berner Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Dr. Pascal Sieber & Partners hat, unterstützt durch verschiedene Sponsoren aus der ECM-Anbieterszene, zwischen Februar und April 2007 knapp 300 Entscheidungsträger aus 247 Schweizer Unternehmen aller Grössen und Branchen zum Thema Enterprise Content Management befragt. Geantwortet haben sowohl 250 Business-Manager als auch rund 40 CIOs, so dass sowohl die betriebswirtschaftlichen und organisatorischen als auch die technischen Aspekte hinreichend beleuchtet werden.

ECM in der Schweizer Business-Praxis

Die Antworten liefern ein interessantes Bild zum Stand des Umgangs mit Informationen im Schweizer Geschäftsalltag. Sieber & Partners unterscheidet bei der Integration von ECM-Systemen vier Dimensionen, und die Studie zeigt, dass die Integration nicht in allen vier Bereichen gleich gut gedeiht. Am weitesten fortgeschritten hierzulande die Anwendungsintegration, bei der es um die Vernetzung verschiedener ECM-Applikationen wie Dokumentenmanagement- und Kollaborationslösungen geht, und die organisatorische Integration, die darauf abzielt, allen Fachabteilungen die gleichen ECM-Anwendungen zur Verfügung zu stellen.


Am wenigsten weit sind die Schweizer Unternehmen mit der Prozessintegration – ein Faktum, das im übrigen fast auf der ganzen Welt gilt. Die Höhe der dazu nötigen Investitionen, die Betriebskosten sowie unterschiedliche Bedürfnisse der Abteilungen erweisen sich laut Sieber & Partners als Barrieren, wenn es um die Integration der ECM-Anwendungen in die Arbeitsprozesse der einzelnen Mitarbeiter und die Automatisierung und Optimierung der Geschäftsprozesse geht.
Dementsprechend, auch dies ein Resultat der Umfrage, werden die Business-Process-Management-Komponenten der ECM-Suiten am wenigsten genutzt. An der Spitze der Nutzungs-Rangliste stehen Web Content Management und Archivierung, gefolgt von Suchmaschinen und Collaboration.

Vier Dimensionen der ECM-Integration

Aus dem Alltag der Wissensarbeiter

Neben übergreifenden Fragestellungen aus Management-Sicht geht die Studie auch auf viele Details des Arbeitsalltags in der Wissensgesellschaft ein. Fast schon eine Binsenwahrheit: Das vielbeschworene papierlose Büro hat sich auch 2007 nicht durchgesetzt. Diese Feststellung wird auch anderweitig immer wieder getroffen, die Sieber & Partners-Studie belegt es erneut: Fast die Hälfte der befragten Business-Manager beziehen die für ihre Arbeit wichtigen Informationen teilweise elektronisch und teilweise auf Papier.


In der Fülle der Informationen lässt sich das wirklich Wichtige zudem oft nicht finden, und manche Dokumente werden doppelt erstellt, weil das erste Exemplar nicht mehr auffindbar ist. Ausserdem behindern Unklarheiten den Informationsfluss: Oft weiss man nicht, wer für ein Dokument verantwortlich ist, wer gerade daran arbeitet und welches die aktuelle Version ist.
Interessanterweise wendet der durchschnittliche Umfrageteilnehmer trotzdem relativ wenig Zeit mit der Informationssuche auf: Die Hälfte der Befragten wendet nur gerade 15 Minuten pro Tag mit der Suche nach Informationen und Dokumenten auf, dazu kommt maximal eine weitere Viertelstunde, um Mitarbeiter für Auskünfte ausfindig zu machen. Aufs Jahr gerechnet ergibt dies aber dennoch ansehnliche hundert Stunden.

Bei der Informationssuche werden 52 Prozent der befragten Business-Manager von einer Suchmaschine unterstützt, die zwar alle Dateiablagen, nicht aber Datenbanken berücksichtigt. Eine echte Enterprise-Suchmaschine, die auch die Datenbanken der Business-Systeme durchforstet, ist nur bei 11 Prozent im Einsatz.

Erkenntnisse und Fallstudien

Das Studienpapier berichtet auf rund 45 Seiten im Detail über die Ergebnisse der Umfrage, illustriert durch zahlreiche Diagramme. Der zweite Teil präsentiert verschiedene Anwendungsbeispiele aus der Schweiz, unterstützt die Einschätzung des eigenen Unternehmens anhand eines Assessments der vier Integrationsdimensionen und gibt die Meinung der bekanntesten ECM-Anbieter wieder. Die insgesamt 77-seitige Studie kann bei www.sieberpartners.ch zum Preis von 285 Franken bestellt werden.

(ubi)