Im ersten Teil unseres zweiteiligen SharePoint-Artikels, der in der letzten InfoWeek-Ausgabe erschienen ist, haben wir uns mit den Grundlagen und dem Einrichten der Windows SharePoint Services befasst. Im zweiten Teil zeigen wir, wie man Sites mit Listen und WebParts auf individuelle Bedürfnisse anpassen kann und wie sich Dokumente mit Hilfe von Document Libraries effizienter verwalten lassen.
Grundlage für die Datenverwaltung in SharePoint bilden die Listen. Dabei handelt es sich um einfache Flat-File-Datenbanken, in der sich Daten tabellenartig – ähnlich wie in Excel – verwalten lassen. Die meisten in WSS als Vorlagen mitgelieferten Minianwendungen wie Kontaktverwaltung, Events, Tasklisten oder das Problemmanagement basieren auf SharePoint-Listen. Der grosse Vorteil des Listen-Konzepts ist, dass sich der Anwender beliebige eigene Listen anlegen oder bestehende um eigene Felder erweitern kann. Wer seine Site etwa um eine Inventarverwaltung oder mit einer Auftragsübersicht ausbauen möchte, kann das ohne weiteres tun. Neue Listen lassen sich über die Create Page erzeugen, die sich auf der entsprechenden Site via Create im Hauptmenü der Kopfzeile erreichen lässt. Von hier aus können Listen einerseits auf Basis der mitgelieferten Vorlagen (Events, Links, Announcements) erstellt werden. Andererseits lassen sich hier via Custom List aber auch individuelle Listen kreieren. Nach Eingabe des Listennamens und einer Beschreibung wird die neue Liste mit dem Standardfeld Title eröffnet. Via Modify settings and columns, Add new columns kann man die Liste um eigene Felder erweitern. Dabei stehen verschiedene Feldtypen wie Text, Nummer, Währung, Datum, Ja/Nein, Hyperlink und Auswahlfelder bereit. Ausserdem gibt es ein Lookup-Feld, mit dem sich bequem Daten aus anderen Listen der Site als Auswahlfeld einblenden lassen. Darüber hinaus kann auch mit berechneten Feldern gearbeitet werden.
Sehr interessant ist die Möglichkeit, Listen mit unterschiedlichen Ansichten auszustatten, um damit die Übersichtlichkeit und den Zugriff auf relevante Daten zu verbessern. Über die Ansichten kann vorbestimmt werden, welche Felder angezeigt und nach welchen Kriterien sie sortiert, gefiltert und gruppiert werden sollen. Neue Ansichten werden via Modify settings and columns, Create a new view erzeugt.
Hinter den WebParts verbirgt sich eine modulare Infrastruktur, um WSS-Sites flexibel zusammenstellen und personalisieren zu können. Da WebParts auf ASP.Net basieren, können diese für praktisch alle Funktionen herangezogen werden, die sich mit Web-Technologie realisieren lassen. Dazu zählen beispielsweise das Anzeigen von Informationen von externen Datenquellen (Datenbanken, Websites, RSS-Feeds, OLAP-Server etc.), Navigationshilfen, Suchfunktionen oder das Einbetten von Rich Clients (auf Basis von ActiveX-Controls) wie Analysetools oder Spreadsheets. Eine weitere wichtige Aufgabe von WebParts ist das Anzeigen von Listeninhalten. Eine WSS-Seite kann mit Listen-WebParts so ausgestattet werden, dass alle relevanten Inhalte der Site auf einen Blick eingesehen werden können. Für jede erstellte Liste erzeugt SharePoint automatisch ein WebPart.
Alle aktuell verfügbaren WebParts lassen sich über die WebPart Gallery via Modify Shared Page, Add WebParts, Browse anzeigen und per Drag&Drop auf einer WSS-Webpage plazieren.
Mit Hilfe des WebPart-Konzepts können Sitebenutzer SharePoint-Seiten für ihre Bedürfnisse personalisieren. Der Benutzer kann via Modify Shared Page auf die Personal View umschalten. Auf dieser Ansicht, die nur dem jeweiligen Benutzer angezeigt wird, kann er nun WebParts beliebig hinzufügen, umplazieren und löschen. Via Modify My Page, Shared View gelangt man wieder in die von allen Benutzern geteilte Standardansicht zurück.
Jedermann, der ASP.Net beherrscht, ist in der Lage, eigene WebParts zu erstellen. Wer mit Visual Studio.Net 2003 arbeitet, kann sich aus Microsofts Download-Bereich Vorlagen herunterladen, die den Entwicklungsprozess deutlich vereinfachen.
Das Angebot an WebParts ist bereits sehr breit. Microsoft selber bietet eine ganze Reihe von Web-Bausteinen an, um ihre eigenen Produkte besser in die WSS-Umgebung einbinden zu können. Dazu zählen etwa die Office WebParts (Spreadsheet, Pivot-Tabellen und Charts), Project-WebParts (Daten von Project-Server einblenden) oder die MSNBC-WebParts (via Online-Gallery, bereits im Standardumfang enthalten), um Inhalte (News, Börsenkurse) von Microsofts Online-Service anzeigen zu können. Interessant ist auch das DataView WebPart, mit dem Daten von unterschiedlichen Daten-Quellen angezeigt werden können. Leider kann es nur in Zusammenhang mit FrontPage 2003 verwendet werden. Von Third-Party-Anbietern gibt es beispielsweise WebParts zum Einbinden von RSS-Feeds, Analysieren von OLAP-Server-Daten, Anzeigen von SAP-Netweaver iViews oder Integrieren von Outlook. Einen Überblick über das aktuelle WebPart-Angebot ist unter www.microsoft.com/sharepoint/down loads/components/ zu finden.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil der SharePoint Services ist die Dokumentenverwaltung. In sogenannten Dokument-Bibliotheken lassen sich beliebig Files statt in einem geteilten Verzeichnis auf dem zentralen Server auf einer Teamsite ablegen. Dokumente können nach Projekten, Aufgaben oder Abteilung strukturiert aufbewahrt und den Usern über ein benutzerfreundliches Web-Interface zur Verfügung gestellt werden. Gegenüber dem Fileshare auf dem zentralen Server bieten die Document Libraries aber noch eine ganze Reihe an weiteren Komfort-Features. So kann ein Dokument über ein Check-in/Check-out-System während der Zeit der Bearbeitung für andere Mitarbeiter gesperrt werden (nur Read-only-Zugriff möglich). Beim Check-in eines Dokumentes kann zudem angegeben werden, welche Änderungen am Dokument vorgenommen wurden. So erhält man eine genaue History, die aufzeigt, wer wann welche Modifikationen am Dokument vollzogen hat.
Ausserdem lässt sich optional ein Versions-Tracking zuschalten, das jedesmal, wenn ein Dokument bearbeitet wird, eine neue Version erstellt. Leider kann man SharePoint nicht anweisen, nur Kopien der zwei oder drei letzten Dokumentversionen zu speichern. Da alle vorgängigen Dokumentvarianten weiterhin als Sicherheitskopie vorhanden bleiben, kann das Versions-Tracking ein enormes Mass an Speicherplatz verschlingen. Es sollte daher nur dort aktiviert werden, wo es auch zwingend benötigt wird.
Ebenfalls zuschaltbar ist der Approval-Mechanismus. Dieser erlaubt es einer Drittperson, die Publikation von gespeicherten Dokumenten zu genehmigen oder abzulehnen. Das ist allerdings bereits alles, was die Windows SharePoint Services an Workflow-Funktionalität zu bieten haben. Wer mehr will, muss auf ein Produkt eines Third-Party-Herstellers (Nintex, K2, Captaris) zurückgreifen oder selber eine entsprechende Lösung programmieren.
Document Libraries sind im Grunde genommen eine erweiterte Variante einer SharePoint-Liste. Das hat den Vorteil, dass die Bibliothek nach Belieben um eigene Felder erweitert werden kann, über die sich Dokumente mit Metadaten beschreiben und kategorisieren lassen. So kann man seine Dateien mit Attributen wie beispielsweise Status, Versionsnummer, Dokumenttyp oder Projektnummer ausstatten. Praktisch ist, dass Metadaten auch für Such-, Sortier- und Filterfunktionen sowie für das Gruppieren von Dokumenten in verschiedenen Ansichten herangezogen werden können.
Document Libraries gibt es in zwei weiteren spezialisierten Versionen für Bilder und Formulare. Bildbibliotheken bieten ähnlichen Komfort beim Verwalten von Bildern wie der Windows Explorer (Thumbnails, Bildschirmpräsentationen etc.). Formularbibliotheken sind für die Ablage von InfoPath-Formularen spezialisiert. Das Interessante dabei ist, dass sich bestimmte Felder eines Formulars direkt über ein Metadatenfeld in der Liste anzeigen lassen.
Um den Informationsfluss unter den Site-Benutzern in Gang zu halten, sind die SharePoint Services mit einem Alert-Mechanismus ausgestattet. Damit können sich User per E-Mail über neue oder Änderungen an bestehenden Inhalten informieren lassen. Auf Wunsch kann man sich einen sofortigen Alert oder tägliche und wöchentliche Zusammenfassungen zustellen lassen. Leider funktioniert das Abonnieren von Alerts nur auf Listenbasis und kann nicht auf einen Schlag für eine ganze Site vorgenommen werden. Abhilfe schafft hier das kostenlose WebPart MyAlerts von Lead-It (www.lead it.be). Benutzer, die ihre aktuell abonnierten Alerts löschen oder auf eine andere Frequenz umstellen möchten, können dies via Site Settings, My alerts on this site vornehmen.
Wer WSS möglichst optimal nutzen will, sollte auf den Clients Office 2003 und Internet Explorer 6.0 verwenden. Zwar lässt sich SharePoint auch in Zusammenarbeit mit Office XP und 2000 sowie mit älteren und Nicht-Microsoft-Browsern einsetzen. Viele Goodies sind mit diesen Software-Alternativen aber nicht verfügbar. So gibt es beispielsweise den besonders praktischen Tabelleneditiermodus für Listen nur in Zusammenhang mit Excel 2003. Auch die Nutzung der WSS-Sites direkt aus den Anwendungen heraus ist nur für den Einsatz des neusten Office-Pakets optimal gelöst. Eine speziell auf SharePoint ausgerichtete Taskpane steht beispielsweise nur in Office 2003 zur Verfügung. Mit diesem Tool lassen sich bequem aus einer Office-Applikation heraus Inhalte und Benutzer einer Site anzeigen, Dokumente ein- und auschecken, Alerts managen und Tasklisten verwalten. Zudem können über die Taskpane direkt Sites und Document Workspaces erzeugt werden.
