Bereits vor einiger Zeit hat sich Microsoft vorgenommen mit neuen Funktionen die Teamarbeit in ihren Office-Anwendungen zu fördern. Die zentralen Bausteine dieser Initiative bilden die Windows SharePoint Services (WSS), die vor rund einem Jahr parallel zu Office 2003 auf den Markt gebracht wurden. Bei den Windows SharePoint Services handelt es sich einfach ausgedrückt um eine Web-basierte und sehr flexible Infrastruktur, mit der sich virtuelle Arbeitsbereiche (WSS-Sites) aufbauen lassen. Darauf können Mitarbeiter und Teams zielorientiert an Aufgaben und Projekten arbeiten.
Im ersten Teil unseres zweiteiligen WSS-Artikels befassen wir uns mit den Grundlagen, der Architektur und der Installation der SharePoint Services. Der zweite Teil, der in der nächsten Ausgabe erscheint, wird den Umgang mit Dokumentbibliotheken, Listen und WebParts sowie die Integration mit den Office-2003-Applikationen genauer beleuchten.
Obwohl die Windows SharePoint Services erst rund sechs Monate nach Windows Server 2003 auf den Markt gekommen sind, zählen sie sozusagen zum Standardumfang von Microsofts Serverbetriebssystem. Besitzer von Windows Server 2003 können WSS kostenlos in Form eines Feature Pack herunterladen. Auch bei den Zugriffslizenzen fallen keine zusätzlichen Kosten an, da die Nutzung von WSS bei den Client-Access-Lizenzen (CAL) des Windows Server mit eingeschlossen sind.
Eines der bestechendsten Argumente für die Windows SharePoint Services sind die vielseitigen Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten. Damit können WSS-Sites für die unterschiedlichsten Einsatzgebiete und Aufgaben zum Einsatz kommen (siehe Kasten). Basis für diese Flexibilität bilden einerseits die weitgehend offene Web-Infrastruktur, die von Entwicklern mit Hilfe von offenen Objektmodellen und ASP.Net erweitert werden kann, und andererseits Konzepte wie Listen und WebParts, mit denen auch fortgeschrittene User individuelle Anpassungen durchführen können.
Listen sind «flache» Datenbanken, die Portalbenutzer selber erstellen und erweitern können. Bei den WebParts handelt es sich um ein modulares Bausteinkonzept, mit dem sich SharePoint-Seiten flexibel zusammenstellen lassen. Dabei können die Webklötze praktisch für alle Funktionen herangezogen werden, die sich mit Web-Technologie umsetzen lassen, etwa um Informationen von externen Quellen (Datenbanken, Websites, Web Services) anzuzeigen oder für einfache Web-Formulare (z.B. Suchfunktion). Für jede erstellte Liste erzeugt SharePoint automatisch ein WebPart. Diese fungieren dann als Ansichtsfenster für die Inhalte der Listen und können auf jeder Seite der SharePoint-Site plaziert werden.
WSS kommt standardmässig mit verschiedenen Vorlagen für Sites (Teamsites, Arbeitsbereiche für Meetings und die Dokumenterstellung) sowie einer Reihe von vorbereiteten Listen und WebParts, die bereits die wichtigsten Funktionen für die Teamarbeit abdecken. Dazu zählen News, Events, Task-Verwaltung, Kontakte, Diskussionen, Problemmanagement und Umfragen.
SharePoint bietet aber nicht nur innerhalb der einzelnen Sites, sondern auch beim Design der Site-Strukturen viele Freiheiten. So lassen sich Sites nahezu beliebig ineinander verschachteln. Auf der obersten Stufe stehen einzelne IIS-Websites, die in der SharePoint-Terminologie Virtual Server genannt werden (siehe Diagramm «Architektur- und Site-Strukturen»). Damit eine IIS-Website überhaupt als SharePoint-Site betrieben werden kann, muss sie im Rahmen des Konfigurationsprozederes erst mit den WSS Extensions erweitert werden (siehe «WSS einrichten»).
Auf der Ebene der virtuellen Server können unterschiedliche SharePoint-Anwendungen (z.B. für unterschiedliche Firmen, interne und externe Sites) mit Hilfe der in IIS 6.0 verfügbaren Applikationspools (siehe Artikel «IIS 6.0: Migrieren und konsolidieren», Ausgabe 16/2004) voneinander isoliert und mit unterschiedlichen Sicherheitseinstellungen ausgestattet werden. Innerhalb eines virtuellen Servers lassen sich dann sogenannte Site Collections einrichten, die aus einer oder mehreren weiter verschachtelten Sites bestehen können.
An oberster Stelle einer Site Collection befindet sich immer eine Top-Level-Website, die als Einstiegspunkt für alle darunterliegenden Sites amtieren kann. Einstellungen, die auf der Top-Level-Website vorgenommen werden (Sprache, Zugriffsberechtigungen, regionale Einstellungen etc.) werden automatisch an die neu erstellte Subsite vererbt, lassen sich dort bei Bedarf aber wieder übersteuern.
Alle Informationen über die SharePoint-Konfiguration und die eingerichteten Sites werden in einer zentralen Konfigurationsdatenbank auf einem SQL Server gespeichert. Ausserdem wird pro Virtual Server eine Content-Datenbank eingerichtet, in der alle Daten (inkl. Dokumente) und die individuellen Site-Anpassungen (z.B. WebPart-Plazierung, Personalisierung) abgelegt werden.
Da in WSS sämtliche Daten, Inhalte und Konfigurationseinstellungen in Datenbanken gespeichert sind, wird zwingend ein SQL Server benötigt. Dabei kann wahlweise SQL Server 2000 oder eine spezielle Version der MSDE (Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine) mit der Bezeichnung Windows MSDE (WMSDE), die zum Lieferumfang von WSS gehört, zum Einsatz kommen. Wie bei MSDE handelt es sich auch bei WMSDE um eine eingeschränkte Variante des SQL Server 2000. Allerdings wurde bei WMSDE die 2-Gigabyte-Begrenzung pro Datenbank aufgehoben und die Performance-Drosselung bei mehr als fünf gleichzeitigen Arbeitsprozessen entfernt. Dafür lässt sich WMSDE nur in Zusammenhang mit WSS und nicht für eigene Datenbanken nutzen.
Wer über keinen SQL Server 2000 verfügt und bloss ein paar Team-Sites für ein paar Dutzend Benutzer zur Verfügung stellen will, kann getrost auf die Variante mit WMSDE zurückgreifen. Auch für Test- und Pilotumgebungen eignet sich WMSDE hervorragend. Ausserdem kann eine WSS-Installation zu einem späteren Zeitpunkt problemlos von WMSDE auf SQL Server 2000 umgestellt werden. Zu beachten ist allerdings, dass die WMSDE nicht auf einem Domain Controller installiert werden kann.
Das WSS-Add-on (STSV2.EXE) und das seit Anfang September verfügbare Service Pack 1 kann direkt unter www.microsoft.com/windowsserver2003/techinfo/sharepoint heruntergeladen werden.
Da SharePoint auf ASP.Net basiert, muss vor dem Beginn des Setups sichergestellt werden, dass die ASP.Net Server Extensions in IIS 6.0 aktiviert sind. Ausserdem dürfen die FrontPage 2002 Server
Extensions nicht installiert sein.
Einen Überblick über die IIS 6.0 Extensions erhält man in der Managementkonsole von IIS 6.0
unter dem Baumzweig Web Service Extensions. Änderungen an der IIS-6.0-Konfiguration können über das Control Panel via Add or Remove Programs, Add/Remove Windows Components vorgenommen werden.
Je nachdem, ob die SharePoint Services mit WMSDE oder SQL Server 2000 aufgesetzt werden sollen, ist ein unterschiedliches Installationsprozedere vonnöten. Dabei ist das Setup mit WMSDE um einiges einfacher als die Installation mit SQL Server. Ein Doppelklick auf STSV2.EXE und die Auswahl Typical Installation in der folgenden Dialogbox reicht bereits aus, um SharePoint vollautomatisch installieren zu lassen. Dabei richtet das Setup-Programm nicht nur die Konfigurationsdatenbank mit den nötigen Standardeinstellungen, sondern auch gleich eine Top-Level-Website basierend auf der Teamsite-Vorlage ein. Der dafür notwendige Virtual Server wird in IIS 6.0 unter der Default-Website (im Normalfall http://localhost) angelegt.
Ungleich aufwendiger ist die Installation mit SQL Server, weil hier alle Zwischenschritte wie etwa das Einrichten der Konfigurationsdatenbank oder die Inbetriebnahme einer WSS-Site manuell durchgeführt werden müssen. Allerdings erhält man dafür auch mehr Kontrolle über den Konfigurationsprozess. Auch hier wird das Setup per Doppelklick auf STSV2.EXE gestartet. Bei der Frage nach dem Installationstyp muss nun allerdings Server Farm statt Typical Installation gewählt werden. Nach dem Aufspielen der Dateien wird automatisch die Web-Administration mit den notwendigen Konfigurationsformularen gestartet.
Als erstes muss ein Application Pool für die SharePoint-Administration angegeben werden. Aus Sicherheitsgründen ist es zu empfehlen, die SharePoint-Administration isoliert von den übrigen Anwendungen in einem eigenen Pool abspielen zu lassen. Des weiteren muss man dem Pool einen Account zuweisen, der über die notwendigen Zugriffsberechtigungen auf dem SQL Server verfügt. Wer noch keinen bestehenden Service Account für SQL Server eingerichtet hat, kann hier mit dem vorgeschlagenen Network Service Account arbeiten. Wichtig: Vor dem Fortsetzen der Installation müssen der hier gewählte Account im SQL Server eingerichtet und die Rollen Security Administrators sowie Database Creators zugewiesen sein.
Nach einem Restart von IIS 6.0 folgt das Einrichten der Konfigurationsdatenbank. Hier muss der Datenbankserver (falls lokal: localhost) und ein Name für die Datenbank (z.B. WSS_Config_DB) angegeben werden. Ausserdem wählt man hier noch die Optionen Use Windows authentication und Users already have domain accounts.
Nachfolgend wird automatisch die SharePoint Central Administration, die zentrale Schaltstelle für alle Administrationsaufgaben rund um die SharePoint Services, gestartet. Von hier aus muss nun unter Extend or upgrade virtual server eine bereits in IIS 6.0 eingerichtete Website via Extend and create a content database um WSS-Funktionalität erweitert werden. Für die zu erstellende WSS-Site werden im nächsten Schritt ein Applikationspool, der verantwortliche Eigner, der SQL Server für die Content-Datenbank, die zu verwendende URL und die Sprache angegeben. Um hier weitere Sprachen auswählen zu können, müssen vor dem Erweitern der Website die entsprechenden Language Packs installiert werden. Diese können kostenlos über Microsofts Download-Bereich bezogen werden. Achtung: Die gewählte Sprache kann nachträglich nicht mehr geändert werden.
Klickt man auf OK, wird die Site eingerichtet und kann über die angegebene URL angewählt werden (standardmässig http://localhost). Beim ersten Aufruf der Site muss noch das gewünschte Site-Template angegeben werden. Für eine Allzweck-Site empfiehlt es sich, die Vorlage Team Site zu wählen. An dieser Stelle ist die SQL-Server-Variante des Setup-Prozesses abgeschlossen und auf demselben Stand wie die vollautomatische WMSDE-Installation. Egal ob das WMSDE- oder SQL-Server-Verfahren gewählt wurde, sollte an dieser Stelle noch das oben erwähnte Service Pack 1 aufgespielt werden, das einige Bugs und Ungereimtheiten beseitigt.
Wer weitere Site Collections eröffnen oder andere Konfigurationseinstellungen (wie z.B. Quota Management, Volltextsuche, Blocken von Dateitypen etc.) vornehmen möchte, kann dies über die SharePoint-Central-Administration tun. Der entsprechende Link ist unter Programs, Administrative Tools zu finden.
Architektur- und Sitestrukturen
Nach dem Eröffnen jeder WSS-
Site kann diese auf individuelle Bedürfnisse eingestellt werden. Zunächst sollte man allen Usern, die Zugriff auf die Site benötigen, die entsprechenden Berechtigungen erteilen. Dies geschieht direkt über die Site Settings der Teamsite via Manage Users, Add Users. Die SharePoint Services verfügen über eine Auswahl an vorbereiteten Rollen, wie beispielsweise Reader (für Read-only-Zugriffe), Contributor (erlaubt das Zufügen von Inhalten), Web Designer (kann neue Listen und Dokumentbibliotheken erstellen), die einem Benutzer zugewiesen werden können. Dabei kann man gleich allen Benutzern, die der Site zugefügt werden, automatisch eine Einladung per E-Mail zukommen lassen.
Bevor man die Site aber der Allgemeinheit zugänglich macht, sollte man sie noch mit der gewünschten Funktionalität und den Inhalten ausstatten. Über den Link Create erhält man Zugang zu allen möglichen Site-Bausteinen. Dazu zählen Vorlagen für Listen (z.B. für Events, Kontakte etc.), Dokumentbibliotheken, Unterseiten, Sites und Workspaces. Ausserdem kann man hier via Custom List auch eigene Listen anlegen.
Die eigentlichen Seiten der Team-Site werden durch Plazieren von WebParts mit Ansichten und Funktionen ausgestattet. Auf der entsprechenden Seite wählt man im Drop-Down-Menü Modify Shared Page den Punkt Add WebParts, Browse und erhält den gesamten Katalog an verfügbaren WebParts angezeigt. Diese lassen sich dann per Drag&Drop in die Layout-Zonen der Webseite ziehen.
• Team-Sites: Generelle Arbeitsbereiche für Teams und Abteilungen wie Marketing, Sales, Sekretariat, IT etc.
• Project Sites: Sites für die Begleitung von Projekten wie etwa Bau- und IT-Projekte, Marketingkampagnen etc.
• Workspaces: Arbeitsbereiche für die Erstellung von Dokumenten oder die Abwicklung von Meetings
• Learning Communities: Kursbegleitende Sites und Online-Treffpunkte für Kursteilnehmer
• Knowledge Sites: Sites zum gezielten Sammeln von Informationen zu bestimmten Themen
• Dokumentmanagement: Sites für die Dokument-Archivierung oder das Bereitstellen von Vorlagen
• Aufgabenorientierte Sites: Offerten-Management, Produktevaluation, Strategieentscheide, Brainstorming, Kundengewinnung, Betreuung von Key Accounts
Nicht zu verwechseln mit den Windows SharePoint Services ist Microsofts kostenpflichtiger SharePoint Portal Server 2003 (SPS) für den Aufbau von unternehmensweiten Intranet-Portalen. Allerdings baut SPS auf WSS auf, das die grundlegende Infrastruktur wie WebPart-Framework, Listen und Dokumentmanagement zur Verfügung stellt. Zusätzlich zu den Funktionen von WSS bietet SPS Features wie beispielsweise firmenweite News, Personalisierung (jeder Benutzer verfügt über eine persönliche MySite), globale Suche, Enterprise Application Integration (EAI) und Verzeichnisdienste. Zudem übernimmt SPS die Rolle des Aggregators, der die einzelnen WSS-Sites aus den Abteilungen eines Unternehmens unter dem firmenweiten Intranet Portal eingliedern kann. Alle WSS-Sites des Unternehmens lassen sich in den globalen Suchindex des SharePoint Portal Server einbinden und lassen sich im Volltext durchsuchen. Die Suchfunktion von WSS erlaubt es, nur innerhalb der aktuellen Site und Subsites zu suchen. Eine Site-übergreifende Suche ist nicht möglich.
