Unter der Bezeichnung Columbus Lifecycle Management hat Brainware seit einiger Zeit die integrierten Komponenten für das Asset Management, Contract Management und License Management als Erweiterung seiner bisherigen Systemmanagement-Plattform Columbus auf dem Markt. Die bestehende Kooperation wurde im Sommer 2005 durch eine signifikante Beteiligung von Brainware am deutschen Hersteller Spider gestärkt, was in der Folge zu einer engeren Integration der Produkte geführt hat und auch weiterhin führen wird. Brainware deckt damit das gesamte Lifecycle Management einschliesslich der erforderlichen Verwaltung von Verträgen und Lizenzen und der betriebswirtschaftlichen Auswertung ab.
Diese Funktionen haben in den vergangenen Jahren massiv an Bedeutung gewonnen. Dabei spielen insbesondere der gewachsene Kostendruck auf die IT und die stärkeren Kontrollen von Herstellern auf die Einhaltung von Lizenzverträgen eine Rolle. Die IT muss betriebswirtschaftlich agieren. Dazu benötigt sie einerseits eine Kostenkontrolle, die auch einen Überblick darüber voraussetzt, wo welche Hard- und Software aktuell genutzt wird. Andererseits muss sie auch zur Kostenverrechnung in der Lage sein, um die entstandenen Kosten verursachergerecht anderen Kostenstellen zuweisen zu können.
Diese Funktionen lassen sich aber nicht autark mit betriebswirtschaftlichen Werkzeugen lösen, sondern nur in der Kombination von Systemmanagement und Funktionen wie dem Asset, Contract und License Management. Die meisten Assets lassen sich mit Hilfe von Inventarisierungsfunktionen ermitteln, so dass sowohl der aktuelle Status als auch Abweichungen erkannt werden können. Ebenso muss es aber auch Schnittstellen geben, bei denen Änderungen wie die Zuordnung von Geräten zu einer neuen Abteilung auch zu Aktivitäten im Systemmanagement wie der Installation neuer Software führen. Ein weiteres Beispiel ist der Austausch von Geräten, bei denen das Neugerät automatisiert in den Status des bisherigen Rechners versetzt wird – beispielsweise installiert
sich die erforderliche Software automatisch.
Die Verbindung von Brainware und Spider macht damit sehr viel Sinn, auch weil die bereits vorher begonnene Integration der Komponenten damit beschleunigt wird und in grösserer Tiefe erfolgen kann als das bei einer reinen OEM-Beziehung der Fall wäre. Allerdings können die drei Module auch separat genutzt und mit anderen Systemmanagement-Lösungen integriert werden, falls das durch die bestehende Infrastruktur beim Kunden erforderlich ist.
Beim Asset Management gibt es zwei Ansätze. Zum einen können die Inventardaten automatisiert gesammelt werden. Zum anderen gibt es Geräte, die manuell erfasst werden können. Hier werden Schnittstellen für verschiedene Erfassungsverfahren unterstützt, um in grösseren Organisationen effizient auch Daten über viele Systeme sammeln zu können.
Im Gegensatz zur Inventarisierung im Systemmanagement ist dabei nicht die Tiefe, sondern die Breite das primäre Ziel. Es werden nicht alle Daten zu einem System benötigt,
aber die wichtigsten Konfigurationsinformationen zusammen mit betriebswirtschaftlich relevanten Informationen wie der Kostenstelle, den Anschaffungsdaten oder dem Kaufpreis. Auch der Standort gehört zu den inventarisierten Daten. In der Breite geht es dagegen nicht nur um die PCs, sondern auch um Scanner, Drucker, Mobiltelefone oder sogar Non-IT-Assets wie Büromöbel.
Auf diesen Daten können einerseits IT-Bereiche wie der Helpdesk aufsetzen, der grundlegende Informationen zu den Systemen ermitteln kann, andererseits aber auch Controlling, Buchhaltung und natürlich das IT-Management, das für sein Reporting und generell die Erfüllung seiner Management-Aufgaben den Überblick über die vorhandenen Geräte benötigt.
Viele Prozesse von der Rollout- und generellen Beschaffungsplanung über die Leistungskontrolle bis hin zur Leistungsverrechnung lassen sich auf dieser Basis durchführen. Unterstützt werden diese Aufgaben durch ein Berechtigungskonzept, das sicherstellt, dass jeweils nur berechtigte Benutzer bestimmte Daten ändern und lesen dürfen.
Auf dem gleichen technischen Framework wie das Asset Management und das License Management basiert auch das Contract Management. Diese Komponente, die ebenso wie andere Module auch in SAP-Systeme integriert werden kann, um beispielsweise die jeweils aktuellen Kostenstellen auszulesen, verwaltet Informationen zu den Verträgen. Damit stehen die Informationen darüber, wann Leasing-Verträge auslaufen und Geräte damit zur Rückgabe vorbereitet sowie die Ersatzbeschaffung eingeleitet werden muss, ebenso zur Verfügung wie Daten, die Aufschluss darüber geben, wann welche Mobiltelefon-Verträge gekündigt werden können. Kurzfristige Aktionen werden vermieden, weil Änderungen langfristig vorhersehbar sind. Ausserdem lässt sich gezielt planen, welche neuen Verträge erforderlich sind und wo man beispielsweise dadurch sparen kann, dass neue Mitarbeiter das Mobiltelefon früherer Mitarbeiter und den ohnehin bestehenden Vertrag übernehmen.
Die dritte Komponente ist das Lizenzmanagement. Hier werden Informationen über die vorhandenen Lizenzen mit Statusinformationen, die über die Inventarisierung ermittelt werden, zusammengeführt. Damit kann in den meisten Fällen die Zahl der Lizenzen minimiert werden, weil man erkennen kann, welche Lizenzen nicht erforderlich sind. Client Management-Lösungen wie Brainware Columbus, mit denen Software auch über «Shops» bei Bedarf angefordert und installiert, nach Nutzung aber auch wieder deinstalliert werden kann, helfen dabei, die Zahl der Lizenzen und damit die Lizenzkosten zu minimieren.
Die neuen Brainware-Module sind keine Komponenten, die man einfach so installieren kann – auch wenn die technische Installation die kleinste Hürde ist. Die Konzeption mit der Frage, wie die Struktur des Asset, Contract und License Management überhaupt aussehen soll, die Konfiguration der Schnittstellen zu ERP-Systemen wie SAP R/3, das Hinzufügen weiterer unternehmensspezifischer Reports, die Schnittstellen zu Erfassungsgeräten oder zum Helpdesk und die Konfiguration der Benutzerrechte erfordern eine detaillierte Planung. Daher wird die Software generell nur in Zusammenarbeit mit geschulten Beratern von Brainware oder Partnern installiert. Das ist in Anbetracht der Komplexität des Themas aber nachvollziehbar und in diesem Marktsegment die Regel.
Dafür ist die Nutzung erfreulich einfach. Etwas bedauerlich ist, dass trotz der engen Integration beispielsweise zur Inventarisierung für die neuen Module mit einem gesonderten Verwaltungsprogramm gearbeitet wird. Während Brainware Columbus standardmässig über eine Windows-Anwendung verwaltet wird, erfolgt die Administration bei den neuen Komponenten über eine Web-Schnittstelle.
Die Paradigmen der beiden Schnittstellen sind aber relativ ähnlich, so dass sich hier kein grosser Lernaufwand ergibt – im Gegenteil: In Anbetracht der komplexen Funktionalität sind die neuen Dienste wie das Asset Management erfreulich einfach nutzbar. Die verschiedenen Funktionen sind in Gruppen zusammengefasst, zu denen es jeweils weitere untergeordnete Aufgaben gibt. Nach Auswahl einer Verwaltungsfunktion werden links weitere Aufgaben angezeigt, die damit im Zusammenhang stehen. Damit kann einfach zwischen verschiedenen Teilaufgaben gewechselt werden, ohne jedes Mal wieder ins Menü zurückkehren zu müssen.
Besonders gut haben in unserem Test die flexible Anpassbarkeit des Systems und die umfassenden Reports gefallen. Weitere Berichte können bei Bedarf generiert werden, wobei die Standardberichte alle typischen Anforderungen abdecken und beispielsweise Aufschluss über die vorhandenen Geräte einer definierten Klasse oder die installierte Anzahl von Softwarepaketen geben. Über Excel-Schnittstellen können die Informationen ausserdem auch an Controller für die weiterführende Analyse übergeben werden.
Die neuen Komponenten von Columbus lassen keine Wünsche offen und ergänzen das klassische Spektrum von Brainware im Client-Management um die immer wichtigeren betriebswirtschaftlichen Funktionen. Zusammen mit anderen Modulen wie den Workflows von Columbus lassen sich damit umfassende IT-Management-Lösungen realisieren, die weit über die herkömmliche Softwareverteilung hinausgehen und den Bedarf einer modernen, flexiblen und transparenten IT bedienen.
