Um angesichts des heutigen Wettbewerbs in der Geschäftswelt zu bestehen, müssen Entscheidungen dynamisch und informiert getroffen werden. Dies wiederum bedingt, dass die richtigen geschäftsrelevanten Inhalte aggregiert und den richtigen Leuten im richtigen – kritischen – Moment zur Verfügung gestellt werden. Schnellere Entscheidungen können die Effizienz erhöhen, den Service verbessern, Kosten reduzieren und schliesslich die Profitabilität steigern.
In Zeiten, da Unternehmen jede Gelegenheit zum Ausbau ihrer Differenzierungsmerkmale, ihrer Wettbewerbsvorteile und des Shareholder Value nutzen müssen, nimmt das Interesse an «Business Process Management» (BPM) trotz der ökonomischen Restriktionen weiter zu. BPM wird als strategisches Werkzeug anerkannt, das Unternehmen bei der Feinabstimmung von Vorgängen mit rationeller Durchführung hilft, einen kritischen Einblick in die Effektivität von Geschäftsprozessen bietet und bessere Entscheidungen sowie die frühzeitige Reaktion auf Veränderungen ermöglicht.
Bessere Entscheidungen schneller zu ermöglichen muss auch das Ziel einer «Enterprise Content Management»-Architektur (ECM) der nächsten Generation sein. Eine ECM-Lösung sollte umfassendes Process Management, neue Integrationsfähigkeiten und umfangreiches Content Management kombinieren. Ein ausgefeiltes Business Process Management, das integrierte Prozess-Simulation, Reporting sowie Analysen einschliesst, erlaubt die Optimierung der Geschäftsprozesse in Echtzeit.
Genau darum geht es: Wenn es zutrifft, dass die einzige Konstante die Veränderung ist, dann wird BPM zur Überlebensstrategie. Geschäftsprozesse jederzeit flexibel der rauhen Marktwirklichkeit anpassen zu können, entscheidet letztlich, ob ein Unternehmen in der Oberliga bleibt oder absteigen wird. Prozesse können aber nur dann optimal funktionieren, wenn die zugrundeliegenden Informationen aktuell, vollständig und richtig sind. Nur dann trifft ein Unternehmen kompetente Entscheidungen.
Bei der Automatisierung und Optimierung der Geschäftsprozesse geht es also hauptsächlich um «Content», um Inhalte. In einem Unternehmen an vielen Stellen lagernde Informationen müssen quer durch die Organisation zugänglich gemacht werden. Aber Information ist für sich allein genommen wertlos und daher noch längst kein Content. Dazu wird sie erst, wenn sie zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle bereitgestellt wird und zur Wertschöpfung beiträgt. Unternehmen implementieren daher sinnvollerweise eine Kombination von Content- und Prozessmanagement, um Inhalte zu bewirtschaften und Geschäftsprozesse zu analysieren, zu automatisieren und zu optimieren, die Zusammenarbeit in Teams zu unterstützen sowie die unternehmensweite Entscheidungsfindung zu vereinfachen.
Dies entspricht dem Denkansatz, Business Process Management umfassend zu betrachten, und nicht nur den reinen Datenfluss, sondern auch den Informations- und Dokumentenfluss zu berücksichtigen. Zu einer effizienten Vorgangsbearbeitung gehört eben auch, dass Information im weitesten Sinn einfach, schnell und jederzeit verfügbar ist. Angesichts der unterschiedlichsten Quellen, aus denen Informationen stammen, stellt sich ein ECM-System schnell als valable Lösung heraus.
Dabei ist die spezifische Anpassung einer ECM-Lösung an eine bestimmte Anwendung oder Branche aber genauso wichtig wie die Qualität der zugrundeliegenden Technologie. Der volle Nutzen einer ECM-Lösung kann sich nur dann entfalten, wenn diese auf die Branche, die Geschäftsprozesse und die technologische Infrastruktur der jeweiligen Firma abgestimmt ist. Erst dann bilden die Geschäftsprozesse und die sie stützenden Inhalte die Basis für schnelle, wettbewerbsorientierte Entscheidungen.
Im Zusammenhang mit Wettbewerbsfähigkeit muss ein weiterer Begriff erwähnt werden, der für viele noch ein Modewort ist: Compliance. In der Schweiz mögen die rechtlichen Vorschriften noch nicht so rigide sein wie in anderen Ländern (Stichworte sind beispielsweise Basel II, HIPAA, SOX oder ISO 9000), aber die rechtzeitige Vorbereitung auf stringentere Usanzen ist sicher kein Fehler. Erst jüngst hat die europäische Kommission einen Vorschlag für eine Richtlinie des europäischen Parlaments und des Rates über die Prüfung des Jahresabschlusses und des konsolidierten Abschlusses vorgelegt. Sollte dies zum Gesetz werden, dürften die Auswirkungen bis in die Schweiz reichen. Nur mit einem durchgängigen Management von Inhalten, Geschäftsprozessen, Formularen und Aufzeichnungen lässt sich der immer grösseren Anzahl von Vorschriften heute und in Zukunft noch Herr werden.
Mirko Djuric ist Country Manager Schweiz/Österreich, FileNet (Switzerland) GmbH, Zürich.
