Erfolgreiche Events durch professionelle Organisation

Der Begriff "Event" ist in aller Munde: Kaum einer lädt noch zum "Umtrunk mit Produkteschau" ein, niemand feiert mehr Firmenfeste mit Kunden und nur noch selten hört man die Worte Bankett oder Party. Events sind der neue Trend in der Veranstaltungs- und Incentivebranche. Klar, dass sich unzählige Veranstalter und Eventagenturen auf diese Inszenierungen spezialisiert haben und sich mit Ideen gegenseitig zu übertreffen versuchen. Von Cabriofahrten über kurvige Passstrassen über den Besuch eines Casinos bis hin zum Ausflug in einen Freizeitpark ist jede erdenklich Idee im Angebot der Veranstalter vorhanden. Dabei darf natürlich auch die geschäftliche Seite nicht zu kurz kommen. Ein Event sollte jedoch so beschaffen sein, dass die Gäste die Anregung zum Kauf eines Produktes nicht bewusst wahrnehmen oder zumindest als nicht störend empfinden.
Sicherlich geht der einfachste, aber auch der teuerste Weg, einen Event durchzuführen über eine Agentur, die den Anlass von der Konzeption bis zur erfolgreichen Umsetzung handhabt. Für all diejenigen, die sich im Eventmanagement selber versuchen möchten, haben wir die wichtigsten Informationen zusammengefasst.

Eine seriöse Planung ist das A und O

Das Sprichwort, man soll Feste feiern wie sie fallen, mag sicher der Wahrheit entsprechen, wenn es jedoch gilt einen Event auf die Beine zu stellen, kommt man nicht um eine seriöse Planung herum. Die Palette der Möglichkeiten, einen Event zu gestalten, ist enorm gross. Jeder Event beginnt mit einer Konzeptidee. Und zwar nicht mit irgend einer. Sondern mit der, die am besten zur Unternehmenskultur und seinem Zielpublikum passt.

Gute Ideen scheitern leider häufig an der wenig professionellen Planung und Durchführung. Die Veranstaltung sollte bis ins kleinste Detail durchdacht und geplant werden. Dieser Punkt ist äusserst wichtig, wenn man bedenkt, dass ein misslungener Event neben dem finanziellen Schaden auch noch Kunden kosten kann.

Bei der Entwicklung eines Konzeptes muss so manches bedacht werden. Hierzu gehört neben der inhaltlichen Vorbereitung vor allem die zeitliche Planung, die geeignete Ortswahl, die Auswahl von Technik und Materialien, die Werbung und die Dokumentation der Veranstaltung. Häufig kann eine interessante Veranstaltung nicht wahrgenommen werden, da beispielsweise ein paralleler Termin Interessenten daran hindert. Andere Faktoren wie die falsche Ortswahl können aus einer an sich guten Veranstaltung ein Desaster machen. Wird zum Beispiel für eine erwartete Kundenzahl von 20 Personen ein Hörsaal mit einer Kapazität von 500 gemietet, ist der Misserfolg programmiert, selbst wenn schliesslich 50 Besucher auftauchen. Am besten sammelt man schon weit im Vorfeld alle wichtigen Informationen:

• Wer soll eingeladen werden?

• Wieviele Personen werden eingeladen?

• Wo soll der Event stattfinden (Ort, Räumlichkeiten)?

• Wann soll die Veranstaltung stattfinden (Datum/Uhrzeit)?

• Wie lange soll die Party dauern (nicht vergessen: Pausen einplanen)?

• Bis wann müssen die Einladungen verschickt werden?

Und vor allem:

• Wie gross ist das Budget für die Veranstaltung?

Nur wer an alles denkt, kann auch alles im Griff haben. Durch den Einsatz von Checklisten weiss man, wer sich um was kümmert, welche Abklärungen bereits gemacht wurden und was noch alles gemacht werden muss.

Checklisten sorgen für Zeitersparnis und optimale Entlastung

Die Liste der Aufgaben geht von den Offerten und Einladungen über technische Ablaufpläne und Drehbücher bis hin zum Briefing von Künstlern, Moderatoren und externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Aber auch die Dekorationen, die Besichtigungen vor Ort, das Auswahlverfahren und die Detailplanungen des Catering-Services sind Punkte, die die nötige Aufmerksamkeit brauchen.

Mit guten Checklisten ist das alles kein Problem mehr. Eine grosse Hilfe bietet dabei etwa der "Eventplaner" der Europäischen Sponsoring-Börse, der mit mehr als 50 Checklisten alle wichtigen Planungsschritte einer Veranstaltung enthält.

Einladung

Die Gastgeberfirma muss sich von vornherein im Klaren sein, welche Zielgruppe mit dem Event angesprochen werden soll. Nur so kann eine bestmögliche Übereinstimmung zwischen dem Ablauf eines Events einerseits und den Wünschen der Teilnehmer andererseits erfolgen. Durch eine persönliche Einladung hebt sich der Gast eines Events vom Massenkunden ab.

Auf eine Einladung gehören der genaue Termin, Zeit, Ort und Grund einer Feier. Je nach Art des Events dürfen aber auch ein Vermerk zu Kleidervorschriften, Infos über eventuelle Übernachtungen und Dauer der Veranstaltung nicht fehlen. Es ist durchaus erlaubt, mit einem Motto oder Andeutungen auf der Einladung für Spannung und Vorfreude zu sorgen.

Der richtige Umgang mit den Gästen

Am Event selber gibt es ebenfalls einiges zu beachten. Die Gäste sollen sich während der Veranstaltung umsorgt und auch integriert fühlen. Um diese Ziele zu erreichen, ist vor allem bei wichtigen Kunden eine persönliche Begrüssung sehr wichtig. Die Gäste dürfen niemals hilflos im Raum herumstehen. Vom Gastgeber beziehungsweise von dessen Mitarbeitern müssen die Gäste zum Höhepunkt, zur Attraktion, hingeführt werden.

Auf einem Event müssen genügend Gelegenheiten zu Gesprächen geschaffen werden. Ein Aperitif, Pausen beziehungsweise Essen scheinen dafür besonders günstig zu sein. Es müssen in ausreichender Menge geschulte Mitarbeiter bereitgestellt werden, die Zeit für Gespräche mit ihren Kunden haben. Die Mitarbeiter kennen die Kunden und kennen auch die Produkte. Den Gästen soll ein positives Gefühl vermittelt werden. In diesem Zusammenhang ist es von grösster Bedeutung, dass die individuellen Reize angesprochen werden. Im Grunde genommen ist dabei alles geeignet, was die fünf Sinne eines Menschen anspricht.

Ganz wichtig: Den Kunden soll die grösstmögliche Aufmerksamkeit zukommen. Bei solchen inszenierten Veranstaltungen erfährt man teilweise weit mehr über Wünsche und Bedürfnisse von Kunden als bei konventionellen Verkaufsgesprächen. Durch den erlebten Event wird eine engere und bessere Beziehung zum Gastgeber und zu den angebotenen Produkten hergestellt.

Events gehören zur Kommunikationsarbeit

Egal welcher Event, der Kunde soll dabei immer im Vordergrund stehen. Jolanda Brühwiler, CEO der Agentur In Marketing, hält für die Auswahl der Gäste den Inhalt der Botschaft, die den Geladenen vermittelt werden soll, für sehr wichtig: "Handelt es sich bei dem Event um einen Meet- and Greet-Anlass, geht es um Kundenpflege und das Auffrischen von Kontakten. Werden aber beispielsweise neue Produkte vorgestellt, soll die Botschaft an den Gast beziehungsweise an den Kunden im Vordergrund stehen. Anhand dieser Basisüberlegungen wird die Zielgruppe bestimmt und die Gäste entsprechend eingeladen."

Die Veranstaltung soll nicht nur die Möglichkeit bieten, die Kunden an die eigene Unternehmung zu binden, sondern kann auch bei der Schulung und Motivation der eigenen Mitarbeiter ansetzen.

In vielen Unternehmen werden Events allerdings erst dann organisiert, wenn die Wirkung der bisherigen Werbemassnahmen nicht zufriedenstellend war. Events sind aber keine Patentrezepte, sondern sollen dazu beitragen die Kommunikationsarbeit der Unternehmen zu optimieren.

Event-Marketing als einziges Kommunikationsinstrument für Unternehmen ist ineffizient. Es sollte als ein Bestandteil des Marketing-Mix einer Firma gesehen werden. Diese Art der Kommunikation in Form eines Events zeigt in einem ganzheitlichen Marketing-Konzept erhebliche Erfolge, die mit anderen Instrumenten alleine nie erreicht werden können. Die Zeit nach dem Event ist beispielsweise ideal für die Verkaufsabteilung, um eine Nachfassaktion zu starten.

Natürlich kann es passieren, dass bei einer Veranstaltung das eine oder andere Detail nicht klappt. Deshalb ist es wichtig, nach dem Event schriftlich festzuhalten, was man beim nächsten besser machen kann. Für die Organisatoren ist eine kurze Erfolgskontrolle in Absprache mit dem beteiligten Personal äusserst sinnvoll. Speichert man nach dem Event wichtige Daten wie zum Beispiel Adressen von Referenten und Komikern oder Erfahrungen mit Personal und Catering-Service in einer Datenbank ab, hat man sie bei Bedarf schnell zur Hand, wenn es gilt den nächsten Event zu planen.