Alle Jahre die gleiche Prozedur: Die Angestellten werden einzeln zum Chef gerufen und kommen dann mit einem Lächeln oder schlechter Laune wieder heraus. Das Jahresgespräch steht auf dem Plan, und das wird nicht immer gerne geführt, weder vom Chef noch vom Angestellten. Dennoch können beide vom Gespräch profitieren.
In fast allen Grossunternehmen gehört das Jahresgespräch in den Führungsetagen seit über zehn Jahren zum Pflichtenkatalog. Inzwischen praktizieren auch kleinere Unternehmen dieses Ritual. Neben den Managern werden nun vermehrt auch alle anderen Mitarbeiter einbezogen.
Idealerweise unterteilt sich "das Gespräch mit dem Chef" in drei Abschnitte. Im ersten wird überprüft, ob die im Vorjahr vereinbarten Ziele erreicht wurden, im zweiten werden künftige Ziele und Aufgaben besprochen und im dritten Massnahmen festgelegt, die für die Zielerreichung sinnvoll sind. Die Firma kann so ihre Geschäftsziele sicherstellen sowie Strategien kommunizieren.
Die Idee der Führung durch Zielvereinbarungen stammt aus den USA (Management by Objectives) und besteht aus zwei Kerngedanken: Erstens sind Mitarbeiter motivierter, wenn sie wissen, welchen Anteil ihre Arbeit am Gesamterfolg des Unternehmens hat. Zweitens wird ihr Engagement grösser, wenn sie ein konkretes Ziel vor Augen haben und für dessen Erreichung eine Belohnung erfolgt.
Als Mitarbeiter steht man Zielvereinbarungsgesprächen oft skeptisch gegenüber. Besonders in Firmen, in denen die Protokolle in der Personalakte landen, hegen manche den Argwohn, dass es bei dem institutionalisierten Austausch um nichts anderes geht als um Kontrolle. Dabei geht es eher darum, dass in solchen Gesprächen Vorgesetzte Antworten auf Fragen geben, für die man im normalen Alltagsgeschäft keine Zeit findet. Typische Fragen: Was kann ich? Was kann ich nicht? Welche Freiräume und Entscheidungskompetenzen räumt das Unternehmen mir ein? Wie und wo kann ich meine Freiräume und Aufgaben erweitern? Gerade das Jahresgespräch ist ideal, um solche Fragen zu erarbeiten und Antworten zu finden.
Viele verkennen die Chancen, die ein solches Gespräch für die berufliche Weiterentwicklung und die tägliche Zusammenarbeit bringt. Mit der richtigen Vorbereitung und bei fairer und offener Durchführung ist ein solches Gespräch auf jeden Fall ein Gewinn. Denn die grundlegenden Fragen der Mitarbeiterentwicklung lassen sich nicht in den täglichen Gesprächen zwischen Tür und Angel beantworten.
Rolf Jenni, Human Resource Manger bei Unisys ist der Meinung, dass Mitarbeitergespräche keine negativen Gefühle auslösen sollten. "Der Inhalt dieser Unterhaltungen sollte der Zielvereinbarung nützen und sollte für beide Parteien konstruktiv sein. Mitarbeitergespräche sind ein hervorragendes Personalentwicklungsinstrument, das - richtig eingesetzt - nur Vorteile für die Firma und den Angestellten bringt." Um die Abteilungsleiter für diese Gespräche vorzubereiten, führt Unisys jährlich Seminare durch, in denen die Manager lernen, auch sensible Themen zu besprechen.
Die eigentliche Bewährungsprobe für jeden Vorgesetzten sind die Gespräche, in denen es von vornherein um unangenehme Themen geht oder bei denen sich der Mitarbeiter anders verhält, als einem lieb ist. Kritik an der Leistung, Fehlzeiten, Abmahnung oder Schlimmeres, das ist auch für die Führung eine unangenehme Situation. Wer auf solche Situationen nicht vorbereitet ist, neigt eher dazu, diese hinauszuschieben.
Solche Situationen gibt es im Leben eines Chefs immer wieder. Und man kann einiges tun, um auch schwierige Gespräche zu meistern - etwas vom wichtigsten ist sicher: Respekt vor dem anderen und Interesse an einer Verbesserung.
Es geht im Jahresgespräch nicht nur darum, die Ziele für das nächste Jahr zu definieren. Wichtig ist, dass diese Ziele zusammen erarbeitet werden und vom Mitarbeiter auch entscheidend beeinflussbar sind. Manche Chefs neigen dazu, Ziele einfach vorzugeben. Diese Entscheide führen dann meist zu Konflikten in späteren Beurteilungsgesprächen.
Ausser acht gelassen werden darf aber auf keinen Fall der Faktor Mensch. Niemand sagt einem andern gern etwas Negatives, es fällt den meisten schwer, Kritik zu äussern. Dennoch wollen viele diese Gespräche nicht mehr missen, denn letztlich läuft es meistens - auch nach schwierigen Gesprächen - im Alltag besser.
Zudem in der Print-Ausgabe: 5 Tips für ein erfolgreiches Jahresgespräch
