Noch nie wurde soviel gedruckt wie heute. Die Informationsvielfalt der neuen Medien wie Internet und E-Mail sowie die stetig steigende Anzahl elektronischer Dokumente lösen eine neue, nie da gewesene Papierflut in den Unternehmen aus. So erstaunt es auch nicht, dass die Druckerhersteller nicht ruhen und immer schnellere, hochauflösendere und auf Multifunktionalität getrimmte Printer in die Regale stellen. Doch auf was sollte man achten, wenn man sich einen neuen Drucker oder gar einen Druckerpark anlegen will, um auf diese Papierflut möglichst kostenbewusst gewappnet zu sein, und was sind die kommenden Trends?
Das Standardgerät im Businessbereich von heute ist ein 24-Seiten-Schwarzweisslaser mit durchschnittlich zwei Papierschächten, einer Auflösung von wenigstens 600 dpi und
8 MB RAM. Solche Monolaser sind "noch" ungeschlagen, geht es um gute Druckqualität zu tiefem Preis, bei einem angenommenen Druckvolumen von 1000 Seiten pro Monat oder mehr.
Da diese Druckertypen auch das grösste Stückzahlvolumen abwerfen, sind sie für jedermann erschwinglich geworden. Einsteigermodelle gibt es bereits unter 300 Franken. Diese Entry-Level-Geräte decken zwar die Anforderungen eines modernen Einzelarbeitsplatzes ab, nicht aber die Bedürfnisse, die von einer Arbeitsgruppe verlangt werden. Hierfür muss dann schon ein Betrag von mindestens 1500 Franken hingeblättert werden, will man gruppenweise "mitlasern". Dafür erhält man dann aber Netzwerktauglichkeit sowie diverse Erweiterungsmöglichkeiten. Modularer Auf- und Ausbau ist denn auch ein Verkaufsargument der meisten Hersteller. Sie bieten Modelle mit bis zu 15 erweiterbaren Papierschächten, Duplexeinheiten und verschiedenste Sortier- und Weiterverarbeitungsmöglichkeiten. Diese voll ausgebauten "Plastikungetüme" sind jedoch eher Nischenprodukte, die meist nur anwendungsbezogen und in kleineren Stückzahlen eingesetzt werden.
Der heutige IT-Trend heisst Vernetzung, und nicht anders sieht es bei den Druckern aus. "Von zehn verkauften Geräten sind heute bereits acht oder neun Netzwerkdrucker", gibt Yasmin Taras, Business Manager Printing Solutions bei Hewlett-Packard, Auskunft. Nicht anders klingt es aus dem Hause Lexmark, wo ebenfalls etwa 70 Prozent und mehr aller verkauften Geräte netzwerkfähig sind. Die Einbindung des Printers in ein LAN macht auch Sinn, nicht nur, weil damit mehrere Benutzer auf ein Gerät zugreifen und es benutzen können, sondern vor allem deshalb, weil es auch einfacher wird, die angeschlossenen Geräte zu verwalten. Und genau hier liegt ein weiteres Augenmerk der Hersteller. Nebst Softwarelösungen für Drucker- und Dokumentenmanagement sowie Dokumenten-Workflow und -Archivierung verpassen sie den Geräten auch immer mehr eigene Intelligenz. So lässt sich mit der heutigen Druckergeneration einfach übers Netz kommunizieren. Auskünfte über Druckstatus, Verbrauch oder Fehlermeldungen lassen sich jederzeit simpel und zentral abrufen und verwalten. Servicestellen, ob intern oder extern, werden bei Fehlermeldungen automatisch vom Gerät via E-Mail oder Pager benachrichtigt und erlauben es dem Techniker, Probleme zu beheben, meist bevor sie vom User wahrgenommen werden.
Auch in Punkto Logistik kann diese Drucker-eigene Intelligenz sehr nützlich sein. So kann ein Gerät, neigt sich beispielsweise der Toner dem Ende zu, selbständig neuen Toner oder anderes benötigtes Verbrauchsmaterial bestellen - sei dies über die interne Einkaufsstelle oder gar direkt beim Lieferanten. Auch Bestrebungen in Sachen Wireless-Druck sind im Gange, hier stösst man aber noch vermehrt auf ein Abwehrverhalten seitens der Kunden. Zu klein ist das Vertrauen in die Sicherheit, zu gross die Angst, vertrauliche Dokumente könnten von Unbefugten abgefangen werden.
Das grösste Potential liegt momentan wohl in den Multifunktionsgeräten, die Drucker, Kopierer, Scanner und Fax in einer Einheit verschachteln. So unterstreicht Remo Vettiger, Sales & Marketing Manager bei Lexmark: "Der Fax wird sterben, ebenso der Kopierer, dies beweist die zurückgehende Zahl gefaxter Dokumente oder Kopien. In Zukunft werden Multifunktionsgeräte diese Arbeiten verrichten, und dies schneller, besser und einfacher." Auch Yasmin Taras sieht die Zukunft der Multifunktionsgeräte gleich: "Es macht keinen Sinn, neben einem Drucker noch einen Fax zu unterhalten oder gar einen Kopierer, wenn diese Funktionen auch von einem All-in-One-Gerät erledigt werden können."
So bieten auch bereits viele Hersteller solche Alleskönner, die in den
verschiedensten Preisklassen erhältlich sind. Die günstigsten Modelle, auf Tintentechnologie basierend, gekoppelt mit einer Scan- und Kopiereinheit, sind bereits ab zirka 400 Franken erhältlich und decken die Bedürfnisse der meisten klein- und mittelständischen Unternehmen bestens ab. Aber auch die teureren Lasermultigeräte (ab ca. 4500 Franken) sind stark im Kommen, und ebenso steigt die Nachfrage nach Multifunktionalität mit Farblaserqualität. Solche Lösungen sind zwar schon erhältlich, wohl aber im Moment noch zu teuer und können vorerst nur von Grossfirmen eingesetzt werden, die über ein sehr hohes Druck- und Kopiervolumen verfügen. "All-in-one ist für KMUs die ideale Lösung", meint Vettiger, "durch die Vereinheitlichung der Funktionen in einem Gerät kann viel Stellfläche eingespart werden. Wichtig ist, dass diese Geräte einfach zu bedienen sind."
Ein weiterer Todesstoss für die Kopie ist die ständig wachsende Intelligenz dieser Multifunktionsgeräte. Sie erlaubt es beispielsweise, eine Link-Sammlung abzuspeichern und sie automatisch ohne Hilfe eines Rechners täglich einmal auszudrucken oder sie wahlweise im PDF-Format per Mail zu verschicken, wobei ebenfalls auf eine interne Adressdatei zugegriffen werden kann.
Noch scheint dies aber vielen Firmen wenig zuzusagen, da der Absatz momentan noch zu wünschen übriglässt. "Es ist wie überall, es braucht einfach eine gewisse Zeit und Erfahrungswerte, bis die Kunden auf diese neue Technologie umstellen und sie sich auch beschaffen", meint Vettiger.
Die wachsende Zahl elektronischer Dokumente wie auch der stetige Fortschritt in der Digitalfotografie steigern automatisch auch die Nachfrage nach Ausgabemöglichkeiten in Farbe. Insbesondere an Arbeitsplätzen, wo viele Präsentationen auf Folie oder Papier ausgedruckt werden müssen. In den meisten dieser Fälle kann ein billiger Tintenstrahler seinen Dienst optimal verrichten, wenn das Volumen eine Zahl von zirka 500 Seiten pro Monat nicht übersteigt. Doch die Tendenz zu Farbe ist auch bei Lasern unaufhaltsam, gibt es doch nicht wenige Firmen, die ihre Verkaufsunterlagen wie Flyer oder Prospekte in kleineren Stückzahlen auf einem Farblaser "inhouse" drucken - und Farbe präsentiert bekanntlich besser.
Im Gegensatz zu Tintenstrahlern, die es schon weit unter 200 Franken gibt, sind Farblaser jedoch noch immer verhältnismässig teuer. Grund hierfür sind die noch zu geringen Absatzzahlen, welche die hohen Entwicklungs- und die viel komplexeren Herstellungskosten noch nicht abdecken. Es gibt zwar schon Anbieter, die ein Farblasereinstiegsmodell für rund 2000 Franken anbieten. Wer allerdings eine leistungsfähige Color-Lösung anschaffen will, muss schon mit einen Betrag von zirka 4000 Franken rechnen. Hinzu kommt, dass die Kosten für einen Ausdruck mit einem Farblaser viel höher zu stehen kommen. Für Farbe in Laserqualität nimmt man das wohl in Kauf, doch druckt man beispielsweise auf einem Farblaser "nur" eine Schwarzweiss-Seite, liegen die Kosten dafür vier- bis fünfmal höher, als wenn man die selbe Seite auf einem Monogerät drucken würde. Dies ist also eine weitere Forderung an die Hersteller, der sie sich auch stellen. "Es sind Bestrebungen im Gange, dass zukünftig ein Schwarzweiss-Druck auf einem Farblaser nicht teurer zu stehen kommt, als wenn man diese Seite auf einem Monogerät ausdruckt", sagt Yasmin Taras.
Nebst dem preislichen Aspekt gilt es aber auch die Umwelt zu beachten. Laser und insbesondere Farblaser verursachen noch immer sehr viel Lärm und beeinflussen auch die klimatischen Bedingungen mit einer hohen Wärmeabgabe nicht unwesentlich, was deren Einsatz in so manchem Office nicht problemlos erlaubt.
Das wichtigste Kriterium bei der Anschaffung eines Druckers besteht darin, dass er den geforderten Bedürfnissen betreffend Druckvolumen und Ausstattung gerecht wird. Im KMU-Bereich sind es noch vermehrt Arbeitsplatzdrucker, die zum Einsatz gelangen, seien dies nun Tintenstrahldrucker, Monolaser oder gar Farblaser. Grössere Netzwerkdrucker sieht man bei solchen Unternehmen noch nicht so oft. Ein Grund dafür ist sicherlich, dass das Druckvolumen in diesen Bereichen nicht so hoch ist, aber auch, weil man sich zu wenig Gedanken über die Kosten seines Druckerparks macht. So bestätigt Vettiger: "Bei KMUs wird leider noch nicht so häufig auf die Druckkosten und die Druckeffizienz geachtet, ein Umstand, dem es entgegenzuwirken gilt, können doch auch solche Unternehmen viele Ausgaben und Aufwendungen sparen, wenn sie ihren Druckerpark auf ihre Bedürfnisse optimieren." Vermehrt versuchen die Hersteller, betreffende Kunden auf diesen Punkt zu sensibilisieren. Höhere Produktivität zu tieferen Kosten ist doch auch für jeden Klein- oder Mittelbetrieb interessant, bemerkt Vettiger.
Viele dieser Unternehmen machen den Fehler, bei der Anschaffung eines Druckers nur auf dessen Preis zu achten und nicht darauf, ob der Drucker die effektiven Bedürfnisse seines Einsatzortes auch abdeckt. So ist auch oft zu sehen, dass ein Drucker für sein Einsatzgebiet unter- oder überdimensioniert ist. Allzu oft könnte ein Printer oder ein Multifunktionsgerät, am richtigen Ort eingesetzt, drei oder mehr Geräte ersetzen. Kommt dazu, dass der Anschaffungspreis eines Druckers in der effektiven Berechnung der Druckkosten nur etwa 20 Prozent ausmacht. Viel höhere Ausgaben verlangt die Logistik für die Beschaffung und Lagerhaltung von benötigtem Verbrauchsmaterial oder die Hotline bei Problemen und Fehlermeldungen. So fallen in der Realität 50 Prozent der effektiven Kosten auf den Betrieb des Druckers und etwa 30 Prozent auf den technischen Support und die Verwaltung. Diese Kosten lassen sich mit einem angepassten Druckerpark drastisch reduzieren.
Etwas anders verhält sich die Situation bei Grossfirmen, die mehrheitlich erkannt haben, dass beim Drucken oder generell beim Begriff Dokumentenmanagement viel Geld eingespart werden kann, wenn das richtige Gerät am richtigen Platz steht. So sind denn auch bei grossen Unternehmen vermehrt Arbeitsgruppendrucker im Einsatz, abgestimmt auf die Anzahl User und das zu bewältigende Druckvolumen inklusive der benötigten Erweiterungen.
Eine sinnvolle Drucklostenberechnung ist gar nicht so einfach vorzunehmen. Noch immer denken viele in den Zeiten des Kopierers, wo man relativ einfach die Kosten pro Kopie rechnen konnte. Dies ist aber bei Druckern nur bedingt anwendbar. Hat man mehrere Printer im Einsatz, allenfalls gar in verschiedenen Abteilungen, ist es sinnvoller, die Druckkosten pro Monat und pro Abteilung zu bestimmen. Rechnet man auf diese Art, ist die Überraschung nicht selten gross. In vielen Unternehmen ist der Druckerpark unbeaufsichtigt gewachsen und nicht auf die Bedürfnisse der User angepasst. So wissen auch viele Firmen nicht einmal, wie viele Geräte sie im Einsatz haben und welche Druckvolumen auf den Geräten umgewälzt werden. So trifft man in diesen Firmen verschiedenste Druckermarken und -typen an, die sich im Laufe der Zeit so angesammelt haben. Und schon so mancher IT-Leiter raufte sich die Haare ob der vielen unterschiedlichen Treiber, die ständig aktualisiert und an die Änderungen der Arbeitsplätze und -umgebungen angepasst werden mussten. Nicht zu reden von den Kosten, die durch solche Umstände verursacht werden.
Verschiedene interne oder externe Erhebungen haben aufgezeigt, dass Unterhalt und Support für einen Druckerpark heute gleichviel oder mehr Zeit in Anspruch nehmen wie beispielsweise der Unterhalt der Rechner. Weitere Untersuchungen haben bewiesen, dass die Eingänge von Fehlermeldungen in den Servicestellen betreffend Problemen mit einem Drucker 50 bis 70 Prozent aller Meldungen ausmachen. Dies heisst wohlverstanden nicht, dass der Drucker auch die Ursache des Fehlers ist, vielfach sind es simple Software- oder Anwenderfehler, wobei aber erst am Drucker das Problem festgestellt wird.
Obig erwähntem Missstand kann mit einer Optimierung und Standardisierung des Druckerparks sinnvoll entgegengewirkt werden. Gleiche Treiber für alle Modelle und einheitliches Verbrauchsmaterial bringen einfacheren Support und geringere Logistikaufwendungen mit sich. Zudem lässt sich auch extrem viel Lagerplatz einsparen, wenn nicht Dutzende verschiedene Toner, Walzen oder Fixiereinheiten im Lager verstauben und ebenfalls im Artikelstamm aufgenommen und aktualisiert werden müssen - nicht zu sprechen vom grossen administrativen Aufwand für die unzähligen Bestellungsauslösungen bei verschiedensten Lieferanten mit jeweils separaten Rechnungen. Eine kundenspezifische Beratung seitens der Hersteller wäre hier also angebracht, und sie wird glücklicherweise auch geboten.
Ein nicht unwesentlicher Teil der Kostenberechnung fällt auf den Toner oder den Tintennachschub. Die Preise dafür bleiben aber nach wie vor hoch, und so nutzen viele die Angebote sogenannter Refiller, Anbieter also, die Kartuschen verschiedenster Hersteller sammeln und sie mit Granulat oder Tinte auffüllen, um sie dann zu wesentlich tieferen Preisen auf den Markt zu werfen. "Solche Refillerprodukte anzuwenden, ist nicht problemlos", meint Vettiger, "sie garantieren in den meisten Fällen nicht die Qualität des Originals." Und weitere Vorsicht ist geboten, denn es kann durchaus sein, dass man beim Einsatz von Refiller-Produkten den Anspruch auf die Garantie des Geräteherstellers verliert.
Die Mehrkosten für Originaltoner oder -tinte rechtfertigt zudem die lange Verfügbarkeitsgarantie, die von den meisten Herstellern geboten wird. Sie beträgt im Normalfall zehn Jahre ab Neueinführung eines Gerätes, während Refiller nur etwa zwei bis drei Jahre auf diesen rollenden Zug aufspringen. "Diese Kosten für Beschaffung und Lagerung müssen auch mit dem Preis abgedeckt werden", ergänzt Vettiger. Einig sind sich jedoch alle, dass die Toner- und Tintenpreise in nächster Zeit noch stark fallen werden. Es ist wie überall eine Frage des Volumens, das den Preis bestimmt.
Lesen Sie zudem in der Print-Ausgabe: "Outsourcing: Die moderne Art, sich einen Druckerpark zu leasen"
