Wer wurde noch nie ins Archiv geschickt, um nach einer Akte oder einem Dokument zu suchen? Womöglich mit folgenden Angaben: "Die Akte muss so etwa in Schrank 3 oder 4, zweites oder drittes Regal zu finden sein". Ja, und dann ging die grosse Sucherei los, und just die Akte, die man braucht, findet sich nicht, oder wenn, ist es bestimmt die Letzte. Archive sind zudem auch meist dunkel, staubig, benötigen eine gewissenhafte Pflege sowie ein grosses Mass an Sorgfalt bei der Ablage, damit auch noch Jahre später die Dokumente wieder aufgefunden werden können.
Solche Archive zu erhalten, benötigt auch viel Manpower und einen grossen Platzbedarf, der zusätzliche Kosten verursacht. Ein papierloses Archiv würde diesen Nachteilen sicherlich Abhilfe schaffen, und genau hier setzt Archivista an.
Der Aufbau eines Archivs in Archivista ist einfach nachzuvollziehen, da das Prinzip der Software auf den Grundregeln eines herkömmlichen Archivs basiert. Und mit dieser Vorstellung vor Augen sollte man sich auch an Archivista herantasten.
Die Installation der Software ist schnell und einfach vollzogen, und das Benutzer-Handbuch ist sehr übersichtlich, wenn auch auf beängstigende 100 Seiten verteilt. Geradezu preisverdächtig ist dann aber das Online-Tutorial, das in seiner Art und seinem Aufbau sicherlich nach seinesgleichem sucht und einer guten Programm-Schulung nahekommt.
Um also mit der elektronischen Archivierung von Dokumenten zu beginnen, muss zuerst ein Archiv eingerichtet werden, das in Archivista einer Access-kompatiblen Datenbank gleichkommt. In diesem Archiv können nun sogenannte Akten angelegt werden, die sich dann in tabellarischer Form abbilden lassen. Die Akten können beliebig betitelt werden, und auch die Eingabe von Stichworten ist möglich. Auch Sicherheitsfunktionen lassen sich hier bestimmen, wie zum Beispiel welche Personen in welche Akten Einsicht haben oder eben nicht. Ein Sahnehäubchen ist sicherlich die Eingabemöglichkeit von Abkürzungen, womit sich ständig wiederholende Stichworte oder Bezeichnungen einfach per Kürzel definieren und dann via diese abrufen und einsetzen lassen.
Das Erfassen von Seiten ist sehr simpel. Nach dem Anlegen einer Akte können Seiten, welche man in diese Akte archivieren will, direkt aus dem offenen Menü eingescannt werden - ohne dass man dabei das Programm verlassen muss. Überhaupt funktioniert das Zusammenspiel der Software mit dem Scanner reibungslos. Einzige Voraussetzung für den Scanner ist die TWAIN-Kompatibilität.
Der Hersteller liefert die Software auf Wunsch auch zusammen mit einem Flachbettscanner aus, wobei optional ein Einzelblatt-Papiereinzug angeboten wird.
Die Seiten können wahlweise als Bitmap, in Graustufen oder natürlich auch in Farbe gescannt und anschliessend abgelegt werden.
Gescannte Seiten gelangen erst in ein Input-Verzeichnis. Bei der späteren Archivierung werden diese hochauflösenden Seiten (A-Seiten) automatisch in ein Output-Verzeichnis kopiert. Dabei erfolgt eine ebenso automatisch ablaufende Komprimierung der Files. Zusätzlich wird eine verkleinerte Bildschirmversion (B-Seite) für eine Schnellansicht erstellt und in ein Screen-Verzeichnis gespeichert. B-Seiten können so platzsparend auf dem Server belassen werden, während man datenintensive A-Seiten einfach per Mausklick auslagert - beispielsweise auf CD-R - und dann vom Server entfernt. Selbstverständlich können auch Fremddateien wie Word-Dokumente in eine Akte importiert werden. Dieser Import wird über PrintDirect vorgenommen.
Der Sinn eines Archivs besteht ja hauptsächlich darin, abgelegte Dokumente schnell und ohne grossen Zeitaufwand wiederzufinden. Zu diesem Zweck verfügt Archivista mit FineReader 5 über eine interne OCR-Texterkennung. Gleichzeitig mit dem Archivieren von Akten kann eingegeben werden, ob man die gescannten Seiten durch diese Texterkennung laufen lassen will, die für eine spätere Volltextsuche zwingend nötig ist. Dieser Vorgang kostet je nach Anzahl gescannter Seiten etwas Zeit, da man im gleichen Lauf auch die Such-Indexierung aktualisieren sollte, lohnt sich aber bestimmt.
Die Volltextsuche erledigt Altavista mit Search32 sehr effizient, denn anstatt alle Daten in einem Lauf zu durchsuchen, arbeitet Search32 mit Index-Dateien. Bei späterer Volltextsuche greift Archivista auf alle Akten und Seiten eines geöffneten Archivs zu. Die Trefferquote ist erstaunlich gut, hängt aber mit der Qualität des OCR-Scans zusammen, und die wiederum ist abhängig von der Scanvorlage.
Archivista bietet sich für alle an, die ihre Ablage möglichst papierlos und auf kleinstem Raum bewältigen wollen. Auch grösseren Unternehmen kann sich die Archivierungs-Software laut Hersteller problemlos stellen. Um bei grossen Archiven die Übersicht und Einzigartigkeit eines Dokuments zu gewährleisten, verfügt Archivista auch über eine optionale Barcode-Verarbeitung.
