Wieso kostet ein PC-Arbeitsplatz so viel? Im Mediamarkt bekomme ich das Gerät für einen Bruchteil!» Die wenigsten IT-Verantwortlichen können solche pauschalisierenden Vorbehalte mit einer konkreten und detaillierten Kostenrechnung kontern. Der Aufwand, um die Leistungsdaten aus den technischen Überwachungstools mit Hilfe von Excel oder anderen Werkzeugen in die Kosten der einzelnen Business-Services umzurechnen, ist schlicht zu gross.
In den meisten Unternehmen werden darum den einzelnen Abteilungen die Informatikausgaben nicht nach dem tatsächlichen Aufwand und Gebrauch verrechnet, sondern anhand grob geschätzter Verteilschlüssel. Diese Intransparenz ist nicht nur der Grund, wieso Fachabteilungen und Geschäftsleitung die Informatik meist argwöhnisch als diffusen Kostenblock wahrnehmen. Sie verhindert auch, dass die vorhandenen Mittel gezielt anhand der Geschäftsprioritäten eingesetzt werden können. Und auch die Budgetierung geplanter IT-Services oder die möglichen Einsparungen durch ein Outsourcing bleiben ohne detaillierte Kostenwahrheit nicht viel mehr als ein «Daumen in den Wind halten».
Eine wirklich transparente Kostenrechnung eines Datencenters muss die Leistungsdaten der produktiven IT-Systeme, die Leistungserfassung der Mitarbeiter, die Vorgaben aus dem HR-System (Human Resources), die Service-Tickets, die Lizenzkosten, Outsourcing-Verträge und alle anderen Aufwände im Umfeld der Informatik in einem System zusammenfassen, um sie danach auf die einzelnen Kostenträger abbilden zu können. Damit wird klar, dass eine transparente Kostenrechnung im Kern eine komplexe Datenintegrationsaufgabe darstellt.
In der Praxis können derartige Aufgaben am besten mit einem Modell-basierten Datenintegrations-Framework (siehe Abbildung) gelöst werden. Dieses besteht aus einer sogenannten Staging Area, in der die heterogenen Daten der verschiedenen Quellsysteme aufgenommen und in ein einheitliches, generisches Datenmodell überführt werden, damit sie überhaupt miteinander verrechnet werden können – von den Server- und Netzwerk-Überwachungswerkzeugen über die Zeitrapportierung und die HR-Anwendung bis zu den Outsourcing-Verträgen sowie dem Softwarelizenz- und dem Asset-Management.
Die wichtigste Voraussetzung für die auf die zentralen Stammdaten zugreifende Kalkulationseinheit ist ihre Flexibilität, denn nicht nur die IT-Systeme selber ändern sich fortlaufend, sondern auch die zugrundeliegenden Daten beziehungsweise Datenstrukturen. Änderungen bei den Kostenträgern, der Allokation der Kosten, den Verbrauchszahlen, den Erstehungskosten oder in den Budgets müssen einfach und schnell vorgenommen werden können. Idealerweise kann das System dabei mehrere Kostenmodelle parallel berechnen und so durch direkte Vergleiche die Anpassung an neue Umstände und die Optimierung des bestehenden Modells massiv vereinfachen.
Schon die Anzahl der unterschiedlichen Datenquellen zeigt, dass für eine detaillierte Kostenrechnung der Integration der unterschiedlichen Informationen eine zentrale Rolle zukommt. Da noch praktisch keine alles umfassenden IT-Management-Lösungen verfügbar sind, muss die Kostenrechnungsanwendung diese Aufgabe übernehmen. Notwendig ist dafür neben einer entsprechenden Technologieplattform vor allem auch ein grosses Know-how in Sachen Datenmodellierung.
Denn das generische Datenmodell, das sämtliche Informationen integriert, muss nicht nur die momentanen, sondern auch zukünftige, heute noch nicht vorhersehbare Anforderungen erfüllen können. Aus diesem Grund ist die Einführung einer transparenten IT-Kostenrechnung auch nicht ein blosser Kauf einer Applikation. Der Partner, der die Lösung implementiert, muss über langjährige Erfahrungen in komplexen Datenintegrationsprojekten verfügen. Nur so wird sich das System auch tatsächlich langfristig pflegen lassen.
Der Aufwand in den Aufbau eines solchen Kostenrechnungssystems lohnt sich aber mit Sicherheit. Dank der detaillierten Kostenwahrheit kommt ein Unternehmen endlich in die Lage, fundierte Entscheide zum ROI (Return on Investment) von IT-Projekten und der TCO (Total Cost of Ownership) seiner IT-Infrastruktur zu treffen. Die Einsparungen oder vielleicht auch die versteckten Mehrkosten eines Outsourcing werden klar sichtbar, und die entscheidenden Kostenfaktoren des Datencenters können präzise verbessert werden. Die IT wird so endlich zu einem steuerbaren und gezielt optimierbaren Werkzeug im Dienst der Geschäftsstrategie.
Phillip Künsch ist Geschäftsführer und Gründer des Software- und Beratungsunternehmens Datalizard.
