Günther Fehlmann, IT-Leiter beim Verlag «Finanz und Wirtschaft» in Zürich, befand sich vergangenes Jahr in einem Clinch. Die Mitarbeiter des Verlags wollten ihre Smartphones mit der PIM-Software (Personal Information Manager) synchronisieren. Als PIM steht beim Verlag jedoch Groupwise und nicht Exchange – mit dem die mobile Synchronisation mit praktisch jedem Endgerät möglich ist – im Einsatz. Und sie wollten dies vermehrt mit einem iPhone tun. Fehlmann: «Wir hatten mit Intellisync schon zuvor eine mobile Synchronisations-Lösung im Einsatz. Jedoch hat diese Lösung iPhones nie unterstützt und wurde von Nokia zum einen nicht mehr weiterentwickelt und zum anderen auch kaum mehr gepflegt.»
Also war der IT-Leiter gezwungen, eine neue Lösung zu suchen. Diese Lösung musste in der Lage sein, eine Groupwise-Umgebung mit einer gemischten Smartphone-Umgebung – die Verlagsmitarbeiter nutzen iPhones sowie Windows-Mobile- und Symbian-Geräte – zu synchronisieren. «Wir haben uns umgehört und recherchiert und sind dann auf die Lösung Notifylink gekommen. Diese wurde auch von einem Partner von uns empfohlen.» Und so habe man mit der Firma Ecfos (European Center for Operational Support), welche Notifylink in der Schweiz vertreibt, Kontakt aufgenommen und zwei Test-Accounts eingerichtet. «Wir wollten zuerst testen, ob die Lösung wirklich unseren Anforderungen entspricht, und haben auf einem iPhone und einem Nokia-Handy getestet», erklärt Fehlmann das Vorgehen.
Offenbar scheint Fehlmann vom Probelauf überzeugt gewesen zu sein, denn nach ein paar Wochen des Testens hat man sich entschlossen, Notifylink zu implementieren. «Wir haben uns dabei für die gehostete Lösung entschieden. Dies zum einen, weil bei uns im Moment noch nicht wahnsinnig viele Mobilgeräte im Einsatz sind. Zum anderen haben Support-Überlegungen mit hineingespielt.»
Es hätte auch die Möglichkeit gegeben, die Software zu kaufen und bei sich im Haus einen Notifylink-Server aufzusetzen. «Bei Intellisync waren wir noch so vorgegangen. Doch es stellte sich die Frage, ob wir uns wirklich noch einmal mit einer Software auseinandersetzen wollen, welche wir dann doch nicht in die Tiefe kennen können. Und dies für vielleicht 10 oder 20 Smartphones.» Unter Umständen wäre dieses Vorgehen sogar etwas günstiger gekommen, analysiert Fehlmann. Vor allem aber stellte sich die Frage des Supports. Man hätte wieder eine Lösung mehr inhouse gehabt, in die man sich hätte einarbeiten müssen, um kompetent Support zu bieten, wiederholt Fehlmann.
Aktuell ist der Stand im Verlag so, dass zehn Mobilgeräte im Einsatz sind. Die Tendenz sei aber steigend, auch weil die Leute zur Nutzung einer solchen Lösung angehalten werden. Zuvor habe man die mobile Synchronisation gar nicht gross unter den Mitarbeitern angepriesen, weil die eingesetzten Lösungen dies oder jenes nicht konnten. Aktuell unterstützt werden Windows-Mobile-Geräte, iPhones und Nokia-Handys mit Mail for Exchange. «Weitere Plattformen wollen wir nicht, auch wieder aufgrund der Frage des Supports.»
Die eigentliche Implementation der Lösung im vergangenen Herbst war keine grosse Sache, wie Fehlmann zu berichten weiss. «Nach dem Abschluss des Tests haben wird den Auftrag an Ecfos erteilt und einen Zugang via Webbrowser zu unserem Kundenkonto erhalten. Dort konnten wir dann, basierend auf der Anzahl unserer Lizenzen, die Benutzerkonten eröffnen und zuteilen.» Für die Anbindung von Notifylink an unsere Groupwise-Infrastruktur mussten zudem einige definierte Ports an der Firewall des Verlags geöffnet werden. Nun funktioniert das Ganze so, dass Notifylink alle fünf Minuten die Änderungen der Groupwise-Accounts abfragt und überträgt. Diese Änderungen – neue Mails zum Beispiel – werden dann beim Hoster zwischengelagert, bis sie vom User beziehungsweise dessen Smartphone abgeholt werden. In die umgekehrte Richtung funktioniert dies genau gleich.
«Durch die gehostete Variante ist natürlich nötig, dass der Hoster Zugriff auf den Account des Users hat. Der User muss also sein Groupwise-Passwort der Firma Ecfos überlassen. Dies setzt natürlich ein gewisses Vertrauen in den Partner voraus.»
Für die Endgeräte stellt sich Notifylink als Exchange-Server dar, das heisst der Host verhält sich nach aussen wie ein Exchange-Server. Mit dem Exchange-Server können wie eingangs erwähnt praktisch alle Endgerät-Plattformen kommunizieren. Es hätte auch die Variante gegeben, einen Client auf den Endgeräten zu installieren. «Doch wir wollten vermeiden, einen weiteren Client installieren zu müssen. Allein schon deshalb, weil dieser auf jedem Endgerät wieder anders ausgesehen hätte, und man so indirekt wieder eine gemischte Umgebung erhalten hätte.»
Fehlmanns Fazit nach rund einem halben Jahr fällt positiv aus: «Die Lösung läuft gut.» Eigentliche Probleme habe es keine gegeben, es habe zu Beginn einfach eine Weile gedauert, bis die IT-Abteilung von Finanz und Wirtschaft wusste, wie das System funktioniert und was bei der Einrichtung beachtet werden muss. Geschult worden seien die Mitarbeiter von Ecfos nicht. Man habe die Dokumentation von der Website des Anbieters heruntergeladen, und diese gleich für die eigenen Bedürfnisse angepasst und als Manual verwendet. «Hier dauerte es halt eine Weile, bis wir uns in die Software hineingefunden haben. Dies ist aber bei einer neuen Lösung normal.»
Man sei mit diesem Vorgehen schon klargekommen, erinnert sich Fehlmann zurück. Trotzdem könnte er sich vorstellen, dass bei der Grundeinrichtung des Systems etwas mehr Support seitens des Anbieters oder eine für die Kundenumgebung spezifische Dokumentation das Leben der IT-Abteilung etwas vereinfacht hätte. Er fügt aber an: «Wenn Probleme aufgetaucht sind, hat der Support wirklich hervorragend funktioniert – ein Telefonat, und man hat einen kompetenten Support-Mitarbeiter am Apparat.» Das war sehr angenehm und ist längst nicht überall so.
Nochmals auf das Thema Sicherheit angesprochen, nennt Fehlmann als grösstes Risiko die Tatsache, dass der Partner theoretisch Zugang zu den E-Mails der Mitarbeiter hat. «Doch selbst Banken lassen ihre Mails zur Spam-Prüfung über einen externen Provider laufen. Und zudem sind unsere Inhalte im Vergleich etwa mit einem Finanzinstitut sicher weniger sensitiv.» Und es seien Vereinbarungen vorhanden, in denen sich Ecfos verpflichtet, zum einen nichts zu speichern, und zum anderen keine Daten Dritten zugänglich zu machen. «Ausserdem haben wir – bevor wir uns definitiv für eine Lösung entschieden haben – einige Referenzen eingeholt.»
Die Sicherheitsprobleme auf den Endgeräten selbst seien im Prinzip dieselben wie auf jedem anderen Endgerät – unabhängig davon, wie das Smartphone synchronisiert wird. Die Daten werden ja über SSL gesichert übertragen. «In der Notifylink-Lösung ist sogar eine Remote-Wipe-Funktion integriert. Bislang mussten wir diese jedoch noch nie beanspruchen.»
Auf die Kosten angesprochen erklärt der IT-Leiter, dass diese pro User und Jahr abgerechnet würden. «Dies ist von der Anzahl Anwender abhängig.» Initialkosten seien keine entstanden, was sicher ein Vorteil der Lösung sei, denn wenn man sie irgendwann nicht mehr benötigt, könne einfach gekündigt werden, ohne dass Geld verloren geht.
Der Vergleich mit den Kosten in früheren Jahren, als noch Intellisync im Einsatz war, sei schwierig zu machen. «Im Prinzip hat uns Intellisync nichts gekostet, weil die Lösung ja Bestandteil von Groupwise (Groupwise Mobile Server) war.» Doch seien natürlich interne Kosten entstanden – etwa fürs Einrichten, was relativ komplex war. Ausserdem habe man eine Windows-Server-Lizenz benötigt, musste alles konfigurieren, und wenn Probleme aufgetaucht sind, seien Stunden draufgegangen, diese zu lösen. «Deshalb haben wir uns auch entschlossen, die Synchronisation ausser Haus zu geben. Doch der Kostenvergleich zwischen einer internen und einer gehosteten Lösung ist kaum zu bewerkstelligen.» Die Kosten hätten letztlich auch nicht den Ausschlag gegeben für den Entscheid. Man wollte vielmehr sicherstellen, dass die mobile Synchronisation auch funktioniert.
Doch Fehlmann macht auch klar, dass das Hosting-Vorgehen nicht für die Ewigkeit sein muss. «Ab 30, 40 User würden wir uns sicher überlegen, Notifylink selbst zu betreiben – aus Kostengründen.»
· Beim Verlag «Finanz und Wirtschaft» musste eine Synchronisationslösung her, die sich mit Groupwise und iPhones versteht.
· Nach Tests hat man sich für Notifylink entschieden.
· Der Verlag setzt auf die gehostete Variante, um keine weitere Software betreiben zu müssen.
· Für die Zukunft ist auch eine Inhouse-Lösung denkbar.
(mw)
