Aktuellen Studien zufolge verbringt ein Informationsarbeiter heute bis zu 20 Prozent seiner Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Diese Zahl ist allein aus Produktivitätssicht erschreckend. Ganz zu schweigen davon, dass die Recherche häufig erfolglos bleibt, da die Informationen nicht auffindbar sind.
Dabei ist der effiziente Umgang mit Informationen angesichts der enormen Datenflut wichtig. Doch während im Internet leistungsfähige Suchmaschinen verfügbar sind, fristen diese im Unternehmenseinsatz ein Schattendasein. Dr. Pascal Sieber & Partner hat im Auftrag von Eurospider Information Technology, Namics und Rolotec im Januar und Februar 2009 bei 233 Schweizer Unternehmen und Verwaltungen eine Online-Befragung zum Thema «Enterprise Search» durchgeführt. Die Umfrage hat ergeben, dass mehr als zwei Drittel nicht wissen, wie viel Zeit ihre Mitarbeiter mit der Informationssuche verbringen. Mehr als die Hälfte der Befragten hat zudem keine Ahnung, ob und wie intensiv die vorhandenen Suchlösungen genutzt werden.
Derzeit dominieren zwei Suchansätze. Sie unterscheiden sich danach, ob die Unternehmen ihre Dokumente noch konventionell auf einem Netzlaufwerk oder bereits mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) archivieren.
Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen ist der Einsatz eines DMS noch eher die Seltenheit. Je nach Organisation der Ablage auf dem Netzlaufwerk, Schulung und Disziplin der Mitarbeiter ist es mehr oder weniger Zufall, ob man die gesuchten Inhalte findet oder nicht. Je kleiner ein Team oder eine Abteilung, desto grösser ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine gemeinsame Struktur eingehalten wird. Auf Unternehmensebene ist das schon eher ein Glücksfall.
Die Einführung eines DMS ist daher ein erster Schritt in die richtige Richtung. Dokumente werden dabei zentral abgelegt und auch sicher wieder aufgefunden. Wie in einem Netzlaufwerk kann der Informationsarbeiter auch hier über eine Baumstruktur nach Geschäftsunterlagen suchen und diese sichten.
Damit die Dokumente wieder gefunden werden, müssen sie mit Metadaten angereichert werden. Dass dies niemand gerne macht, ist klar. Ein DMS stellt daher geeignete Werkzeuge bereit, um die Verschlagwortung von Dokumenten so effizient wie möglich zu gestalten. So können Informationen direkt aus einem Dokument ausgelesen und in die Indexfelder eingetragen werden. Intelligente Stichwortlisten helfen, mit einem Klick die richtigen Stichworte zu vergeben – und der Mitarbeiter findet in einem Bruchteil einer Sekunde aus Millionen Dokumenten das richtige. Eine Alternative ist die Volltextsuche, falls die Recherche in der Baumstruktur oder diejenige nach Indexwerten erfolglos bleibt. Alle im Dokument vorhandenen Informationen lassen sich finden, sofern es sich um Microsoft Office- oder PDF-Dateien handelt. Bei Grafikdateien müssen die Textinformationen mit einer speziellen Erkennungstechnologie (OCR) ausgelesen werden.
Nur wenige Unternehmen wissen, welche Informationsschätze in ihren Systemen schlummern. Denn Informationen zu finden, die im direkten Zusammenhang mit dem Suchbegriff stehen, aber nicht explizit darin enthalten sind, ist mehr als eine Herausforderung. Die Suche auf Basis eines DMS ist der Ablagestruktur in einem Netzlaufwerk bereits stark überlegen. Doch eine völlig andere Dimension bietet eine «Enterprise Search Engine».
Mit Enterprise-Search-Lösungen können mit einem einzelnen Suchvorgang in verschiedenen Quellsystemen gesucht werden. Suchlösungen setzen sich aus einer Analyse und Aufbereitung der Quelleninhalte, einem Index, in dem alles gespeichert wird, und einer graphischen Benutzeroberfläche, über die Suchanfragen eingegeben und Treffer dargestellt werden, zusammen.
Zudem kommt eine leistungsstarke Linguistik zum Tragen, die zusammengesetzte Wörter einfach in ihre Grundformen zerlegt. So liefert die Recherche nach «Versicherungsvertrag» nicht nur Treffer mit den Begriffen «Versicherung» und «Vertrag», sondern auch die gebeugte Wortform «Vertrages» oder die Pluralform «Verträge» respektive «Verträgen». Damit steigt die Qualität der Suchergebnisse exponentiell an, wozu auch die integrierte Tippfehlerkorrektur beiträgt.
Spätestens wenn es um Synonyme und Assoziationen geht, wird deutlich, wie wichtig eine leistungsstarke Suchmaschine ist. Bei der Recherche nach einem Vertrag werden so dank der semantischen Analyse auch sinnverwandte Worte wie «Kontrakt», «Vereinbarung», «Absprache» und «Abschluss» angezeigt. Aber auch Begriffe, die zwar in einem konkreten Zusammenhang mit einer Suche stehen, aber nicht direkt angefragt wurden, erscheinen in der Trefferliste – so zum Beispiel «Salzburg», «Festspiele», «Komponist», «Konzertmeister» und «Wunderkind» bei der Eingabe von «Mozart».
Werden Suchanfragen komplexer oder umfangreiche Anfragen mit Boolschen Operatoren wie AND, OR, NOT, NEAR benötigt, können diese entsprechend gesetzt werden.
Ein weiterer Schlüssel zum Erfolg ist, dass sich die Suche auf einzelne Anwendungen wie ein DMS beschränkt. Die Integration in beliebige Geschäftsanwendungen wie ERP-, CRM- oder E-Mail-Systeme spielt eine zentrale Rolle. Nur so kann eine leistungsstarke Suchmaschine Informationen in Wissen konvertieren und den einzelnen Zielgruppen im Unternehmen zur Verfügung stellen. Gerade das Zusammenspiel von DMS und E-Mail-System birgt Potential und löst grosse Probleme im Bereich der unstrukturierten Informationen.
Laut der Umfrage von Dr. Pascal Sieber & Partner besteht in den Unternehmen das Bedürfnis nach fortgeschrittenen Suchlösungen, die mehrere oder alle Quellsysteme durchsuchen. Allerdings zeichnet sich in der Realität ein anderes Bild. Die meisten Firmen setzen nämlich wenig fortschrittliche Lösungen ein. Nur gerade zwölf Prozent verfügen über ein professionelles System, das alle Quellsysteme in die Suche einbezieht. Einer der Gründe, wieso viele Firmen auf eine Enterprise-Search-Lösung verzichten, ist die Höhe der Investition. Dennoch wollen ganze 61 Prozent der Studienteilnehmer in eine solche Lösung investieren. Drei Viertel der Studienteilnehmer ziehen bezüglich des Themas Enterprise Search derweil ein positives Fazit und 44 Prozent geben immerhin an, dass sie das Potential erkannt haben.
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· Mitarbeiter wenden für die Informationssuche im Unternehmen extrem viel Zeit auf.
· Ein Dokumenten-Management-System ist der erste Schritt, um das Aufspüren von benötigten Dateien zu vereinfachen.
· Noch einfacher fällt die Suche allerdings, wenn zusätzlich eine Enterprise Search Engine eingesetzt wird.
· Diese Möglichkeit wird aber erst von wenigen Firmen genutzt.
