Wie jede Woche freut sich Boris über die morgendliche Zugfahrt. Sein Arbeitgeber fördert das Pendeln mit öffentlichen Verkehrsmitteln als umweltfreundliche Alternative zum Dienstwagen und so nutzt Boris das qualitativ hochstehende Eisenbahnnetz regelmässig für seine Fahrten zur Arbeit und zu Kunden. Er arbeitet in der IT-Branche und ist auf dem Weg zu seinem Kunden mit Hauptsitz in Genf.
Diese Woche will er seinem Kunden beweisen, wie mobil unsere Gesellschaft geworden ist und wie Unternehmen davon im Büroalltag profitieren können. Seinen Laptop hat er deswegen zuhause gelassen und seine Präsentation als Datei auf sein Smartphone geladen. Beim Kunden wird er es dann drahtlos an einen Präsentationsrechner übertragen und auch vom Smartphone aus die Präsentation steuern.
Was im privaten Alltag und in Boris’ Unternehmen bereits zum Alltag gehört, hat in der Arbeitswelt noch nicht Fuss gefasst. Mobilfunkbetreiber und Laptophersteller werben in Zusammenhang mit ihren Produkten deren Kompatibilität mit web-basierten Dienstleistungen, welche den Alltag vereinfachen: Facebook, Flickr, Doodle, Xing, Jabber und andere ausgefallene Namen.
Diese sozialen Netzwerke, Foto-Austausch-Dienstleistungen und Terminplaner haben alle gemeinsam, dass sie sowohl auf dem heimischen Personal Computer, dem internet-verbundenen Fernseher als auch vom mobilen Gerät rund um die Uhr erreichbar und einfach verwendbar sind und dem Dienstleistungsbezieher einen Nutzen (meist gratis) vermitteln. Im Geschäftsumfeld scheinen sich aber insbesondere mittlere und grosse Unternehmen schwer zu tun, solche Anwendungen zur Förderung der Mobilität im Büroalltag einzusetzen.
Unternehmen sollten diesen Ansatz frühzeitig in ihrer Strategie verankern und entsprechende Projekte langfristig planen. Denn es kommen modernste Hardware- und Softwaretechnologien zum Einsatz, deren Einführung gut geplant sein will. Entsprechende Informatik-Architekturen bestehen aus Elementen, die möglichst offene Standards wie Web 2.0, Java und Open Source Software unterstützen. Und sie erfordert häufig neuste Collaboration Software, welche über den reinen Einsatz von E-Mail weit hinausgeht. IBM setzt dabei zum Beispiel auf Lotus Connections. Ein Produktepaket, welches herkömmliches E-Mailing mit Web2.0 Konzepten verbindet und eine moderne gruppen- und länderübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht.
Für den Betrieb kommen auf Server- und Client-Plattformen verschiedene Service und Systems Management Funktionen zum Einsatz. Dazu zählen eine intuitive Benutzerunterstützung, Client IT Asset Management, Imaging und Grid-basierende Softwareverteilung, Server Managed Client, Remote Client Control und zentral gewartete Applikationen.
Daneben gilt es aber auch, das Wissen aufzubauen, wie man diese Technologien optimal einsetzt. Schliesslich handelt es sich bei der Einführung von mobilem Arbeiten oft um einen deutlichen Kulturwandel, welcher entsprechend gemanagt werden muss. Deutlich wird das im sogenannten Desk-Sharing Konzept, welches die Strategie für mobiles Arbeiten in den Lokationen eines Unternehmens fortsetzt. Mitarbeiter verfügen hier nicht mehr über feste Arbeitsplätze in einem bestimmten Bürogebäude. Das Unternehmen stellt vielmehr Standard-Arbeitsplätze zur Verfügung, an denen sich jeder Mitarbeiter ins System einloggen kann.
Dabei spielt es keine Rolle, wo dieser Arbeitsplatz steht. Bei guter Planung und Umsichtiger Einführung bietet dieses Konzept neben der Steigerung der Mobilität der Mitarbieter einen weiteren Vorteil: Die Anzahl Quadratmeter pro Mitarbeiter kann deutlich reduziert werden, ohne dass die Mitarbeiterzufriedenheit zurückgeht. Das führt zu direkten Kosteneinsparungen im Betrieb eines Unternehmens. Bei IBM konnte man so die benötigte Bürofläche von 21 Quadratmetern pro Mitarbeitendem im Jahre 1990 auf sieben im Jahre 2008 reduzieren.
Eine vortschreitende Globalisierung und die starke internationale Ausrichtung der Schweizer Wirtschaft werden den Druck zum mobilen Arbeiten auch für kleinere und mittlere Unternehmen in Zukunft erhöhen. Dazu kommt nun eine neue Generation Arbeitnehmer in die Firmen, die von Universitäten und Schulen an ein mobiles und vernetztes Arbeiten gewohnt sind. Sie werden entsprechende Tools und Geräte auch im Arbeitsalltag einfordern, um optimal arbeiten zu können.
Unsere Züge werden sich dadurch aller Voraussicht nach mit Menschen wie Boris füllen. Für sie wird es selbstverständlich sein, dass sie arbeiten können, wo sie sich gerade befinden. Ob das im Zug, im Hotel, zuhause oder im Büro ist. Und wer weiss – vielleicht heisst das ja auch, dass die morgendliche Rush-Hour der Verangenheit angehört? Schön wärs.
1. «Dringlichkeit» entwickeln, dass die Organisation sich verändern kann
2. Klein starten, schnell wachsen – Kleinere, aber prominente Pilotprojekte zeigen der übrigen Organisation gute Beispiele für die Transformation.
3. Geschäftsprozesse durchleuchten: Ist das Unternehmen bereit für neue Technologien? Hier ist es hilfreich, eine Sicht von aussen einzuholen.
4. Die passende Technologie ermöglicht und beschleunigt die Transformation.
5. Meilensteine und Messpunkte definieren und aus Sicht des gesamten Workplace-Lebenszyklus betrachten.
6..Alte Systeme, Applikationen und Tools entfernen, wenn neue ausgerollt werden.
7. Mobiles Arbeiten betrifft direkt die Kultur eines Unternehmens. Deswegen gilt es, auf Mitarbeiter und Firmenkultur besonderes Augenmerk zu legen. Professionelles Change Management kann hier helfen.
8. Die Kunden (intern oder extern) entscheiden in der täglichen Anwendung, ob die neue Technologie zum Erfolg wird.
Wenn sie die Veränderung ablehnen, erzielt auch die beste Technologie keine Verbesserung. Deswegen gilt: Immer auf die Kunden hören.
Reto Sigl, Integrated Technology Delivery, IBM Growth Markets Unit Central & Eastern Europe, Middle East and Africa
Daniel Stössel, Leader End User Services, IBM Schweiz AG
