IT as a Service: Eine Offertanfrage

Flexibilität, Skalierbarkeit, Standardisierung, Planbarkeit, Fokus aufs Kerngeschäft und ein höheres Know-how-Level: In den vorangegangenen Artikeln dieses Schwerpunkts wurden die Vorteile von Workplace und IT as a Service bereits mannigfaltig dargelegt – Vorteile, die sich nur schwer bestreiten lassen. Am Ende des Tages allerdings ist der Entscheid, seine Arbeitsplätze und weitere Bereiche der IT als Service zu beziehen, aber immer (und wohl vor allem auch) eine Kostenfrage. Aus diesem Grund wollten wir anhand einer uns bekannten und ganz konkreten IT-Landschaft eines Kleinunternehmens wissen, was es denn tatsächlich kosten würde, wenn diese IT-Landschaft künftig als Service bezogen würde.

Kein As a Service für Kleinunternehmen

Dazu haben wir die wesentlichen Komponenten der besagten IT-Landschaft auf Papier niedergeschrieben und eine Handvoll IT-Dienstleister gebeten, sich darüber Gedanken zu machen, ob und wie diese Landschaft künftig in einem As-a-Service-Modell betrieben werden könnte. Bei unserer Anfrage haben wir uns auf Anbieter beschränkt, die IT as a Service als Komplettpakete anpreisen, und haben mittels Google-Recherche sieben IT-Dienstleister gefunden, bei denen wir das Gefühl hatte, sie könnten ein für unser Szenario passendes Angebot im Portfolio haben. Bei gleich einigen Dienstleistern lagen wir damit jedoch ordentlich falsch, denn: Wie eingangs erwähnt, suchten wir eine As-a-Service-Lösung für ein Kleinunternehmen, und genau für ebensolche Kleinunternehmen sind As-a-Service-Angebote bestenfalls eingeschränkt geeignet, wie wir rasch lernen mussten.


Ein IT-Dienstleister liess uns denn auch umgehend wissen, dass sich sein Angebot an Unternehmen ab einer Grösse von 75 Mitarbeitenden richtet. Auch von weiteren Unternehmen kam die Rückmeldung, unser geschildertes Szenario sei denkbar ungünstig für ein As-a-Service-Angebot, diese würden sich erst ab 20, 30 oder noch mehr Arbeitsplätzen rechnen. Von zwei IT-Dienstleistern hiess es, man habe zwar noch Angebote für Kleinunternehmen im Portfolio, diese seien aber nicht länger im Kundenfokus, weshalb man auch keine Angebote im Rahmen unserer Anfrage publik machen wolle. Kurzum: Letztlich haben sich drei IT-Dienstleister unserem Szenario angenommen, zwei davon – Swisscom sowie Achermann ICT Services – haben konkrete Offerten berechnet, allerdings auch hier teils mit Vorbehalten, dazu aber später mehr.

Die Ausgangslage

Widmen wir uns zuerst einmal der IT-Landschaft, die bis anhin intern betreut wurde und die in Zukunft in einem As-a-Service-Modell laufen soll. Wie erwähnt handelt es sich beim semi-fiktiven As-a-Service-Interessenten um ein Kleinunternehmen im Dienstleistungsumfeld mit zehn Mitarbeitenden, zwei davon im Aussendienst und mobil arbeitend. Alle zehn Mitarbeiter des Unternehmens arbeiten auch im Home Office, auf den Arbeitsgeräten läuft eine Windows/Microsoft-365-Umgebung, für die Kollaboration wird Teams verwendet und für Telefonie VoIP via Virtual PBX. Abseits der Norm ist ein interner File-Server und vor allem ein Stück Legacy-Software auf einem lokalen Server in Betrieb. Das Gros der verwendeten Hardware ist schon etwas in die Jahre gekommen (siehe Kasten).

Mit diesen Informationen sind wir also auf die Dienstleister zugegangen, so dass diese uns einen ersten Richtpreis nennen können. Gleichzeitig haben wir einen Fragenkatalog definiert, um herauszufinden, welche As-a-Service-Infrastruktur die Spezialisten uns als Ersatz für die beschriebene IT-Infrastruktur empfehlen würden und wo allenfalls die Knackpunkte bei der Offerte liegen. Wir wollten wie gesagt eine erste Preisangabe für die beschriebene As-a-Service-Lösung (Komplettpaket inkl. Hardware, Support etc.) und wir wollten wissen, wie wir diese Preisangabe mit den Kosten für die bislang intern betriebene IT-Umgebung vergleichen sollen; welchen Massstab wir für unsere internen Kosten also anwenden beziehungsweise in welche Relation die beiden Preise zu setzen sind. Und: Wir wollten wissen, was die nächsten Schritte wären, für den Fall, dass man sich für das As-a-Service-Modell entscheiden würde.


Nachfolgend fassen wir die Offerten – falls vorhanden – und die Antworten der drei Anbieter zusammen.

Offerte: Achermann ICT Services

Achermann ICT Services war einer jener IT-Dienstleister, die von Beginn weg klar gemacht haben, dass ein As-a-Service-Projekt, so wie es uns vorschwebt, alles andere als optimal sei aufgrund der geringen Anzahl der Arbeitsplätze. Die Problematik liegt in den einmaligen Projekt- und Transformationskosten, die im Verhältnis zur Zahl der Arbeitsplätze enorm hoch sind. «Das Initial-Setting benötigt einen Grundaufwand, der für Kleinstunternehmen zu kostenintensiv ist», gab Acherman ICT Services zu Protokoll, der Managed Modern Workplace sei für Kunden ab 25 Anwendern geeignet. Achermann ICT Services liess uns ausserdem wissen, dass man in der realen Welt nur auf Basis der gemachten Angaben auch keine Richtpreise nennen würde, sondern der Vorgang so wäre, dass vor einer Offertstellung ein Workshop mit dem Kunden abgehalten würde, auf dessen Basis dann ein konkretes Angebot erstellt wird. Nichtsdestotrotz hat Achermann ICT Services die Herausforderung angenommen, ein Angebot für uns zusammengestellt und einen Richtpreis errechnet. Dieser liegt bei 271.90 Franken pro Nutzer und Monat – ohne die erwähnten einmaligen Projektkosten.

In diesem monatlichen Betrag enthalten sind zwölf neue Clients (HP Elitebook X360 1040 G10) inklusive Docking­station und Care-Pack für drei Jahre, die in einem Leasing-Modell beschafft werden, während die vorhandenen Monitore weiterverwendet würden. Ebenfalls weiterverwendet wird das WAN, das allerdings mittels Workshop genauer geprüft werden müsste. Auch die Drucker blieben bestehen, um deren Betreuung würde sich eine Partnerfirma kümmern. Ebenfalls Teil des Angebots wären drei virtuelle Server im Datacenter von Achermann ICT Services sowie die Rundum-Betreuung von Firewall, LAN und WAN – inklusive Patch-, Lizenz-, Lifecycle- und Backup-Management, Monitoring, Hardwareersatz und mehr. Im Bereich Software würden die bestehenden Microsoft-Lizenzen auf Premium angehoben, während die Telefonie auf Teams umgestellt würde. Ausserdem im Preis drin wäre ein Rahmenvertrag mit der Service-Level-Klasse «Silver», die Support während Bürozeiten mit einer Reaktionszeit von 4 Stunden umfasst.


Als Knackpunkt im beschriebenen Projekt nennt Achermann ICT Services unter anderem die WAN-Anpassung, die unklare Serverausstattung und die verwendeten Datenbanken und Legacy-Applikationen, aber auch die Funktionen und Prozesse rund um das Thema Telefonie und Fragen zum Thema Datenmigration.

Als Dauer für ein mögliches Migrationsprojekt nennt der Anbieter drei bis sechs Monate, und für den Vergleich der bestehenden mit der neuen Infrastruktur respektive mit Konkurrenzangeboten gibt Achermann ICT Services zu bedenken, dass man unbedingt die SLAs und Managed Services zwischen den Anbietern vergleichen müsse und dass bei den On-Prem-Kosten alle Gemeinkosten mit eingerechnet werden müssten – inklusive Versicherungen, Strom, Räumlichkeiten, IT-Sicherheit und natürlich dem Personal.

Offerte: Swisscom

Auch Swisscom erstellte auf unsere Anfrage hin eine konkrete Offerte – aufbauend auf dem diesen Januar neu lancierten Angebot KMU IT Solution. Und auch Swisscom musste beim Offering zahlreiche Annahmen treffen und wies darauf hin, dass genauere Abklärungen vor einer verbindlichen Preisangabe essenziell wären. Interessanterweise liegt der Preis pro Benutzer und Monat aber sehr nahe bei demjenigen, den Achermann ICT Services genannt hat – nämlich bei rund 280 Franken.

Im Swisscom-Angebot enthalten sind dabei ebenfalls Notebooks im Mietmodell – inklusive Peripherie (Monitor, Docking Station, Tastaur und Maus) sowie Care Pack von HP für 36 Monate – sowie die nötigen Microsoft-Lizenzen für die Office-Nutzung und die Azure-Cloud für die Datenablage. Bezüglich Server-Situation ging Swisscom von der Annahme aus, dass die beiden vorhandenen Hardware-Server abgelöst und durch zwei Azure-Server mit je 128 GB Speicherplatz abgelöst werden – wobei hier laut Swisscom genauere Abklärungen nötig wären. Unklar seien auch Fragen zur aktuellen Backup-Strategie respektive die Frage, welche Daten einem Backup zugeführt werden müssten. Bei den eingesetzten Legacy-Applikationen sei man derweil davon ausgegangen, dass diese Cloud-ready wären – auch das wäre aber zu klären. Was die Drucker-Infrastruktur angeht, offerierte Swisscom die Option Cloud-Printing.


Teil des Swisscom-Angebots respektive des Preises von 280 Franken pro Nutzer und Monat ist auch Support durch den KMU-Helpdesk zu Bürozeiten mit einer Interventionszeit von 8 Stunden, ein Internetanschluss mit 300 Mbit/s, die gesamte Standortvernetzung, Managed Security inklusive Antivirus, Fernzugriff für die Benutzer und eine externe VPN-Verbindung. Auch die Lizenzkosten für Teams-Telefonie sowie unlimitierte Festnetztelefonie in der Schweiz sind im Preis drin. Separat verrechnet würde eine einmalige Setup-Fee, die Swisscom mit rund 2500 Franken beziffert.

Wenn Swisscom das Projekt nun umsetzen würde, würde nach dem vorliegenden Richtpreisangebot eine Detailbesprechung folgen, in deren Rahmen die zahlreichen offenen Punkte geklärt würden, bevor es zu einem Detailangebot und schliesslich zu einem Vertrag kommen würde. Danach folgte ein Technical Assessment, die Umsetzungsplanung und schliesslich die Inbetriebnahme. Im besten Fall – sprich bei Vorliegen aller relevanten Informationen und bei zeitnahen Entscheidungen – könnte die Migration in rund vier Wochen umgesetzt werden, schreibt Swisscom.

Offerte: RIZ

Als dritter Anbieter auf unsere Projektanfrage geantwortet hat das Unternehmen RIZ mit Sitz in Wetzikon – allerdings ohne eine konkrete Offerte zu senden. Stattdessen erklärt der Anbieter, der rund 50 Mitarbeitende beschäftigt, auf Anfrage, dass zuerst die genauen Bedürfnisse in einem Beratungsgespräch mit dem Kunden geklärt werden müssten. Dabei würde man Fragen nachgehen wie der nach den Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und Sicherheit (Stichwort Private Cloud vs. Microsoft 365 Public Cloud) oder rund um das Thema Backup.


Entsprechend sei es auch schwierig, ohne genauere Angaben einen Preis pro Nutzer und Monat zu nennen. «In der Annahme, dass die Endgeräte ersetzt werden, kostet das Komplettpaket abhängig vom gewünschten Detailgrad der Security Services zwischen 110 und 200 Franken pro Mitarbeitenden und Monat», nennt RIZ zumindest eine Hausnummer. In diesem Komplettpaket enthalten sei die gesamte Infrastruktur – sprich Lizenzen, Server, Arbeitsplatz, Drucker, Telefonie, Netzwerk oder Firewall im ITaaS-Modell. Auf Wunsch übernehme man auch den kompletten Betrieb und Support, eigene IT-Ressourcen würden somit ebenfalls entfallen. Entsprechend sei es wichtig, bei einem Eins-zu-eins-Vergleich mit der vorhandenen On-Prem-Infrastruktur die kompletten IT-Kosten (Hardwareanschaffung, Betrieb, Support, Inhouse-Ressourcen) zu berücksichtigen und über die angestrebte Laufzeit in Relation zu setzen, so das Unternehmen, das einst aus der ehemaligen Informatikabteilung der Stadt Wetzikon entstanden ist. Zur Dauer eines Migrationsprojekts erklärt RIZ, diese variiere aufgrund diverser Faktoren und gewünschter Zusatzleistungen. «Für ein Komplettpaket sind jedoch zwei bis drei Monate einzuplanen.» (mw)