Die Digitalisierung zwingt kleine und mittelständische Unternehmen, ihre IT-Strategien grundlegend zu überdenken. Angesichts der Notwendigkeit, agil und skalierbar zu bleiben, erwägen immer mehr KMU, ihre IT-Infrastruktur auszulagern. Dieser Schritt ermöglicht nicht nur Kosteneinsparungen und Zugang zu neuesten Technologien, sondern erlaubt es auch, sich stärker auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Doch wie gestaltet sich der Übergang von einer intern verwalteten zu einer ausgelagerten IT-Service-Struktur? Vorliegender Artikel soll helfen, durch die Entscheidungsfindung, Planung und Umsetzung eines IT-Outsourcings zu navigieren.
Effiziente Lösung für Ressourcenknappheit
Die IT ist das Herzstück eines jeden modernen Unternehmens und spielt eine entscheidende Rolle in dessen Funktionsweise, unabhängig von seiner Grösse. Die ständigen Innovationen in der IT-Branche führen zu einem stetigen Wandel und stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen. Die Verwaltung der IT-Infrastruktur erfordert Fachwissen, Zeit und weitere Ressourcen, was insbesondere für KMU schwierig sein kann. Grosse Unternehmen können oft eine eigene IT-Abteilungen unterhalten, während KMU mit begrenzten Ressourcen kämpfen. KMU müssen die vorhandenen Ressourcen effizient einsetzen und möchten sich deshalb meist nur auf ihr Kerngeschäft fokussieren. Da die IT jedoch nicht vernachlässigt werden darf, bietet sich das Outsourcing der IT als eine sinnvolle Lösung an. Durch die Zusammenarbeit mit einem externen IT-Partner können KMU auf bestehendes Fachwissen und Erfahrung zurückgreifen, um ihre IT-Anforderungen zu erfüllen, ohne die Kosten und Belastung einer eigenen, internen IT-Abteilung zu tragen. Das Outsourcing ermöglicht es KMU, sich auf ihre geschäftlichen Prioritäten zu konzentrieren, während gleichzeitig die Zuverlässigkeit und Effizienz ihrer IT-Systeme gewährleistet wird.
Die Entscheidung für das Outsourcing beginnt mit einer umfassenden Analyse der bestehenden IT-Landschaft. KMU müssen bewerten, welche IT-Komponenten wie Clients, Server, Netzwerke, Sicherheitssysteme und Anwendungssoftware für das tägliche Geschäft unerlässlich sind und intern verwaltet werden sollen. Gleichzeitig ist zu identifizieren, welche Bereiche durch externe Dienstleister effizienter und kostengünstiger betreut werden können. Eine gründliche Bestandsaufnahme und Risikobewertung sind hierfür unerlässlich.
Wichtige Tipps für ein erfolgreiches Outsourcing
Auswahl des IT-Dienstleisters
Die Auswahl des richtigen IT-Service-Partners ist ein kritischer Schritt. KMU sollten potenzielle Dienstleister sorgfältig bewerten, indem sie deren Erfahrungen, Fachkenntnisse und Referenzen prüfen. Wichtig sind auch die Flexibilität und Skalierbarkeit der angebotenen Dienste sowie die Fähigkeit des Dienstleisters, individuelle Anforderungen zu erfüllen. Ein transparenter Dialog und klare Kommunikation sind hierbei unerlässlich.
Vertragsgestaltung und SLAs
Ein gut strukturierter Vertrag mit klaren Service Level Agreements (SLAs) ist das Rückgrat einer erfolgreichen Outsourcing-Partnerschaft. Diese Vereinbarungen sollten Leistungsindikatoren, Verfügbarkeitsgarantien, Antwortzeiten bei Anfragen und Eskalationsverfahren umfassen. Es ist wichtig, dass SLAs realistisch sind und beide Parteien sich über die Konsequenzen bei Nichteinhaltung einig sind. Datenschutz und Sicherheitsaspekte müssen ebenfalls detailliert geregelt werden, insbesondere in Branchen mit strengen regulatorischen Anforderungen.
Mitarbeiterschulung und Change Management
Die erfolgreiche Einführung eines IT-Service-Modells erfordert nicht nur technische, sondern auch organisatorische Veränderungen. Mitarbeitende müssen auf die neuen Systeme und Prozesse vorbereitet werden. Schulungen und laufende Unterstützung sind entscheidend, um Widerstände abzubauen und die Akzeptanz zu fördern. Ein effektives Change Management berücksichtigt die menschliche Seite des Übergangs und hilft, die Mitarbeitenden auf die kommenden Veränderungen vorzubereiten und sie dabei zu unterstützen.
Einfluss hybrider Arbeitsmodelle auf IT-as-a-Service-Entscheidungen
Die Covid-19-Pandemie hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert. Viele Unternehmen haben festgestellt, dass hybride Arbeitsmodelle, die eine Kombination aus Remote- und Büroarbeit ermöglichen, nicht nur machbar, sondern auch vorteilhaft sind. Diese Modelle erfordern jedoch eine flexible und zuverlässige IT-Infrastruktur, die sicherstellt, dass Mitarbeitende von überall produktiv sein können. Dies hat direkte Auswirkungen auf Entscheidungen bezüglich IT as a Service (ITaaS), da solche Dienste oft besser geeignet sind, die benötigte Flexibilität und Skalierbarkeit zu bieten.
Ein hybrides Arbeitsmodell kombiniert die Vorteile von Remote- und Präsenzarbeit. Es ermöglicht Mitarbeitenden, flexibel zwischen Home Office und Arbeiten im Büro zu wechseln. Diese Flexibilität steigert nicht nur die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden, sondern trägt auch zur Optimierung von Betriebsabläufen bei.
In Bezug auf die IT-Infrastruktur ergeben sich durch hybride Arbeitsmodelle wichtige Herausforderungen und Chancen. Zum einen müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Systeme und Plattformen nahtlos zwischen verschiedenen Standorten und Geräten zugänglich sind. Dies erfordert eine stabile und skalierbare IT-Infrastruktur, welche die Bedürfnisse von Remote-Mitarbeitenden genauso wie die Anforderungen im Büro erfüllen kann.
Insgesamt bieten hybride Arbeitsmodelle eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, darunter eine verbesserte Work-Life-Balance für Mitarbeitende, eine höhere Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sowie Kosteneinsparungen durch reduzierte Büroflächen und deren Ausstattung. Durch die Förderung von IT-Outsourcing können Unternehmen zudem von externem Fachwissen und Ressourcen profitieren, um ihre IT-Infrastruktur effektiv an die Anforderungen des hybriden Arbeitsmodells anzupassen und zu optimieren.
Schrittweise Auslagerung der internen IT
Die Transformation zur ITaaS sollte in wohlüberlegten Schritten erfolgen:
1. Strategie und Planung: Festlegen der Outsourcing-Ziele und Entwicklung einer detaillierten Planung.
2. Anbieterauswahl: Auswahl des IT-Dienstleisters basierend auf dessen Kompetenz, Erfahrung und Angebot.
3. Vertragsgestaltung: Definition des Service Level Agreements (SLAs) sowie der Datenschutzbestimmungen.
4. Übergangsphase: Planung und Durchführung der Übergabe der IT-Dienste.
5. Implementierung: Schrittweise Umsetzung des Outsourcings, beginnend mit den weniger kritischen Diensten.
6. Schulung und Support: Einarbeitung der Mitarbeitenden in die neue IT-Umgebung.
7. Parallelbetrieb: Testen der neuen Dienste parallel zum bestehenden System.
8. Vollständige Umstellung: Abschaltung der alten Systeme, sobald die neuen zuverlässig funktionieren.
9. Kontinuierliche Bewertung: Regelmässige Überprüfung und Anpassung der Services.
10. Skalierung: Anpassung der Dienste an das Unternehmenswachstum sowie an neue Anforderungen.
Vor- und Nachteile von IT-Outsourcing
+ Zeit-, Ressourcen und Finanzersparnisse
IT-Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, Zeit, Ressourcen und Kosten einzusparen, die normalerweise für den Aufbau und die Verwaltung der eigenen IT-Infrastrukturen erforderlich sind. Themen wie IT-Security, Produktwahl oder technische Hilfsmittel fallen durch das Outsourcing in den Zuständigkeitsbereich der externen IT-Spezialisten. Durch diese Zusammenarbeit können Unternehmen auf eigenes Fachpersonal verzichten und die Ressourcen in anderen Bereichen einsetzen.
+ Kosten- und Leistungstransparenz
Durch klare Vereinbarungen und Verträge wird die Kosten- und Leistungstransparenz verbessert. Projekte können genau analysiert und in Bezug auf die Kennzahlen ausgewertet werden. IT-Dienstleistungen werden protokolliert und die Kosten sind somit jederzeit nachvollziehbar.
+ Fachkompetenz von IT-Spezialisten
IT-Outsourcing ermöglicht es KMU, auf das Fachwissen und die Erfahrung von IT-Spezialisten zuzugreifen. Dies trägt dazu bei, dass Probleme schneller gelöst, Innovationen vorangetrieben und die Effizienz der IT-Systeme gesteigert werden kann.
+ Wettbewerbsvorsprung durch fortlaufende Entwicklung mit dem IT-Partner
Durch eine enge Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister können Unternehmen einen Wettbewerbsvorsprung erlangen, indem sie von den neuesten Technologien, Trends und Best Practices profitieren. Der IT-Partner kann stetige Weiterentwicklungen und Optimierungen vorschlagen, welche genaustens auf die Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.
+ Datenhaltung und Sicherheit
Ein zuverlässiger IT-Dienstleister kann eine sichere und zuverlässige Datenhaltung gewährleisten, indem er moderne Sicherheitsmassnahmen und -technologien implementiert. Die meisten IT-Partner in der Schweiz setzen auf Datenhaltung in der Schweiz. Durch die Auslagerung der Datenhaltung und Sicherheit an einen erfahrenen Partner können Unternehmen das Risiko minimieren und gleichzeitig ihre Datenintegrität und -verfügbarkeit sicherstellen.
- Abhängigkeit
IT-Outsourcing führt zu einer Abhängigkeit vom gewählten externen Dienstleister. Da wichtige Geschäftsprozesse und Daten in den Händen eines Drittanbieters liegen, kann das Unternehmen anfällig für Unterbrechungen oder Probleme sein, die ausserhalb seiner Kontrolle liegen. Wichtig ist hierbei die enge Zusammenarbeit mit einem vertrauten IT-Partner.
- Datenschutz
Die Auslagerung von IT-Dienstleistungen kann Datenschutzrisiken mit sich bringen, insbesondere wenn sensible Unternehmensdaten an externe Anbieter weitergegeben werden. Auch wenn Vertraulichkeitsvereinbarungen und Sicherheitsmassnahmen getroffen werden, besteht immer die Möglichkeit von Datenschutzverletzungen oder unbefugtem Zugriff auf Daten durch den Dienstleister oder Dritte.
Das richtige Vorgehen in der Übergangsphase
Spätestens während der Implementierung stellt sich die Frage, wie die Umstellung auf die ausgelagerte IT durchgeführt wird:
- Sollten alle Systeme auf einmal ausgelagert werden oder ist ein schrittweiser Ansatz sinnvoller?
- Ist es ratsam, eine Übergangsphase mit einem dualen Betrieb einzurichten, falls Probleme auftreten, oder ist ein Umstieg zu einem festgelegten Zeitpunkt die bessere Option?
Im besten Fall werden diese Fragen bereits während der Planungsphase vom IT-Partner geklärt und basierend auf den Anforderungen entschieden. Denn das richtige Vorgehen in der Übergangsphase beim IT-Outsourcing erfordert eine gründliche Vorbereitung und Ressourcenplanung.
Die Auslagerung aller IT-Systeme auf einmal bietet den Vorteil, dass der Übergangsprozess einheitlich abgeschlossen werden kann und alle Mitarbeitenden gleichzeitig auf der neuen IT-Infrastruktur arbeiten, was die interne Koordination erleichtert. Eine sofortige Realisierung bringt auch Effizienz- und Kostenvorteile durch eine schnellere Implementierung und kürzere Übergangsphase mit sich.
Der Übergang zur Auslagerung der IT kann jedoch auch etappenweise erfolgen. Dies ermöglicht es Unternehmen, sich schrittweise an die neuen Prozesse und Systeme anzupassen und potenzielle Risiken zu minimieren. Durch das schrittweise Vorgehen können Unternehmen flexibler auf unvorhergesehene Schwierigkeiten reagieren und den Übergangsprozess kontrollierter abwickeln.
Die Wahl zwischen einer etappenweisen oder vollständigen Auslagerung hängt von den spezifischen Umständen und Zielen des Unternehmens ab. Die Einbindung der Mitarbeitenden und eine korrekte Schulung auf den neuen Systemen sind jedoch bei beiden Optionen entscheidende Aspekte, um ein erfolgreiches Outsourcing durchzuführen.
Ein visueller Wegweiser, welcher Unternehmen Schritt für Schritt effizienter macht. In der Grafik sind die wichtigsten Phasen zu einem erfolgreichen IT-Outsourcing zu sehen. (Quelle: RedIT)
Nach der Auslagerung
Nach der Auslagerung der IT in ein Service-Modell ist eine enge Zusammenarbeit mit dem IT-Partner unerlässlich. Es ist wichtig, regelmässig die Anforderungen zu überprüfen und auch die Systeme dementsprechend anzupassen, um sicherzustellen, dass die IT-Dienstleistungen den aktuellen Bedürfnissen entsprechen. Darüber hinaus sollte der Kunde in Zusammenarbeit mit seinem IT-Partner stets aktuelle Trends und neue Technologien beobachten und seine Systeme demensprechend aktualisieren. Dies gewährleistet nicht nur eine effiziente Geschäftsabwicklung, sondern trägt auch zur Sicherheit und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens bei.
Die Entscheidung, IT-Dienstleistungen auszulagern, ist ein bedeutender Schritt für jedes KMU. Sie erfordert eine sorgfältige Planung, klare Kommunikation und die Auswahl des richtigen Partners. Durch die Beachtung der hier dargelegten Prinzipien und Best Practices können KMU die Vorteile des IT-Outsourcings voll ausschöpfen, ihre Effizienz steigern und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Letztlich ist das Ziel, eine langfristige Partnerschaft aufzubauen, die das Unternehmen unterstützt und zu seinem Erfolg beiträgt.
Der Autor
Paulo Charrua bringt über drei Jahrzehnte Erfahrung in der IT-Branche mit und leitet bei RedIT die Abteilung Managed Solutions. Er unterstützt KMU insbesondere bei der Digitalisierung und Optimierung ihrer IT-Strategien. RedIT zeichnet sich als führendes IT-Unternehmen aus, spezialisiert auf massgeschneiderte Digitalisierungs- und Cloud-Lösungen, die Effizienz und Effektivität in Unternehmen steigern. Die Firma steht für individuelle Serviceleistungen und enge Kundenbeziehungen.
