Ein DMS kann in verschiedenen Branchen und Organisationen – egal welcher Grösse – von wertvollem Nutzen sein. Wichtig ist es, die individuellen Bedürfnisse und Ziele genau zu kennen. Eine sorgfältige Analyse und Bewertung der aktuellen Arbeitsabläufe und gewünschten Verbesserungen im Dokumentenmanagement ist daher unabdingbar. Weiter hilft dies dabei, festzustellen, wo und in welcher Ausprägung ein DMS geeignet ist oder nicht.
Unternehmen, die etwa grosse Mengen an Dokumenten erzeugen und verwalten, sind mit einem Dokumentenmanagement-System gut beraten, wenn die Dokumente effizient organisiert, gespeichert, gefunden und geteilt werden sollen. Auch Organisationen, bei denen die Zusammenarbeit über Abteilungen, unterschiedliche Standorte oder gar über globale Teams hinweg verläuft, können profitieren. Ein DMS ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit, wenn es um die gleichzeitige, ortsunabhängige Bearbeitung und den Austausch von Dokumenten geht. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen, die schnelle Suche nach Informationen und die Reduzierung von manuellen Arbeitsschritten können Mitarbeitende ihre Zeit folglich effektiver nutzen. Zudem bietet ein DMS die Möglichkeit, sich vom physischen Archiv sowie dem unnötigen Platz- und Papierverbrauch zu lösen.
Ein weiterer, oft sehr wichtiger Punkt, sind Compliance-Anforderungen, denen Rechnung getragen werden muss. Der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems erleichtert die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, die Verwaltung von Zugriffsrechten, die Nachverfolgung von Änderungen sowie die Erstellung von Audit-Trails.
Microsoft 365 und Google Workspace – braucht es DMS?
Dies ist eine berechtigte Frage. Es ist zu beachten, dass die Unterschiede zwischen DMS, Microsoft 365 und Google Workspace in Bezug auf Funktionalität, Integration und Preisgestaltung vielfältig sind.
FunktionalitätEin DMS ist darauf spezialisiert, Dokumente zu verwalten, zu speichern, zu organisieren und zu sichern. Sprich, der gesamte Lebenszyklus der Dokumente wird abgedeckt: von der Erzeugung bis zur Vernichtung. Zusätzlich können Dokumente – je nach Anbieter – in einem (Cloud-)DMS-Archiv rechtskonform nach schweizerischen und internationalen Vorschriften und Gesetzen zur Archivierung aufbewahrt werden. Ein DMS bietet Funktionen wie Versionierung, Metadatenverwaltung, Workflow-Management, Volltextsuche, Verwaltung von Aufbewahrungsfristen, Verschlüsselung und Zugriffskontrolle.
Bei Microsoft 365 geht die umfassende Produktivitäts-Suite über Anwendungen wie Word, Excel und Powerpoint hinaus. Es umfasst auch Funktionen für die Zusammenarbeit wie E-Mail, Kalender, Cloud-Speicher (Onedrive), Messaging (Teams) und mehr. Und auch das Dokumentenmanagement ist ein Teil von Microsoft 365, insbesondere im Rahmen der Komponenten Sharepoint Online und Onedrive for Business.
Google Workspace bietet Anwendungen wie Google Docs, Sheets und Slides für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten sowie Google Drive als zentrale Speicher- und Dokumentenmanagement-Plattform. Dazu gehören auch E-Mail, Kalender, Instant Messaging (Hangouts) und Videokonferenzen (Meet).
IntegrationWenn wir einen Blick auf die Integration werfen, lassen sich folgende Unterschiede feststellen: Während sich ein DMS als eigenständige Lösung leicht und variabel – je nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens – in andere Systeme wie beispielsweise Office out of the Box integrieren lässt, bietet Microsoft 365 wiederum eine umfangreiche Integration mit anderen Microsoft-Produkten und -Diensten, Google Workspace bietet hingegen eine enge Integration zwischen Google Docs, Sheets, Slides und Google Drive. Microsoft 365 und Google Workspace werden daher oft als stärker in sich geschlossene Gesamtlösungen bezeichnet.
PreisgestaltungDie Kosten für ein DMS variieren je nach Anbieter und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Es gibt unterschiedliche Lizenzierungsmodelle, wie zum Beispiel einmalige Lizenzen oder Abonnementgebühren (Miete respektive Subscription). Microsoft und Google bieten verschiedene Pläne und Preismodelle für Unternehmen unterschiedlicher Grösse und Anforderungen. Die monatlichen Kosten richten sich nach der Anzahl der Benutzer, den enthaltenen Funktionen und dem Supportlevel.
Jede Lösung hat ihre eigenen Stärken und Schwächen und die Wahl hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie den Funktionalitäten, den bevorzugten Anwendungen, der Integration (flexible Umsetzungsmodelle), dem Budget, dem Support oder auch der Benutzerakzeptanz. Es gilt: Eine sorgfältige Analyse und Bewertung der unterschiedlichen DMS-Lösungen hilft, um die für das Unternehmen am besten geeignete Option auszuwählen.
So gelingt die Einführung eines DMS
Wer sich für die Einführung eines DMS im eigenen Unternehmen entscheidet, sollte schon zu Beginn einige Punkte beachten:
1. Mitarbeitende und Management miteinbeziehenDer erste wichtige Schritt ist, dass alle Verantwortlichen aus verschiedenen Abteilungen sowie das Management an einem Tisch sitzen. Es sollte aufgezeigt werden, welche nachhaltigen Verbesserungen das zukünftige Arbeiten mit einem DMS mit sich bringen kann. Beispielsweise lässt sich durch die Automatisierung von Dokumentenflüssen Arbeitszeit einsparen. Zeit, die Mitarbeitende für ihre Kernaufgaben oder strategische Projekte nutzen können. Dank dieses Austauschs kristallisiert sich heraus, welche wesentlichen Punkte für die unterschiedlichen Fachabteilungen wichtig sind. Es entsteht die Möglichkeit, die Akzeptanz für die Einführung eines DMS zu fördern sowie etwaige Ängste und Einwände früh zu erkennen und ihnen zu begegnen.
2. Erfassen der ArbeitsschritteDetaillierte Arbeitsschritte in Prozessen, die für einen reibungslosen Ablauf der Dokumentenverarbeitung notwendig sind, sollten festgehalten werden. Daraus lässt sich ableiten, an welchen Stellen Unternehmen ansetzen müssen, um zukünftig einen möglichst hohen Automatisierungsgrad innerhalb der Dokumentenflüsse zu erreichen. Das Hinterfragen der aktuellen Arbeitsschritte kann zudem sehr hilfreich sein – denn nur «weil man es immer so gemacht hat», muss es nicht zwingend optimal sein.
Wichtige Kennzahlen sind zum Beispiel die Zeitaufwände für:
- Postempfang, Triage, Verteilung
- Datenerfassung
- Klassifizierung, Ablage
- Genehmigungsschritte (Anträge, Spesen, Rechnungen, Ferien etc.)
- Dokumenten- und Informationssuche
3. Struktur, Zugriffsberechtigungen, AufbewahrungsfristenStrukturNachdem klar ist, wie viel Zeit für das Dokumentenmanagement aufgewendet wird und welche Wege die Dokumente im Betrieb gehen, müssen Unternehmen die Struktur des zukünftigen DMS evaluieren und definieren. Zielführend für einen effizienten Dokumentenfluss ist eine einheitlich strukturierte Ablage der Dokumente. Deshalb geht es für die Verantwortlichen in diesem Schritt daran zu betrachten, anhand welcher Struktur die Dokumente abgelegt und mit welchen Metadaten sie angereichert sind. Dabei wird sich rasch zeigen, ob die Ablage bereits eine einheitliche Struktur aufweist oder ob diese vorerst erarbeitet werden muss. Anhand dieser Analyse können Verantwortliche zudem erkennen, bei welchen Dokumenttypen hinsichtlich Automation Potenzial vorhanden ist und welche sich gegebenenfalls zu sogenannten Dossiers bündeln lassen. Oftmals spricht man dabei von einem Dokumentenplan mit den für das jeweilige Unternehmen benötigten Dokumenttypen.
ZugriffsberechtigungenJe nach Dokumenttyp oder auch Dossier ist es möglich, dass nicht alle Dokumente von allen Mitarbeitenden eingesehen oder bearbeitet werden dürfen. Mit einem DMS kann dies über sogenannte Benutzergruppen flexibel gesteuert werden. Beispiele hierfür sind:
- Medizinische Unterlagen in einem Personaldossier
- Strategische Dokumente der Geschäftsleitung
- Verträge in einem Kundendossier
AufbewahrungsfristenEs ist möglich, dass bestimmte Dokumenttypen gemäss den rechtlichen Vorgaben vor der Löschung über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Mit einem DMS und einer einheitlichen Dokumentenablage lassen sich die Aufbewahrungsfristen stets kontrollieren und bewegen sich so innerhalb der rechtlichen Anforderungen.
4. Bestehende IT-Systeme prüfenEin DMS wird praktisch immer an bereits bestehende Kernsysteme angebunden. Über Schnittstellen werden in der Regel Stammdaten ausgetauscht oder es erfolgt ein Aufruf aus dem Kernsystem ins DMS. Im Folgenden finden sich verschiedene Beispiele für mögliche anzubindende Fachapplikationen:
- Enterprise Resource Planning (ERP)
- Personalverwaltungssystem (HRM)
- Kundenverwaltungssystem (CRM)
- Buchhaltungs-Software
- Tool für digitales Unterzeichnen
- Active Directory
5. Veränderung durch Einbeziehung ermöglichenSoll die Einführung eines neuen DMS erfolgreich sein und das Dokumentenmanagement dazu führen, dass die Aufbewahrung von Dokumenten die rechtlichen Vorgaben erfüllt und dass sich die Mitarbeitenden nicht auf das Suchen von Papierdokumenten konzentrieren müssen, sollten Unternehmen die zuvor genannten Punkte beherzigen. Die jeweiligen Fachabteilungen können dabei wertvolle Inputs aus dem täglichen Betrieb hinsichtlich Struktur von Dossiers, Häufigkeit und Art der Zugriffe sowie der Dokumentenflüsse geben. Mitarbeitende müssen aktiv mit ins Projekt einbezogen und der Mehrwert der neuen Lösung aufgezeigt werden. So lässt sich das Vertrauen für die bevorstehende Veränderung fördern und möglicherweise können Fürsprecher für die neue Lösung gewonnen werden.
Das DMS dient als Drehscheibe für alle dokumentenbezogenen Prozesse im Unternehmen und kommuniziert sowohl mit der Datenextraktion wie auch mit den Benutzern und Fachapplikationen. (Quelle: Arcplace)
Ein wichtiger Bestandteil des DMS: das Archiv
Die Archiv-Funktion eines DMS dient der langfristigen und sicheren Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten, die nicht mehr aktiv bearbeitet oder benötigt werden, jedoch aus rechtlichen, regulatorischen oder geschäftlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Dies können zum Beispiel abgeschlossene Projektdokumente, Verträge, Geschäftsberichte, Kundenakten, Personaldossiers, Rechnungen oder Steuerunterlagen sein. Unternehmen müssen bei der Archivierung die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf die Aufbewahrung von Dokumenten in verschiedenen Rechtsgebieten (z.B. Steuerrecht oder Datenschutzgesetze) berücksichtigen. Entsprechend den festgelegten Vorgaben werden die Dokumente im Archiv organisiert und verwaltet, wobei integrierte Funktionen für das Lifecycle-Management der Dokumente Unterstützung bieten. Zudem ist es wichtig, dass der Zugriff auf die archivierten Dokumente wenn nötig möglich ist. Weiter gilt es, sämtliche Zugriffe in einem Archiv aufzuzeichnen. Ein Archiv verfügt über eine geeignete Suchfunktion, die es den Benutzern ermöglicht, die archivierten Dokumente schnell zu finden und darauf zuzugreifen.
Das Archiv muss jederzeit sicherstellen, dass die archivierten Dokumente vor unbefugtem Zugriff, Änderungen oder Verlust geschützt sind. Es sollte Mechanismen zur Sicherung der Dokumente – wie Verschlüsselung und Zugriffskontrolle – bieten, um die Vertraulichkeit und Integrität der Informationen gewährleisten zu können.
Den richtigen Lösungspartner finden
Die Auswahl des richtigen Lösungspartners für ein Dokumentenmanagement-System ist entscheidend für den Erfolg der Implementierung. Nachdem die Ausgangslage und die Anforderungen definiert sind, ist eine professionelle und persönliche Beratung durch Experten unabdingbar. Hier ist zu erwähnen, dass die Einführung eines DMS auch schrittweise angegangen werden kann – beispielsweise durch eine erste Digitalisierung der Personaldossiers. Oft ist ein Unternehmen gut beraten, mit einer Standardlösung zu starten, wobei Kosten gespart und das bereits vorhandene Wissen der Spezialisten optimal genutzt werden kann. Bei der Implementierung eines DMS braucht es zudem Schnittstellen zu anderen Systemen oder einen Initial Scan, um die Dokumente in digitaler Form zur Verfügung zu stellen. Es gilt zu überlegen, ob ein Outsourcing für gewisse Aufgaben und Prozesse sinnvoll sein kann. Und auch die nachgelagerte mögliche Option, das DMS weiter auszubauen und Prozesse flexibel zu optimieren, sollte nicht ausser Acht gelassen werden. Ein Lösungspartner, der alles aus einer Hand anbietet und eine Rundumsicht beherrscht, kann hier von Vorteil sein. Sowohl eine seriöse Evaluation möglicher DMS-Software-Produkte sowie ein Vergleich mehrerer Anbieter sind ein Muss. Dabei sollten nicht nur Fachkenntnisse, sondern auch Support- und Schulungsangebote, Kosten und Vertragsbedingungen, nötige Zertifizierungen im Bereich Informationssicherheit sowie Datenschutz (es wird oft mit hochsensiblen Dokumenten gearbeitet), Referenzkunden und Erfolgsgeschichten unter die Lupe genommen und verglichen werden.
DMS versus ECM
DMS (Dokumentenmanagement-System) und ECM (Enterprise Content Management) sind zwei verwandte, aber doch unterschiedliche Konzepte im Bereich des Informationsmanagements, wobei sich die Einführung eines DMS durchaus als guter erster Schritt für eine nachfolgende Einführung einer ECM-Lösung eignet. Die Hauptunterschiede zwischen DMS und ECM:
Umfang Ein DMS konzentriert sich hauptsächlich auf die Verwaltung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens. Es umfasst Funktionen wie das Speichern, Organisieren, Suchen, Teilen und Verwalten von Dokumenten. Ein ECM hat hingegen einen breiteren Anwendungsbereich und umfasst sämtliche Aspekte und Technologien zum Erstellen, Speichern, Teilen, Aufbewahren und Vernichten von Inhalten respektive Informationen. Als zentrale Datendrehscheiben beherbergen ECM-Systeme mitunter Dokumente wie die DMS-Systeme. Zusätzlich sind sie in der Lage, weitere Daten und Informationen, die für die Unternehmung geschäftsrelevanten Charakter haben, zu verwalten. ECM-Systeme sind dafür ausgelegt, strukturierte und unstrukturierte Inhalte zu verarbeiten, sodass Unternehmen Geschäftsziele effektiver erreichen, ihre Kunden besser bedienen und die Risiken minimieren können (z.B. in Bezug auf Konformitätsverstösse, Gerichtsverfahren, unkoordinierte Abteilungen oder Fluktuation in der Organisation).
Integration Ein DMS beschränkt sich vorwiegend auf die Dokumentenverwaltung und bietet möglicherweise nicht den gleichen Grad an Integration mit anderen Systemen und Geschäftsprozessen wie das ECM. Das ECM hingegen ermöglicht meist die Integration von verschiedenen Systemen – wie beispielsweise ein ERP – und Tools zur Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung von Inhalten. Das kann verschiedene Funktionalitäten wie Workflow-Management, Aufzeichnungsmanagement, Archivierung, Metadatenverwaltung, Suche und Kollaboration einschliessen.
Unternehmensweiter Ansatz Das DMS kann als Teil eines ECM-Systems fungieren, das auf spezifische Dokumentenverwaltungsanforderungen fokussiert ist. Das ECM zielt darauf ab, Informationen über Abteilungen und Systeme hinweg, also unternehmensweit, zu verbinden und zu harmonisieren.
SkalierbarkeitDas DMS kann im Vergleich zum ECM sowohl von kleinen als auch von grösseren Unternehmen genutzt werden, um ihre spezifischen Dokumentenmanagement-Anforderungen zu erfüllen. Das ECM ist in der Regel auf grössere Unternehmen mit komplexen Informationsmanagement-Anforderungen ausgerichtet. Es kann eine skalierbare Architektur bieten, um grosse Mengen an Inhalten zu verwalten und Unternehmensprozesse zu unterstützen.
Es ist wichtig anzumerken, dass die Begriffe DMS und ECM in der Praxis jedoch oft unterschiedlich verwendet werden und die Abgrenzung nicht immer eindeutig ist. Einige Anbieter können ähnliche Funktionen in ihren DMS- und ECM-Lösungen integrieren, während andere den Fokus wiederum auf spezifische Aspekte des Informationsmanagements legen. Es ist daher ratsam, die jeweiligen Funktionen und den Umfang einer Lösung zu prüfen, um festzustellen, ob sie den eigenen Anforderungen entspricht.
Die Autorin
Irene Feusi ist Head Marketing beim auf dokumentenbezogene Prozesse und elektronische Archivierung spezialisierten IT-Dienstleister
Arcplace. Arcplace ist ein privates und unabhängiges Unternehmen mit einem professionellen Team von über 100 Mitarbeitenden. Der Dienstleister hat seit seiner Gründung im Jahre 2006 Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace betreibt seine Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO-27001-Standard für Informationssicherheit zertifiziert.
Irene Feusi ist Head Marketing bei Arcplace. (Quelle: Arcplace)
