Microsoft Teams ist mittlerweile eine feste Grösse in der modernen Arbeitswelt. Völlig zu Recht, denn die Möglichkeiten der Kommunikations- und Kollaborationsplattform sind vielseitig und entwickeln sich laufend weiter. Meist werden die vielen PS, die die Anwendung bietet, von Unternehmen jedoch nicht vollumfänglich auf die Strasse gebracht. Und: Es lauern durchaus auch Gefahren. Wer das grosse Potenzial von
Microsoft Teams richtig ausschöpfen will, sollte deshalb unbedingt eine passende Strategie in petto haben.
Fixer Bestandteil einer solchen Strategie ist ein digitaler Verhaltenscodex. Darin ist festgelegt, wie im Unternehmen zusammengearbeitet und kommuniziert wird – und zwar konkret festgehalten, ohne Floskeln und verbindlich. Ein solcher Codex beinhaltet beispielsweise die vereinbarte Reaktionszeit für die verschiedenen Kommunikationsmittel (zum Beispiel E-Mail, Telefon, Chat usw.). Ein Unternehmen vereinbart so zum Beispiel, dass die maximale Reaktionszeit auf einen Microsoft-Teams-Beitrag einen Arbeitstag beträgt.
Der digitale Verhaltenscodex sorgt für Sicherheit und ein gemeinsames Verständnis unter allen Mitarbeitenden. Gleichzeitig erleichtert er neuen Personen den Start im Unternehmen. Kommunikation und Kollaboration in Microsoft Teams funktionieren aber nur, wenn insbesondere folgende zwei Punkte gegeben sind: Die Führungskräfte leben die Regeln selbst vor und die Mitarbeitenden sind befähigt, mit dem Codex zu arbeiten.
Der Kommunikationskanal ist entscheidend
Einen ersten Namen in der Arbeitswelt machte sich
Microsoft Teams mit Online-Meetings. Im Unternehmen eingeführt für den schnellen Austausch, wurde die Plattform hauptsächlich für Besprechungen und die Kommunikation via Chatnachrichten eingesetzt.
Chatten ist cool, unkompliziert und wir kennen es alle schon aus dem privaten Umfeld. Im Arbeitsalltag bedeuten Chatnachrichten aber auch Ablenkung und sie sorgen für eine siloartige Kommunikation. Darum ist es wichtig, Mitarbeitende darauf zu sensibilisieren, je nach Situation einen anderen (optimaleren) Kommunikationskanal zu wählen. Ein wichtiges Mittel um Ablenkung zu vermeiden sind ausserdem die Benachrichtigungs-Einstellungen. Dabei ist zu empfehlen, die Pop-up-Benachrichtigung nur für dringende Kommunikationskanäle zu aktivieren.
Im digitalen Verhaltenscodex kann zudem definiert werden, dass angerufen wird, wenn man eine Person dringend erreichen will. Das geschieht dann meist nicht mehr über das «altehrwürdige» Kabeltelefon, sondern direkt via Microsoft-Teams-Telefonie, was insbesondere für Mitarbeitende, die oft von unterwegs arbeiten, ein grosser Pluspunkt ist.
Die Microsoft-Teams-Telefonie ermöglicht es Unternehmen, Kunden oder Teamkollegen von überall aus über das Internet zu kontaktieren. Bei Bedarf kann auch die Kamera eingeschaltet werden. Und es macht durchaus Sinn, intern immer mit Kamera zu telefonieren. Damit wird Missverständnissen vorgebeugt und es wird mehr Nähe geschaffen. Ein weiterer Vorteil der Teams-Telefonie: Geschäftsanrufe können direkt auf dem Smartphone entgegengenommen werden, ohne dass die private Nummer herausgegeben werden muss.
Der 1:1-Anruf hat aber, genau wie die Chatnachricht, eine grosse Schwäche: Das Team, beziehungsweise alle Mitarbeitenden, haben keinen Einblick in das, was gerade besprochen wird. Darum liegt im Arbeitsumfeld die grösste Kraft in den Teams-Beiträgen. Sie sind transparent und für alle berechtigten Personen einsehbar. Wird ein Beitrag anhand von ein paar einfachen Regeln erstellt, ersetzt er in vielen Fällen eine E-Mail. Solche Regeln können sein: einen aussagekräftigen Titel setzen, die richtigen Personen notifizieren oder Dokumente und Bilder verlinken, statt sie als Anhang mitzuschicken.
Die verschiedenen Kernfunktionen von Microsoft Teams lassen sich grob in die Bereiche Kommunikation und Kollaboration teilen. (Quelle: iTrust)
Kollaboration – alles in einer Welt
Microsoft Teams ist, wie bereits erwähnt, die ideale Basis für digital erfolgreiches Arbeiten. Nach einer sauberen Einführung und unter Berücksichtigung von bestimmen Regeln kann das Tool der beste Freund im Berufsalltag werden – nicht nur dank umfassenden Kommunikationsfunktionen, sondern auch durch ein Vielzahl an Kollaborationsmöglichkeiten.
Das Cockpit von Teams ist der Startpunkt in der Zusammenarbeits-Welt. Es zeigt alle Teams, denen der jeweilige Benutzer angehört – als Besitzer oder Teilnehmer. Mit einem Klick auf das entsprechende Team kann via Navigationsleiste zu Beiträgen, Dateien und weiteren Applikationen gewechselt werden.
Damit landen wir erneut bei den Teams-Beiträgen, der Königsdisziplin in
Microsoft Teams. Beiträge sind so spannend, weil sie den Informationen einen Kontext geben. Die Mitarbeitenden können direkt auf Nachrichten antworten, sodass zusammengehörige Informationen in einem «Päckchen» vereint bleiben. Die Informationen sind für alle Teammitglieder klar ersichtlich und kontextbezogen auf einer zentralen Plattform vorhanden.
Mit einem Teams-Beitrag werden zudem Redundanzen vermieden, es herrscht Ordnung und Transparenz. Statt dass mit privaten E-Mails zwischen einzelnen Teammitgliedern Informationen unter den Tisch fallen, entsteht eine mit Inputs gespickte digitale «Apéroplatte», die für das ganze Team zugänglich ist.
Ein Beispiel, wie ein Microsoft-Teams-Beitrag idealerweise aufgebaut wird. Wird ein Beitrag anhand dieser wenigen einfachen Regeln erstellt, ersetzt er in vielen Fällen eine E-Mail. (Quelle: iTrust)
Moderne Datenablage durch Verbindung zu Sharepoint
Im Teams Cockpit können via Sharepoint auch Dateien verwaltet werden. Dazu muss man wissen:
Microsoft Teams und Sharepoint sind wie ein Herz und eine Seele. Wird beispielsweise ein neues Team in Microsoft Teams angelegt, entsteht im Hintergrund auf Sharepoint automatisch ein entsprechender Ordner als Ablageort. Das ist super, aber aufgepasst: Es lohnt sich, zuerst eine klare Teams-Struktur zu definieren, um nicht ein Sharepoint-Chaos zu verursachen.
Die Verknüpfung zur Sharepoint-Datenablage ist sehr wertvoll. Daten, welche Mitglieder innerhalb eines Teams verschicken, werden dort automatisch abgelegt. Der springende Punkt: Auf die Daten kann via Teams-App von überall aus zugegriffen werden. Microsoft Teams übernimmt quasi die Rolle als Tor zur modernen Datenablage. Die Vorteile einer solchen Datenablage sind:
- Schluss mit «schreibgeschützten» Dokumenten: Alle Mitarbeitenden können gleichzeitig an denselben Dokumenten arbeiten.
- Schluss mit Version 1, Version 2 und Version 3 eines Dokuments: Alle arbeiten an einem Dokument und haben jederzeit die Möglichkeit, ältere Versionen anzuschauen oder diese wiederherzustellen.
- Schluss mit der Sucherei: Mit einem Klick auf die Lupe findet die intelligente Suche das gewünschte Dokument innert Sekunden.
- Schluss mit Zugriffseinschränkungen: Dokumente können auch offline bearbeitet werden. Die Änderungen werden übertragen, sobald der Benutzer das nächste Mal online ist.
- Schluss mit örtlichen Einschränkungen: Via Internetbrowser oder Teams-App kann von überall auf die Daten zugegriffen werden.
Applikationen einfach verknüpfen
Microsoft Teams rückt auch immer mehr in den Fokus, weil sich nicht nur Microsoft-Produkte wie Tasks, Sharepoint, Viva und Onenote einbinden lassen, sondern ebenfalls Produkte von Drittanbietern direkt verknüpft werden können. Mit einem Klick in
Microsoft Teams können die Benutzer beispielsweise Youtube, Wrike oder Asana ansteuern.
Diese übergreifenden Möglichkeiten machen Microsoft Teams somit auch für jene Arbeitsumgebungen spannend, bei denen Tools im Einsatz sind, die nicht zur Microsoft-Familie gehören. Zudem sind nicht für jedes Team die gleichen Applikationen relevant. Darum ist es möglich, für jedes einzelne Team die passenden Apps zu verlinken. Manche Firmen verwenden beispielsweise häufig die Verknüpfung zum digitalen Notizbuch Microsoft Onenote und legen dort ihre Notizen zentralisiert und somit für das ganze Team verfügbar ab.
Spannend ist auch die zentralisierte Aufgabenliste von Microsoft Tasks (Planner & To Do). Pro Team können Aufgaben erfasst, geplant und zugewiesen werden. Alle Mitarbeitenden können den aktuellen Stand einer Aufgabe und die dafür verantwortliche Person einsehen. Tasks hat jedoch einen Nachteil: Aufgaben können nicht mit einer zeitlichen Aufwandeinschätzung versehen werden. Das Tool eignet sich somit nicht für die Kapazitätsplanung.
Teams-Beiträge, Datenablage, weitere Apps – mit diesen vielen verschiedenen «Abzweigungen» ist Microsoft Teams eine echte Allzweckwaffe.
Microsoft 365 Copilot ist die Zukunft
Geht es um Trends, führt kein Weg am
Microsoft 365 Copilot vorbei. Die KI-Lösung für Unternehmen verspricht eine klare Steigerung der Produktivität. Der Copilot kann beispielsweise in Word ein langes Dokument zusammenfassen oder gar einen ersten Textentwurf zu einem Thema erstellen.
Meetings in Microsoft Teams werden dank dem Copilot effizienter. Anhand der Reaktionen und Aussagen der Teilnehmenden kann die KI-Lösung die wichtigsten Punkte zusammenfassen. Sie schlägt gar mögliche nächste Schritte in Echtzeit vor.
Die künstliche Intelligenz soll in Unternehmen die Fähigkeiten der Mitarbeitenden auf ein neues Niveau heben. Der Copilot hilft ihnen, bei jenen Dingen noch besser zu werden, die sie bereits beherrschen.
Die Möglichkeiten sind gefühlt unendlich. Klar ist: Die Integration von KI in Anwendungen und Dienste wird für Microsoft weiterhin eine wichtige Rolle spielen, um den Alltag der Nutzer zu erleichtern. Copilot wird also in Zukunft auch Microsoft Teams für Unternehmen noch attraktiver machen.
Jetzt auf den Zug aufspringen
Kommunikation und Kollaboration in
Microsoft Teams schaffen also eine hervorragende Grundlage für digital erfolgreiches Arbeiten. Kombiniert mit den neuesten Trends, wie zum Beispiel dem Microsoft 365 Copilot, wird die Anwendung für Firmen immer mächtiger. Entscheidend ist, dass Unternehmen möglichst schnell auf den Zug aufspringen. Das Tempo der Entwicklungen ist rasant und je später der Einstieg, desto grösser wird die Distanz. Es heisst also, keine Zeit zu verlieren und sofort loszulegen mit der eierlegenden Wollmilchsau für Kommunikation und Zusammenarbeit.
Der Autor
Patrick Müller ist Owner und Chairman von
Itrust. Zusammen mit seinem Team aus Spezialisten unterstützt er Führungskräfte und deren Unternehmen seit 20 Jahren dabei, digital erfolgreicher zu arbeiten. Das Erfolgsrezept: die ideale Abstimmung von Mensch und Technologie für ein produktives und attraktives Arbeitsumfeld.
Patrick Müller ist Owner und Chairman von iTrust. (Quelle: iTrust)
