Fallstudie: New Work in alter Spinnerei

In der Zuger Gemeinde Baar läuft derzeit ein grosses Bauprojekt. Auf dem Areal der ehemaligen Spinnerei an der Lorze soll in den nächsten Jahren ein vielfältiger und lebhafter neuer Ortsteil entstehen. Noch deutet wenig darauf hin. Ins Auge sticht vor allem das imposante historische Spinnereigebäude, das als ein Meilenstein der Schweizer ­Industriegeschichte gilt. Darin befindet sich der Hauptsitz des Schweizer IT-Dienstleisters First Frame Networkers.


First Frame Networkers wurde 1997 gegründet und beschäftigt heute rund 75 Mitarbeitende. Sie kommen alle gerne in die stilvollen Büroräumlichkeiten im denkmalgeschützten Altbau. Das müssen sie aber nicht zwingend: In Absprache mit ihrem Bereichsleiter und im Rahmen eines eigens dafür geschaffenen Home-Office-Konzepts entscheiden sie nämlich selbst, ob sich ihr primärer Arbeitsplatz am Firmensitz oder in den eigenen vier Wänden befindet. Zudem gibt es für die Angestellten, insbesondere diejenigen aus der Region Luzern, feste Arbeitsplätze im Coworking Luzern.

Home-Office-Woche im Tessin

Remote-Arbeit ist für First Frame Networkers nichts Neues und wurde bereits vor Corona ermöglicht. Erst während der Pandemie lernten die Mitarbeitenden nun aber offenbar die Vorzüge, insbesondere des Home Office, richtig kennen und schätzen. Zudem zeigte sich laut Jörg Koch, Leiter Marketing und Partner bei First Frame Networkers, dass von daheim genauso effizient und zielführend gearbeitet wird wie im Büro.

Die Tage, die im Home Office verbracht werden, können frei gewählt werden. «Natürlich sind die Montage und Freitage beliebt, aber wir vertrauen unseren Mitarbeitenden da», meint Koch im Hinblick auf eine neue Praxis einzelner Firmen, bestimmte Tage für das Home Office zu verbieten. «Bei uns gibt es sowieso eine Jahresarbeitszeit», ergänzt der Marketingleiter, «da kann man gut auch mal am Freitagmittag schon ins Wochenende und beispielsweise durch Wartungstermine am Abend verursachte Überzeit flexibel kompensieren.»


Selbstverständlich wird nach Gründen geforscht, sollten ­­­die gemeinsam vereinbarten Ziele von Mitarbeitenden über längere Zeit nicht erreicht werden. Solange sich alles im grünen Bereich befindet, liegt sogar mal eine ganze Home-Office-­Woche im Tessin drin, wie sie kürzlich das Netzwerk- und Secu­rity-Team durchführte. «Die Initiative kam vom Team selbst und hat sich bestens bewährt», so Koch. Die Arbeiten für Kundenprojekte und der tägliche Support konnten laut ihm dabei problemlos aufrechterhalten werden.

Schweizer Lösung für Arbeitsplatzverwaltung

Mitarbeitende, die sich für das Home Office als primären Arbeitsplatz entscheiden, haben in den Büros von First Frame Networkers keinen fix zugeteilten Arbeitsplatz mehr. Sie buchen sich, bei Bedarf, einen Flex-Arbeitsplatz. Während für die entsprechende Verwaltung zu Beginn unter anderem noch mit Outlook-Kalendern gearbeitet wurde, so setzt man inzwischen auf eine smartere Lösung von Roomz.

«Roomz ist ein sympathisches Schweizer Unternehmen, das wir schon gut kannten», erklärt Koch. Bereits seit einigen Jahren setzt man zur Verwaltung der Meetingräume auf Roomz-­Displays. Für die Verwaltung der Shared-Desk- beziehungsweise Flex-Office-Arbeitsplätze in Baar und Luzern wurde auf Initiative von Mitarbeitenden im vergangenen Sommer dann MyRoomz eingeführt.


«Ab einer gewissen Grösse ist es unumgänglich, für die Verwaltung von flexiblen Arbeitsplätzen ein entsprechendes Tool zu nutzen. Sonst kommt es schnell zu Frustrationen unter den Mitarbeitenden, zum Beispiel wenn kein Platz mehr zur Verfügung steht», weiss Koch. Die Lösung MyRoomz bewähre sich bestens und komme auch bei den Nutzern gut an. Mit wenigen Klicks habe man die Übersicht über die freien Plätze und könne einen Arbeitsplatz buchen. Der Zugriff erfolgt über den Browser oder via einer App für Apple- und Android-Geräte.

Die Software ist das eine. Wie funktioniert die Flex-Desk-Strategie in der Praxis? Koch bestätigt, dass es Mitarbeitende gibt, die etwas mehr Mühe damit haben als andere, insbesondere mit der Clean-Desk-Regel. Zudem existiert offenbar auch die Tendenz, sich am Ende nach wie vor immer den selben Arbeitsplatz zu buchen. «Da muss ich mich auch selbst an der Nase nehmen», meint der Marketingleiter. Man habe halt seine Präferenzen. Im Co-Working in Luzern funktioniere die Durchmischung der Teams, ein grosser Vorteil von Flex-Desk-Modellen, aber sehr gut. «Hier kommt man ausserdem häufig mit anderen Firmen und Personen in Kontakt, was toll ist.»

Die Mitarbeitenden von First Frame Networkers sind ferner mit aktueller und auf hybride Arbeit ausgelegter Hardware und Software ausgestattet. Genutzt werden Tools wie Teams, Outlook sowie verschiedene Task- und Projektmanagement-Lösungen. «Dank Microsoft 365 kann auch von zu Hause und unterwegs effizient und im Team gearbeitet werden», erklärt Koch. Der zentrale Punkt dabei sei natürlich eine gute Internetverbindung, denn nicht nur die Bereichsorganisation und -kommunikation, für die man unter anderem Viva Engage (ehemals Yammer) nutzt, auch die Telefonie läuft heute bei First Frame Networkers komplett über Teams. «Teams ist für uns ein zentrales Tool geworden», so Koch. Und durch die Einführung von Viva Engage habe man die E-Mail-Flut im Unternehmen enorm senken können.

Umbauten in denkmalgeschütztem Gebäude

Wie wir inzwischen alle wissen, braucht es mehr als technische Hilfsmittel, damit hybride Arbeit gelingt. Wenn die Mitarbeitenden nicht mehr jeden Tag vor Ort im Büro sind, sind Führungskräfte ganz besonders gefordert. «Sie müssen sich proaktiv bei ihren Teammitgliedern melden und zeitlichen Raum bieten, damit sich die Mitarbeitenden melden und allenfalls Unterstützung anfordern können», erklärt Koch. Zudem sollten seiner Meinung nach bestimmte Termine bewusst wieder physisch stattfinden. Bei First Frame Networkers gibt es beispielsweise Team-Office-Tage mit gemeinsamen Kaffee- und Mittags­pausen. Auch die Bereichs-Meetings werden wieder vermehrt vor Ort abgehalten.

Trotzallem schauen viele Mitarbeitende des Unternehmens nur noch sporadisch am Hauptsitz in Baar vorbei. Dadurch wurde natürlich Arbeitsfläche frei. Dies spielte dem wachsenden IT-Dienstleister insofern in die Hände, dass ihm, langsam aber sicher, der Platz ausging. Gleichzeitig konnten mit der Einführung der Flex-Desk-Strategie erste, bereits länger geplante Modernisierungsmassnahmen umgesetzt und Büros umgebaut werden. «Weitere Umbauten stehen in den nächsten Monaten an», so Koch. Dabei will man Raum für Raum analysieren und die Arbeitsbedingungen weiter optimieren. Beispielsweise sollen noch mehr Ruhezonen entstehen.


Auf dem Weg zu einem smarten Office liessen sich dank dem Internet of Things (IoT) noch viele weitere Systeme wie beispielsweise die Beleuchtung oder Heizung in die Arbeitsplatz- und Raumverwaltung integrieren. Ein Bereich, in dem man auch bei First Frame Networkers nach Optimierungen strebt. «Nachhaltigkeit ist ein grosses Thema, mit welchem wir uns stark befassen. Entsprechende bauliche Massnahmen sind an unserem Hauptsitz, in der denkmalgeschützten Spinnerei, jedoch nicht ganz so einfach umzusetzen», meint Koch.

Viel investiert hat man bei First Frame Networkers zuletzt auch in die IT-Sicherheit, die natürlich ein zentrales Thema ist. «Durch die Zunahme von Home Office sind die Möglichkeiten für Angriffe generell grösser geworden», weiss Koch, nicht zuletzt, da Firmennetzwerke seiner Meinung nach per se besser geschützt sind als Heimnetzwerke. Jedes Unternehmen brauche deshalb ein entsprechendes Sicherheitskonzept, das beispielsweise Fragen beantworte, von wo aus und über welche Netze auf Systeme zugegriffen werde und wer welche Files wohin kopieren könne. Oft unterschätzt werde in diesem Zusammenhang nach wie vor der mobile Zugriff via Smartphone. First Frame Networkers selbst ist unter anderem nach ISO 27001 zertifiziert und hat die entsprechenden Themen dank verschiedenen technischen und organisatorischen Massnahmen im Griff.

Neuer Managed Workplace Service

Dass hybrides Arbeiten und Flex-Desk-Strategien in einem Unternehmen, wo man sich täglich mit komplexen IT-Themen und Technologien auseinandersetzt, funktionieren, kommt vielleicht wenig überraschend. Doch das tun sie längst auch in anderen Firmen. First Frame Networkers selbst hat einige Kunden begleitet. Aktuell wurde gerade bei einem schweizweit tätigen Facility-Management-Unternehmen eine automatisierte Geräteverwaltung und Applikationsverteilung mit Microsoft Intune und Autopilot sowie Microsoft Teams Direct Routing eingeführt. Bei verschiedenen Kunden hat man auch erfolgreich Roomz-Bildschirme für die Verwaltung von Meetingräumen installiert oder die Telefonie auf Microsoft Teams umgestellt.

Trotz diversen umgesetzten Projekten und Kunden im Bereich Modern Workplace nehmen Firmen First Frame Networkers offenbar nach wie vor in erster Linie als traditionellen IT-Infrastruktur-Anbieter wahr. «Den Digitalisierungs­ansatz, also Organisation und Produktivität durch individuelle Automation, Apps oder Intranet-Lösungen zu verbessern, nehmen uns die Kunden noch nicht ganz ab», bedauert Koch. Nicht zuletzt deshalb hat man sich mit drei weiteren IT-Dienstleistern zusammengetan und sich am Start-up Bee365 beteiligt, das sich der Konzeption und Entwicklung von intelligenten Tools als Ergänzung zur Microsoft-365-Palette widmet und die Kunden ganzheitlich in Digitalisierungsfragen unterstützen kann.


Der Bedarf nach entsprechenden Lösungen ist laut Koch gross. Bei First Frame Networkers will man in Zukunft derweil noch mehr auf Managed Services setzen, also das Auslagern von IT-Teilaufgaben. Für den Arbeitsplatz arbeitet man da an einem neuen Service mit dem Arbeitstitel Managed Workplace. «Dabei wird es insbesondere um die Sicherheit und Aktualität der Geräte gehen, unabhängig welche Hardware eingesetzt wird», erklärt Koch. Dazu soll unter anderem ein Patch Management von über 850 Applikationen gehören.

Man entfernt sich damit vom bisherigen, «klassischen» Device-as-a-Service-Angebot, weil man gemäss Koch gemerkt hat, dass dieses Konzept bei den Kunden kein grosses Bedürfnis ist. «Viele scheuen die laufenden Kosten und kaufen nach wie vor lieber.» Bei Smart-Office-Konzepten sieht der Marketingleiter und Partner von First Frame Networkers derweil noch Potenzial in Bereichen wie dem Gebäudemanagement, der Sicherheit oder der Nachhaltigkeit. «Entsprechende ­Lösungen werden zunehmend eine Rolle spielen», ist er sich sicher.

Zum Unternehmen

First Frame Networkers wurde 1997 gegründet. Das Unternehmen bietet eigenen Angaben zufolge moderne IT-Arbeitsplatzlösungen, sichere und leistungsstarke Netzwerkverbindungen sowie massgeschneiderte Datacenter- und Cloud-Lösungen. Kunden begleitet man von der Bedarfsanalyse und Beratung über die Realisation bis hin zum Betrieb. Geführt wird die Firma von den Inhabern selbst, zu denen die beiden Hauptaktionäre Philipp Koch und Martin Jung sowie rund 13 weitere Mitarbeitende gehören. Der Hauptsitz des IT-Dienstleisters, der insgesamt rund 75 Mitarbeitende beschäftigt (davon 9 Lernende) befindet sich in Baar, zudem verfügt man über feste Coworking-Arbeitsplätze in Luzern. First Frame Networkers, eine Kununu Top Company 2023, ist zusammen mit drei weiteren Schweizer IT-Providern (Leuchter IT Solutions, Ocom und SmartIT Services) zudem an den Unternehmen Bee365 und BeeDynamics beteiligt, die auf Basis der Produktivitäts- und Kommunikationswerkzeuge aus der Microsoft-365-Produktepalette individuelle Kundenlösungen entwickeln beziehungsweise die Einführung und den Betrieb von Microsoft Dynamics 365 Business Central anbieten. (mv)