Menschen ticken unterschiedlich. Einige arbeiten in den eigenen vier Wänden am besten, andere blühen am Arbeitsplatz im Team auf. Was sich nach der staatlich verordneten Home-Office-Pflicht jedoch vielerorts zeigte: Die meisten geniessen die Abwechslung. Während das Lösen einer kniffligen Denkaufgabe eher etwas für das Home Office ist, graut es den meisten davor, Team-Meetings am Bildschirm abzuhalten – zu mühsam ist die Kommunikation und zu unpersönlich der Austausch.
Dass die Arbeitsumgebung einen wesentlichen Einfluss auf die Produktivität und die Qualität unserer Arbeit hat, ist bekannt. Doch was können Unternehmen tun, um ihren Mitarbeitenden die bestmögliche Umgebung zu bieten? Die Möglichkeit, remote zu arbeiten, ist ein guter Anfang. Für einen reibungslosen Betrieb reicht dies jedoch nicht aus. Moderne Gebäudeautomationssysteme, passende Räumlichkeiten und nicht zuletzt eine effiziente Methode zur Interaktion mit dem Gebäude sind die wichtigsten Pfeiler eines Smart Office.
Anforderungen an ein smartes Office
Das Smart Office ist nicht nur ein Trendbegriff, es ist heute vielmehr eine Erwartungshaltung an ein Gebäude. Ein smartes Office soll ein angenehmes Ambiente bieten, aber auch individuell auf die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer reagieren können. Zudem soll es den Betreibern nützliche Informationen über das Gebäude in Form von Daten liefern. Denn wirklich smart ist ein Gebäude nur, wenn es sich an die individuellen Bedürfnisse eines Betriebs anpassen lässt. Doch diese zu ermitteln, ist bereits eine Herausforderung – und ein andauernder Prozess, denn Bedürfnisse können sich ändern.
Für eine gute Arbeitsatmosphäre ist das körperliche Wohlbefinden der Nutzerinnen und Nutzern zentral. Moderne Gebäudetechnik hilft, mit einer passenden Raumtemperatur, gut belüfteten Räumen und einer angenehmen Beleuchtung eine produktive Atmosphäre zu schaffen. Besonders effektiv wirkt etwa Human Centric Lightning, ein Beleuchtungskonzept, welches das Tageslicht simuliert. Dabei werden Warm- und Kaltanteile der Lichtfarbe dynamisch angepasst. Der Verlauf des Tageslichtes fördert die optimale Produktivität der Mitarbeitenden über den ganzen Tagesverlauf. Durch körpereigene Prozesse werden die Botenstoffe Melatonin und Kortisol im optimalen Verhältnis gehalten.
Ein zeitgemässes Lichtsystem ist zudem für die Optimierung des Energieverbrauchs von grosser Bedeutung. Mit dem Einsatz einer LED-Beleuchtung kann der Energieverbrauch deutlich reduziert werden. Ab September 2023 wird in der Schweiz der Verkauf von T8-Leuchtstofflampen, Hochvolt- und Niedervolt-Halogenlampen verboten sein. Wer noch nicht auf eine LED-Beleuchtung umgestellt hat, sollte sich spätestens jetzt damit befassen.
In einem typischen Smart Office arbeiten die Mitarbeitenden nicht mehr fünf Tage pro Woche an ein- und demselben persönlichen Arbeitsplatz. Je nach Aufgabe möchten sie zuhause oder im Büro arbeiten. Unternehmen können so Flächen sparen, denn es lohnt sich nicht, weiterhin für alle Mitarbeitenden einen eigenen Arbeitsplatz zu unterhalten, wenn dieser die Hälfte der Zeit unbesetzt ist. Wo Remote-Arbeit gepflegt wird, teilen sich heute durchschnittlich anderthalb bis zwei Mitarbeitende einen Arbeitsplatz.
Der Trend geht in die Richtung, flexibel genutzte Co-Working-Bereiche anzubieten, ausserdem Meetingräume in verschiedenen Grössen, Räume für ruhiges Arbeiten oder auch «Telefonzellen» für einen längeren Video-Call. Was gefordert ist, ist jedoch von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich. Hier gilt es, die Flächen so zu gestalten, dass sie mit minimalem Aufwand umgestaltet werden können, ohne in der Energieeffizienz Abstriche machen zu müssen – und Daten über den Betrieb zu erheben.
Die Möglichkeiten von Smart-Office-Lösungen sind gross. Davon profitieren nicht nur Arbeitnehmende, sondern auch Arbeitgeber, lassen sich auf Basis der erhobenen Daten doch beispielsweise Flächen oder Räume optimieren. (Quelle: Siemens)
Daten sammeln mit Sensoren
Umfassende Daten über ein Gebäude lassen sich mit IoT-Technologien wie beispielsweise der LoRaWAN-Technologie (Long Range Wide Area Network) sowie deren Gateway und Sensoren ermitteln. Damit können Prozesse in und um ein Gebäude genau und spezifisch gemessen werden.
LoRaWAN ist ein Low-Power Wide-Area-Netzwerk-Protokoll (LPWAN), das für die Übertragung von Daten über grosse Entfernungen bestimmt ist. Der Trend dieser Technologie scheint unaufhaltsam, werden doch zahlreiche Anwendungen dadurch möglich. Sensoren können mittels LoRaWAN drahtlos in einem Gebäude installiert werden und erfassen zum Beispiel die Raumluftqualität oder die Belegung eines Parkplatzes. Diese Daten senden sie dann an eine dedizierte Cloud. Die gesammelten Daten können von der Cloud mittels RestAPI oder mit einem entsprechenden Gateway weiterverwendet werden.
Die LoRaWAN-Technologie ist voll drahtlos, eignet sich insbesondere für bidirektionale Kommunikation, Lokalisierung von Gegenständen und die Überwachung des Betriebszustands von Systemen. In einer Plattform werden sämtliche Daten von Sensoren und eingebundenen Systemen zusammengeführt und verarbeitet. Als User-Interface dienen nutzerspezifische Apps.
Nutzen für Mitarbeitende und Unternehmen
Mitarbeitende müssen sich auf funktionierende Prozesse verlassen können. Und das können sie bei einem smarten Office, ohne die An- und Abwesenheiten längerfristig planen zu müssen. Ein Arbeitstag beginnt zum Beispiel im Home Office mit einem Online-Meeting um 8.30 Uhr. Danach ist um 10.00 Uhr ein Workshop an einem Büro-Standort geplant. Dank Smart-Office-Applikationen finden sich auch diejenigen im Gebäude zurecht, die normalerweise an einem anderen Standort arbeiten. Der Workshop-Raum kann in der App gesucht werden und die Indoor-Navigation lotst einen durch das Gebäude.
Nach dem Workshop arbeiten die Teilnehmenden für den Rest des Tages im Open-Space-Arbeitsbereich. Den Arbeitsplatz haben sie sich bereits am Morgen via Smartphone reserviert. Da sie nun im Workshop neue Bekanntschaften geschlossen haben und den Austausch noch weiterführen möchten, buchen sie sich spontan über die App einen freien Meetingraum und verschieben die Reservation des Arbeitsplatzes ganz unkompliziert um eine halbe Stunde. Mit einer Co-Workers-Funktion kann sogar der Standort mit anderen geteilt werden, so dass man den Arbeitsplatz in einer Co-Working-Zone neben einem bestimmten Kollegen reservieren könnte.
Smarte Applikationen und Plattformen nehmen in einem Smart Office eine zentrale Rolle ein. Die Möglichkeiten solcher Plattformen sind vielfältig und nicht nur die Arbeitnehmenden, sondern auch die Unternehmen selbst profitieren. Die Arbeitsplätze, die dank Home Office frei bleiben, bieten Einsparungspotenzial – möglicherweise lässt sich ein Stockwerk untervermieten oder es eröffnen sich Flächen für neue Nutzungen. Doch wie werden die Räume und Flächen genutzt? Die Sensordaten geben Auskunft darüber, wie viel Nachfrage nach Arbeitsplätzen und Meetingräumen vor Ort besteht, welche beliebt sind, und wie lange sie belegt werden. Diese Erkenntnisse lassen sich strategisch für die Optimierung der Einrichtung der Räume einsetzen.
Anwendung Wayfinding: Mit einer Indoor-Navigation finden sich auch Personen in grossen Gebäuden zurecht, die zum ersten Mal dort sind. (Quelle: Siemens)
Das Büro als Begegnungszone
Das Nebeneinander der Arbeitsplätze im Unternehmen und zuhause wird auch in Zukunft bestehen bleiben. Während wir bei der Planung unseres Einfamilienhauses oder bei der Suche nach einer neuen Wohnung darauf achten, ein separates Zimmer für das Home Office zu haben, wird es ebenfalls wichtig sein, im Unternehmen auf die geeignete Infrastruktur für Meetings, Austausch und individuelles Arbeiten Zugriff zu haben. Das Büro soll eine Begegnungszone sein.
Um den Überblick über den Betrieb zu wahren und allen Beteiligten die Möglichkeit zu bieten, optimal mit dem Unternehmen zu interagieren, lohnt es sich, in Smart-Office-Anwendungen zu investieren. Von Nutzen sind solche Anwendungen aber natürlich nur, wenn sie konsequent durchdacht und umgesetzt werden. Die Mitarbeitenden möchten sich nicht mit vielen Systemen rumschlagen, sondern alle ihre Belange in einem einzigen System unkompliziert abwickeln. Im Idealfall ist das eine App, die sie ebenfalls auf ihrem privaten Smartphone installieren können.
Für Unternehmen mit mehreren Standorten gilt es sicherzustellen, dass ein reibungsloser Wechsel von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz und von Standort zu Standort möglich ist. So muss etwa eine WLAN-Infrastruktur mit den nötigen Bandbreiten vorhanden sein, die es den Mitarbeitenden erlaubt, sich frei im Gebäude zu bewegen und immer automatisch mit dem Firmennetz und dem Internet verbunden zu sein. Ebenfalls ist es hilfreich, wenn Mitarbeitende sich nicht überall neu anmelden müssen, sondern detektiert wird, an welchem Standort man sich befindet und einem automatisch die relevanten Informationen angezeigt werden.
Die besten Smart Offices entstehen, wenn die entsprechende Plattform bereits bei der Planung des Gebäudes berücksichtigt und als integraler Bestandteil einer Gebäudeautomation eingebunden wird. Aber auch Retrofit-Lösungen sind möglich und bieten Unternehmen mit älteren Gebäuden vielerlei Spielraum, um betriebsspezifische Daten zu erheben und Prozesse zu optimieren.
Der Autor
Jan Geissmann ist IoT-Productmanager bei
Siemens Schweiz und IoT-Experte in den Bereichen Smart Office und Smart Hospitals. Siemens bietet mit Enlighted eine IoT-Lösung, die sich ideal mit der Erneuerung der Beleuchtung kombinieren lässt. Dabei werden die IoT-Sensoren, welche die Übertragung von Echtzeitdaten zulassen und damit weitreichende IoT-Anwendungen mit unterschiedlichen Systemen ermöglichen, direkt in die Beleuchtung integriert.
Jan Geissmann, IoT-Productmanager, Siemens Schweiz (Quelle: Siemens)
