Damit Unternehmen das gesamte Lösungsspektrum und Potenzial der Teams Applikation optimal nutzen und Problemen frühzeitig vorbeugen können, müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein: Governance, Lifecycle-Management und Datensicherheit. Denn die Lösung bietet weit mehr als nur Out-of-the-Box-Funktionalitäten, um das moderne Zusammenarbeiten zu fördern. Mit zunehmender Nutzung der Applikation offenbaren sich bei einigen Unternehmen aber auch die Nachteile respektive Versäumnisse, die aufgrund der schnellen Einführung ohne konkreten Plan entstanden sind.
Datensicherheit statt Wildwuchs
Die Nutzung von Teams ist für viele Mitarbeitende Teil ihrer täglichen Routine geworden. Die Möglichkeit schnell und bedarfsgerecht neue Teams zu erstellen und sofort «loszulegen», ist sicherlich ein ausschlaggebender Punkt für die hohe Benutzerakzeptanz von Teams. Was für den Benutzer ein Segen ist, ist für die IT eine Herausforderung. Nicht mehr benutzte Teams bleiben bestehen und geschäftskritische Dokumente werden mit externen, unautorisierten Gästen geteilt. Unternehmen sollten deshalb eine Governance mit klaren Regeln sowie ein Lifecycle-Management etablieren. So wird Wildwuchs verhindert und die Einhaltung der Sicherheitsanforderung sichergestellt.
Um diese Herausforderungen zu meistern, stellt M365 viele systemeigene Tools und Dienste zur Verfügung. So dient beispielsweise Microsoft Information Protection (MIP) zur Implementierung der Governance und zur Sicherstellung der Datenhoheit, indem es vertrauliche Informationen erkennt, klassifiziert und schützt – ganz unabhängig davon, wo diese sich befinden oder wohin sie verteilt werden.
Optimieren, Digitalisieren
Microsoft hat die Möglichkeit vorgesehen, Lösungen und Dienste von Drittanbietern in Teams einzubinden. Unternehmen können so den Funktionsumfang der Lösung gezielt erweitern und auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden, bestehende Prozesse optimieren, automatisieren oder sogar von Grund auf digitalisieren.
Mit Microservices wie beispielsweise denjenigen der Ninja365 Lösungssuite, welche auf der Microsoft Power Platform basiert, holen Unternehmen mehr Effizienz aus ihrer Teams heraus und sorgen gleichzeitig für eine positive User Experience. Solche Microservices helfen bei der Vereinfachung von Alltagsaufgaben, können aber auch komplexere Aufgaben wie die vorlagenbasierte Erstellung von geschäftsfallbasierten Teams und der damit möglichen Durchsetzung von Security- und Governance-Vorgaben abdecken.
Auch komplexe Geschäftsprozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeitender wird mit der Einbindung entsprechender Module deutlich einfacher. Zudem lässt sich die in Teams verfügbare Unternehmensstruktur dazu nutzen, um Freigabeprozesse zu automatisieren und direkt in Teams zu prozessieren.
Microsoft bietet heute bereits eine Fülle an Standard-Connectors. Damit lassen sich Schnittstellen zwischen Teams und/oder M365 mit Lösungen innerhalb oder ausserhalb der Cloud-Umgebung schnell und effizient realisieren. Auch die Anbindung an bestehende ERP Systeme ist jederzeit möglich.
Dank der Microservice-Architektur können beliebig weitere Funktionalitäten – auch zu einem späteren Zeitpunkt – einfach integriert und wo sinnvoll auch automatisiert werden. Sicher ist: Richtig spannend wird die Kollaborationslösung für Unternehmen dann, wenn sie die umfassenden Möglichkeiten von MS Teams in Kombination mit der Power Platform auch wirklich nutzen und die Applikation zur zentralen und zeitsparenden Informationsdrehscheibe wird. Und dies kann erst geschehen, wenn die Voraussetzungen dafür erfüllt sind.
Gerade bei der Verfolgung einer Cloud First-Strategie eignet sich die Power Platform hervorragend, um bestehende onPremise-Lösungen auf Basis von M365 neu zur Verfügung zu stellen oder Prozesse zu digitalisieren. Die der Power Platform zugrundeliegende Low-, bzw. No-Code-Philosophie ist dabei die Basis für eine kosteneffiziente Umsetzung bei gleichzeitig tiefen Betriebskosten.
Veränderungsprozesse geschehen nicht über NachtDa der Einsatz moderner Kollaborationslösungen alle Mitarbeitenden eines Unternehmens tangiert, braucht es in der Regel eine breite Abstützung über alle Organisationsbereiche und fachlichen Disziplinen. Dies beinhaltet auch den Veränderungsprozess, der durch digitale Technologien und darauf beruhenden Erwartungen ausgelöst wird. Zur Akzeptanz der neuen Technologie gehört neben der Bedienung des Tools auch notwendige Kultur-, Verhaltens- und Wahrnehmungsveränderungen als Teil des Adoption- und Change-Management-Prozesses.
Lieber heute als morgenFür Unternehmen ist jetzt der richtige Zeitpunkt sich Gedanken zu machen, wofür das Produkt zukünftig eingesetzt werden soll, welche Probleme damit gelöst werden können und welche Strategie insgesamt damit verfolgt wird. Ob in Form eines Konzepts oder einer Governance-Richtlinie ist weniger relevant als sich zu überlegen und zu wissen, inwiefern der Einsatz solch einer Lösungen das Unternehmen ganzheitlich tangiert und verändert.
Der AutorRoland Prüssmann, Head Digital Solutions & Professional Services bei
Aveniq, unterstützt Kunden in ihrer digitalen Transformation mit innovativen Dienstleistungen rund um Microsoft Cloud Themen, Power Platform, Archivierung, RPA, Chatbot, AI und Machine Learning.
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