Anfrage der Entwicklungsabteilung an die interne IT: «Könnt ihr unser neues Projektportfolio-Management-Tool ans HR-System anbinden? Wir möchten Mitarbeiter ins PPM-System importieren, in welchem wir die Kapazitäts- und Ressourcenplanung machen werden.» Motiviert macht sich die IT an die Konzeptarbeit. Doch bald schon entpuppt sich das Vorhaben als mittlere Herausforderung. Am Ende wird die Automatisierungsidee fallengelassen.
Was ist geschehen? Stolperstein war nicht die technische Komplexität der Integration. Wie so oft haperte es an mangelnder Klärung auf der organisatorisch-konzeptionellen Ebene. Etwa: Wie steuern wir die Zuordnung der Mitarbeiter zur Organisationsstruktur im PPM-System? Wie gelangen neue Mitarbeiter ins System, die im HR-Modul noch gar nicht erfasst sind? Wie/wo werden Arbeitszeitmodelle hinterlegt und aktuell gehalten? Wie erfolgt die Archivierung ausgetretener Mitarbeiter?
Verfechter einer hohen Automatisierung machen Systemintegration und die Vermeidung von Datenredundanzen bisweilen zur Religion. IT-Verantwortliche erheben den Integrationsgedanken zur absoluten Maxime und sagen jeglicher Doppelerfassung den Kampf an. Natürlich ist es unsinnig, dieselben Daten mehrfach zu erfassen, wenn es sich dabei um präzise beschreibbare, grössere Datenmengen handelt, die über einen längeren Zeitraum zu verwalten sind. So ist es ohne Frage absurd, wenn ein Assistent die Ist-Aufwände, die auf Projekten erfasst wurden, jeden Monat aus SAP herausliest und diese für ein integriertes Controlling manuell ins Projektportfolio-Management-System überträgt. Hierzu sind flexibel definierbare Importschnittstellen anzubieten. Doch genauso ist es kontraproduktiv, Abteilungsleitern zu verwehren, ihre Vorbereitungen zur jährlichen Budgetübung mit ihren bewährten Excel-Blättern zu treffen. Mit dem zentralen, starren ERP-System wird es nie gelingen, auch nur in die Nähe jener Flexibilität zu gelangen, die Budgetvarianten in verschiedenen Tabellenblättern, Zwischensummen oder Kommentare für diese Aufgabe nun einmal verlangen.
Mit fragwürdigen Systemintegrations-Anforderungen sind Software-Anbieter immer wieder konfrontiert. Die Konsequenzen solchermassen übersteigerter Integrationsgläubigkeit wiegen schwer. Statt der erhofften selbstlaufenden Systemlandschaft resultieren Aufwand, Enttäuschung und häufig ein Verlust an Flexibilität, die dem wichtigsten Ziel letztlich exakt zuwiderlaufen – einen Beitrag an die Wirtschaftlichkeit und den Erfolg des Unternehmens zu leisten. Wird, um ein weiteres Beispiel zu nennen, für eine Applikation, die durch eine Handvoll User genutzt wird, eine Active-Directory-Anbindung gefordert, dann wird der zusätzliche Einrichtungs- und Administrationsaufwand den potenziellen Nutzen massiv übersteigen.
An die Aufgabe der Systemintegration ist gänzlich undogmatisch heranzugehen. Nicht die technische Machbarkeit, sondern die organisatorische Sinnhaftigkeit muss im Zentrum stehen. Leitlinie darf nichts anderes sein als die Frage nach Aufwand und Nutzen. Mein Credo: Hinterfrage jeden Antrag auf die Implementierung einer Schnittstelle sehr kritisch unter dem Aspekt des Aufwand-/Nutzenverhältnisses. Multipliziere dabei den geschätzten Aufwand mit zwei, und sei bei der Bewertung des Nutzens doppelt kritisch! Oder anders: Weniger ist auch hier meist mehr.
Heinz Scheuring
Heinz Scheuring ist Inhaber der Scheuring AG in Möhlin. Das Unternehmen bietet Consulting und selbstentwickelte Software für Ressourcenplanung und Projekt(portfolio)-Management an. Er ist Autor des Fachbuches «Radikale Business Software, nichts als dem Nutzen verpflichtet».
heinz.scheuring@scheuring.ch
