Statt Papierkram: DMS und digitale Archivierung

Unternehmen, die einen gros­sen Schritt in Richtung Digitalisierung machen wollen, kommen nicht umhin, ein Enterprise Content Management (ECM) mit einem darin enthaltenen Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen. Im ECM können sämtliche strukturierten Inhalte wie Rechnungen, Verträge, Dokumente, aber auch E-Mails, Fachartikel oder Notizen erfasst, gespeichert, verwaltet und bereitgestellt werden. Mit einem integrierten DMS als Teil des ECM werden Inhalte nur noch digital statt in Papierform verwaltet. Die Einführung eines DMS ist deshalb ein wichtiger Schritt zum digitalisierten ­Unternehmen.


Die primäre Aufgabe eines Dokumentenmanagementsystems ist die digitale Archivierung aller elektronischen Dokumente. Ein professionelles DMS hilft dabei, Unternehmensprozesse schneller und zuverlässig zu gestalten, und schafft gleichzeitig die Rahmenbedingungen und Grundlage für eine effiziente Digitalisierung.

Weniger Suchaufwand – mehr Zeit fürs Kerngeschäft

DMS-Lösungen bieten einen sicheren, zeit- und – in der Cloud – ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente. Viele Punkte sprechen für die Einführung: DMS sorgen für mehr Effizienz, verbessern die Zusammenarbeit und helfen dabei, Platz und Kosten zu sparen. Denn gut organisierte digitale Dokumente haben gegenüber unstrukturierten digitalen Ablagen viele Vorteile: Im DMS werden Informationen innert kürzester Zeit erfasst, gespeichert, verwaltet, bereitgestellt und rechtskonform archiviert. Konkret heisst das:

- Dokumente sind jederzeit auffindbar: Dokumente aller Art werden zentral gespeichert – unabhängig von Format und Datenquelle. Mitarbeitende können geschäftsrelevante Dokumente schnell und standortunabhängig finden, bearbeiten und koordinieren. Informationen sind transparent und bleiben sicher erhalten – auch wenn Beschäftigte das Unternehmen verlassen.


- Zeit- und Platzersparnis: Riesige physische Archive gehören der Vergangenheit an, denn Aktenordner, Papierstapel und Registerschränke werden in elektronische Dokumente überführt. Anstelle von zeitraubenden Recherchen hilft nun das rasche digitale Durchsuchen und Finden von Dokumenten – ganz ohne manuelle Verschlagwortung. Das spart Platz und Zeit.

- Verbesserte Zusammenarbeit: Verwaltungsfunktionen und auch kollaborative Features wie interne Messenger oder die gemeinsame Arbeit direkt an Dokumenten vereinfachen die Zusammenarbeit. So können etwa Kommentare im Dokument für alle berechtigten Benutzer zugänglich gemacht werden – und zwar ohne dass ein doppelter Datenbestand aufgebaut wird. Das sorgt für einen schnellen, einfachen Austausch in und zwischen Teams innerhalb des Betriebs und an externen Standorten. Zudem sind Änderungen an Dokumenten jederzeit nachvollziehbar.

- Arbeitsqualität steigt: Ein effizienter Dokumenten-Workflow wirkt sich positiv auf die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit aus, aber auch auf die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit. Denn kompliziertes manuelles Dokumenten-Handling sowie ständiges Informieren der Kollegen über Bearbeitungsstände entfallen.

Prozesse massiv effizienter gestalten

Die Systeme begleiten den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments: Begonnen bei der Erstellung und Erfassung über die Verteilung und Bearbeitung bis hin zur Archivierung oder Löschung. DMS decken also sowohl das Tagesgeschäft als auch die Archivierung ab. Dadurch können in allen Unternehmensbereichen ­effiziente Prozesse etabliert werden. So beispielsweise innerhalb des Personal­managements.

Viele Unternehmen führen die Dossiers ihrer Mitarbeitenden inzwischen elektronisch, da Personaldossiers auf Papier die Prozesse im Personalbereich verzögern und hohe Kosten verursachen. Denn je grösser der Aktenbestand und je länger die Aufbewahrungszeit, desto mehr Kosten entstehen. Die elektronische Verwaltung überzeugt hier deshalb voll und ganz: Mittels DMS sind sämtliche Unterlagen wie Verträge, Zeugnisse sowie Lohndokumente digitalisiert und archiviert. Ein Backup vorausgesetzt, ist alles jederzeit griffbereit und sicher vor Diebstahl, Fälschung oder Zerstörung geschützt. Zudem werden die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten eingehalten.


Ein weiteres Beispiel für den Einsatzbereich von ECM-Lösungen mit integriertem DMS-System ist der Finanzbereich. In Unternehmen mit komplexen Ablagestrukturen lässt sich die Effizienz mittels Digitalisierung massiv steigern. So können etwa unkompliziert automatisierte Prozesse für den Rechnungseingang erstellt werden, indem für Buchungen automatisiert Buchungsverzeichnisse mit den entsprechenden Buchungsbelegen angelegt werden. Buchungsbelege und Anhänge können also direkt abgelegt, archiviert oder weiterverarbeitet werden. Zahlungsaufträge werden verbunden und mit Bestätigungen ausgesendet. Der Zugriff auf die Dokumente in der strukturierten Ablage ist jederzeit möglich. Fazit: Wer eine DMS-Lösung einführt, schont damit Ressourcen für betriebsrelevante Aufgaben in ganz unterschiedlichen Unternehmensbereichen und erreicht ein neues Level an Transparenz.

Für jeden Zweck die beste Softwarelösung

Doch wie finden Unternehmen das für ihre Bedürfnisse perfekte Dokumentenmanagementsystem? Viele Anbieter stellen zwar umfangreiche ERP-Systeme zur Verfügung. Diese sind aber nicht immer für alle Arbeitsprozesse wie Archivierung und Workflows eines Unternehmens geeignet. Oft sind für solch spezialisierte Aufgaben geeignete Einzellösungen nötig. Deshalb empfiehlt sich gerade für KMU immer häufiger der sogenannte Best-of-Breed-Ansatz. Dabei werden Lösungen verschiedener Hersteller miteinander zu einer massgeschneiderten Softwareumgebung kombiniert, gleichzeitig verringert sich die Abhängigkeit von einzelnen Softwareherstellern und ihren Produkten. So nutzen Unternehmen ihr ERP für die Kernprozesse und ergänzen es mit der bestmöglichen Lösung für die Individualisierung und Automatisierung ihrer Prozesse. Die Folge: Unternehmen arbeiten effizienter, produktiver und flexibler, da sie ihre Prozesse schneller an neue Bedingungen anpassen können.

DMS-Beispiele aus der Praxis

Digitales Workflow-Management bei Lebensmittelgrossisten
Die Walker-Gruppe wuchs schnell zu einem regionalen Käseproduzenten und Lebensmittelgrosshändler und bezieht heute Waren von 150 Lieferanten. Durch das Wachstum stieg die Komplexität in der Geschäftsadministration und verhinderte die Automatisierung von Prozessen. Mithilfe einer Business Software mit offener Architektur konnte die Buchhaltung an das bestehende Branchen-ERP angebunden und ein spezialisiertes DMS integriert werden. Durch das Zusammenspiel der drei Lösungen funktionieren heute die Prozesse im Auftrags-, Lager- sowie im Rechnungswesen ohne Medienbrüche.

Papierlose Prozesse bei Public-Health-Institut
Das Schweizerische Tropen- und Public-Health-Institut (Swiss TPH) wickelt 19’000 Rechnungen pro Jahr ab. Mithilfe eines ERP mit angebundenem Dokumentenmanagementsystem wird diese Papierflut heute effizient und sicher archiviert sowie hochgradig automatisiert verarbeitet. Die Folgen: Die Prozesse sind transparenter und schneller. Dank dem direkten Zugriff auf die Belege gibt es deutlich weniger Rückfragen. Die Dokumentensicherheit ist höher, der Papierverbrauch und der Platzbedarf im Archiv hingegen deutlich geringer.


Digitaler Workflow zwischen Treuhänder und Mandanten
Balmer-Etienne betreut im Bereich Treuhand mehr als 500 KMU-Mandate mit 130 Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten. Damit die Treuhänder die Zusammenarbeit mit ihren Mandanten optimieren und die Prozesse digitalisieren können, wurde zusammen mit einem IT-Umsetzungspartner und mithilfe eines fortschrittlichen Buchhaltungssystems ein massgeschneidertes Angebot für die Zusammenarbeit zwischen dem Treuhandunternehmen und den Mandanten realisiert. Die Bedürfnisse in den Bereichen Rechnungswesen, Dokumentenmanagementsystem, Archivierung und intelligentes Informationsmanagement werden perfekt in der individuellen Gesamtlösung abgebildet.

Der Autor

André Schmidt ist Product Marketing Manager bei Sage Schweiz, einem führenden Hersteller für Business Software für KMU. André Schmid setzt sich mit betriebswirtschaftlichen Themen von Finanzen bis Unternehmensführung in Start-ups und Kleinunternehmen auseinander, immer mit dem Gespür für aktuelle Trends und Anforderungen digital affiner KMU.