Die Umstellung auf die QR-Rechnung hat schweizweite Bedeutung und betrifft Unternehmen, staatliche Einrichtungen und Non-Profit-Organisationen genauso wie Privatpersonen. Sie ist wohl der bedeutendste Schritt in einer Reihe von Massnahmen, welche auf dem Schweizer Finanzplatz im Rahmen des neuen ISO-20022-Standards erfolgen, um den Zahlungsverkehr zu harmonisieren.
Die QR-Rechnung ist «der neue Einzahlungsschein». Dieser schafft die Grundlage, um die Abläufe im Schweizer Zahlungsverkehr nahtlos digital zu steuern. Für die rund 600’000 Unternehmen in der Schweiz verändert sich mit der Einführung aber nicht nur das Mittel selbst, sondern es bietet sich ihnen auch die Chance, mit einer entsprechenden Business Software ihre eigenen Geschäftsprozesse und ihr Zahlungswesen (weiter) zu digitalisieren.
Was bedeutet die Einführung der QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung, die Abkürzung QR steht für Quick Response, markiert einen Meilenstein in der über hundertjährigen Geschichte des bargeldlosen Zahlungsverkehrs. Die Einführung des ersten Einzahlungsscheins erfolgte vor 114 Jahren. In den folgenden Jahrzehnten erlebte dieser immer wieder Anpassungen und es kamen neue hinzu. Per Ende Juni 2020 werden nun alle bisherigen sieben Einzahlungsscheine durch die QR-Rechnung abgelöst. Diese wurde im April 2017 erstmals von SIX vorgestellt und hätte ursprünglich 2018 eingeführt werden sollen. Nach einigen Modifikationen, wobei insbesondere die Möglichkeit der manuellen Bezahlung aufrechterhalten werden sollte, können Rechnungssteller nun ab dem 30. Juni 2020 erstmals QR-Rechnungen fakturieren und versenden. Handlungsbedarf besteht sowohl bei KMU, die ihr Rechnungswesen in einer Business Software organisiert haben, als auch bei denjenigen, die diese noch ohne Software verarbeiten.
Welche Neuerungen und Vorteile bringt die QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung bietet alle Voraussetzungen, um sowohl die Zahlungsprozesse als auch die Erstellung, Verarbeitung und Verbuchung der Rechnungen in den Softwaresystemen der Unternehmen zu automatisieren. Der QR-Code umfasst heute weit mehr Informationen als frühere Einzahlungsscheine und verursacht weniger Belege. Er bietet folgende Neuerungen und Vorteile:
- Was bisher der Einzahlungsschein war, wird neu zur QR-Rechnung im A5-Format (210 x 105 mm). Diese setzt sich aus zwei Teilen zusammen, dem Empfangsschein (62x 105 mm) und dem Zahlteil mit den herkömmlichen Rechnungsangaben in der Grösse A6 Querformat (148 x 105 mm). Empfangsschein und Zahlteil werden unten aufs gleiche Papier oder auf eine neutrale Folgeseite gedruckt. Dabei gilt es zu beachten, dass es weiterhin eine Perforationspflicht bei der Rechnung in Papierform gibt, das heisst, Zahlteil und Empfangsschein müssen abtrennbar sein. In der digitalen Form müssen Empfangsschein und Zahlteil durch Linien mit Scherensymbol oder dem Vermerk «Vor der Einzahlung abzutrennen» gekennzeichnet sein.
- Der Zahlteil besteht aus dem maschinenlesbaren Swiss QR Code und denselben Informationen in Sichtform.
- Das zentrale Element der QR-Rechnung ist der Swiss QR Code, der sich von anderen Codes aufgrund des Schweizer Kreuzes in der Mitte unterscheidet. Er ersetzt die bisherige Referenznummer in OCR-Schrift und beinhaltet sämtliche für den digitalisierten Zahlungsverkehr benötigten Informationen, namentlich die Adresse und die Kontonummer des Rechnungsstellers, die international standardisierte IBAN-Nummer, die Adresse des Zahlungspflichtigen und den geschuldeten Rechnungsbetrag.
- Die IBAN-Nummer ist heute Pflicht und gehört zwingend mit dazu. Hier wird zwischen der bereits bekannten IBAN-Kontonummer unterschieden, die den roten Einzahlungsschein ablöst, und der QR-IBAN-Nummer für die Rechnungsstellung mit QR-Referenz. Die neue QR-IBAN ersetzt die heutige ESR-Teilnehmernummer und somit den orangen Einzahlungsschein.
- Neben der IBAN gibt es auch Neuerungen bei der Referenznummer, die den Abgleich zwischen der gestellten Rechnung und eingegangenen Zahlung beim Rechnungssteller vereinfacht. In Verbindung mit der IBAN kann neu die international verwendete Creditor Reference eingesetzt werden. Die QR-Referenz wiederum löst die bisherige 27-stellige ESR-Referenznummer ab, die mit Ausnahme der Prüfziffer (letzte Zahl) frei gewählt werden kann.
- Rechnungsteller haben zudem die Möglichkeit, zusätzliche Rechnungsinformationen an den Rechnungsempfänger mitzuliefern, die unter «Zusätzliche Informationen» im Zahlteil ersichtlich sind. Dafür steht ihnen einerseits ein freies Textfeld mit maximal 140 Zeichen zur Verfügung, in dem beispielsweise der Zahlungszweck oder die Auftragsnummer angegeben werden können. Andererseits hat die ERP-Arbeitsgruppe des Wirtschaftsverbandes Swico eine Syntax entwickelt, nach der die Informationen strukturiert und somit direkt ins System des Rechnungsempfängers eingelesen und bearbeitet werden können. Die Syntax enthält standardisierte Tags für Rechnungsinformationen wie die Belegnummer, Belegdatum, Kundenreferenz, UID-Nummer, MWST und so weiter. Wird eine E-Banking-Applikation eingesetzt, kann dem Benutzer zudem eine Zahlungsfrist vorgeschlagen werden.
Digitalisieurng von Zahlungs- und Rechnungsstellung
Die QR-Rechnung hat nicht nur zum Zweck, die Prozesse im Zahlungsverkehr zu standardisieren und zu digitalisieren, sondern bietet Unternehmen die Möglichkeit, das Zahlungswesen von der Rechnungsstellung bis zur Verbuchung des Debitors beziehungsweise von der Bezahlung bis zur Verbuchung des Kreditors zu automatisieren. Unternehmen, die mit einer Business Software arbeiten, können mit der QR-Rechnung einen weiteren grossen Schritt in der Digitalisierung ihrer Prozesse erreichen. Die meisten Systeme sowie softwarebasierte Zahlungslösungen werden ab diesem Zeitpunkt bereit sein, um QR-Rechnungen zu verarbeiten, zu bezahlen, aber auch zu erstellen und je nach Software zu verbuchen. Dabei gilt es folgendes vorzubereiten beziehungsweise zu beachten:
QR-Rechnungen erfassen und bezahlen
Wenn nun Ende Juni umgestellt wird, können Unternehmen zwar nach wie vor ESR-Rechnungen versenden, jedoch werden bald erste QR-Rechnungen eintreffen. Um den QR-Einzahlungsschein zu verarbeiten, müssen Unternehmen ihre Software auf die entsprechende Version aktualisieren. Damit der QR-Code eingelesen und die Zahlung im System elektronisch erfasst und verarbeitet werden kann, bedarf es zudem einer Smartphone-Scanner-App, eines Beleglesers oder einer anderen automatisierten Lösung, die das neue QR-IBAN-Format erkennt. Bei falscher IBAN-Verwendung kann es zu Rückweisungen oder fehlgeleiteten Zahlungen kommen. In diesem Fall muss die Zahlung manuell im E-Banking erfasst oder die normale IBAN-Nummer muss beim Lieferanten nachgefragt werden.
QR-Rechnungen erstellen und verbuchen
Um QR-Rechnungen zu erstellen, muss vorab mit dem Software-Anbieter geklärt werden, ob die aktuell eingesetzte Debitorensoftware die Erstellung von QR-Rechnungen unterstützt. Anschliessend wird die entsprechende Version heruntergeladen oder es kann allenfalls auf eine QR-fähige Software gewechselt werden. Unternehmen, die bereits ESR einsetzen, erhalten die neue QR-Referenz und QR-IBAN direkt von ihrem Finanzinstitut zugestellt. Diese wird in die aktualisierte Software an der entsprechenden Stelle eingetragen. Als nächster Schritt muss entschieden werden, welche Art der Rechnung künftig erstellt werden soll. Es stehen drei verschieden Ausprägungen zur Verfügung:
1. Falls das Unternehmen bisher orange Einzahlungsscheine mit Referenznummer (ESR) verwendet hat, kann die neue QR-Rechnung mit QR-Referenz zum Einsatz kommen. In der Übergangsphase können weiterhin herkömmliche ESR erstellt und versendet werden.
2. Weiterhin können Unternehmen mit dem roten Einzahlungsschein ohne Referenznummer fakturieren. Dafür benötigt es keine QR-Referenz und somit auch keine QR-IBAN. Achtung: Der Rechnungstyp ohne Referenz verwendet die herkömmliche IBAN.
3. Falls Auslandzahlungen versendet werden, muss im System keine QR-Referenz und somit auch keine QR-IBAN eintragen werden. Der Rechnungstyp ohne Referenz verwendet die herkömmliche IBAN.
QR-Rechnungen müssen gemäss den Guidelines der Swiss Payment Standards 2019 generiert werden. Diese beinhalten die technischen und fachlichen Spezifikationen des Zahlteils mit dem Swiss QR Code sowie den Empfangsschein. Für die Erstellung des QR-Codes stellen die Finanzinstitute einen QR-Generator zur Verfügung. Zudem erhalten Unternehmen, die heute für die elektronische Avisierung von Zahlungseingängen den ESR-Gutschriftscode nutzen, bei der Umstellung automatisch deren Eingänge mittels «camt.054 QRR» – einem XML-basierten Nachrichten- und Meldungsformat. Weitere Informationen für die Einführung der QR-Rechnung finden sich in den Einführungsdrehbüchern von SIX.
Gedruckt werden können die Rechnungen mit handelsüblichen Druckern auf weisses 80 bis 100 gm2 Papier, wobei der obere Teil frei gestaltet werden kann. Der untere Teil muss im Format A6 quer dargestellt sein und den Spezifikationen von SIX entsprechen. Unternehmen, die eine Business Software im Einsatz haben, sollten die darin verwendeten Rechnungsformulare rechtzeitig mit ihrem Softwarepartner auf das Corporate Design anpassen.
Wie lange dauert die Übergangszeit, wie geht es weiter?
Mit der Einführung der QR-Rechnung Ende Juni beginnt auch eine Übergangsphase, während der die parallele Nutzung der heutigen roten und orangen Einzahlungsscheine möglich ist. Ein Enddatum dafür wurde für den Finanzplatz Schweiz noch nicht bekannt gegeben. Nach Ablauf dieser Frist wird jedoch nur noch mit der QR-Rechnung fakturiert und dem Zahlteil bezahlt werden können.
Die QR-Rechnung schlägt in ihrer heutigen Form eine wichtige Brücke zwischen der digitalen und der papierbasierten Welt. Sie ist vielseitig anpassbar und schafft die Voraussetzungen für die Unterstützung von neuen Zahlungsdiensten wie Twint oder die sogenannte E-Bill. Die elektronische Rechnung schafft ein medienbruchfreies digitales Zahlungserlebnis vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung. Sie wird bis spätestens Ende 2020 von allen Banken unterstützt und fortlaufend weiterentwickelt.
Allen Unternehmen mit Business Software, die sich noch nicht mit der Einführung der QR-Rechnung befasst haben, empfiehlt sich, die Umstellung baldmöglichst zusammen mit dem Softwarepartner und der Bank anzugehen. Denn der Aufwand dafür ist im Vergleich zum Nutzen sehr gering und erlaubt, von den vielen Vorzügen der damit verbundenen Digitalisierung frühzeitig zu profitieren.
Die Vorteile der QR-Rechnung im Einsatz mit einer Business Software
- weniger Fehler beim Einlesen
- geringerer manueller Aufwand
- durchgängig digitale Rechnungsverarbeitung
- Automatisierung nachgelagerter Prozesse dank zusätzlicher Rechnungsinformationen
- mehr Flexibilität im Zahlungsweg
Der Autor
Pascal Born ist Product Marketing Manager bei
Sage. Der 37-jährige studierte Betriebsökonom ist für die Vermarktung der strategisch wichtigen ERP-Produkte Sage 200 Extra und Sage X3 verantwortlich und unter anderem für die marktgerechte und zeitnahe Umstellung auf den neuen Zahlungsverkehr der Sage-Produkte im Medium Segment zuständig.
