KMU-Business-Software inklusive CRM aus der Cloud

Swiss IT Magazine» hat die cloudbasierte KMU-Lösung Swiss21.org bereits vor dem offiziellen Release im November 2018 in einer Betaversion getestet. Nun hat das im wahrsten Sinn modular zusammengesetzte Angebot bereits zwei signifikante Funktions-Updates hinter sich, und seit Dezember 2019 ist das von Anfang an versprochene und dementsprechend lang ersehnte CRM-Modul hinzugekommen. Es handelt sich dabei um eine etwas abgespeckte und auf Schweizer Verhältnisse zugeschnittene Variante der Cloud-Lösung Smartwe des deutschen CRM-Anbieters CAS Software.


Zunächst aber zu dem, was sich seit der ersten Version von Swiss21.org nicht geändert hat. Zur Erinnerung: Die Macher wollten eine Lösung auf den Markt bringen, die einfach, flexibel, erweiterbar, cloudbasiert, ohne Tech-Know-how zu bedienen und erschwinglich ist. Den meisten dieser Ansprüche genügt Swiss21.org in der aktuellen Form. In der Basisversion, die je bis zu 2100 Kontakte, Artikel, Belege pro Jahr und CRM-Datensätze zulässt und mit zwei Benutzern beim CRM und einem beim POS-Kassenmodul arbeiten kann, kostet die Lösung nach wie vor gar nichts. Für grössere Volumen gibt es für 21 Franken pro Monat die Variante mit je 5000 Kontakten, Artikeln etcetera. Erschwinglichkeit ist somit gegeben. Laut den Machern ist Swiss21.org heute bei über 20’000 KMU im Einsatz.

Mehrfach und einfach

In einem Punkt weicht die Realität allerdings immer noch vom Idealzustand ab, und das wird aufgrund der Beteiligung mehrerer Anbieter wohl auch so bleiben. Zwar sind die einzelnen Module relativ intuitiv bedienbar, und es steht ein ordentliches Hilfesystem inklusive Live-Chat-Möglichkeit zur Verfügung. Aber der Anmeldeprozess beziehungsweise die Anmeldeprozesse sind in der Gesamtheit etwas umständlich. Nachdem man auf der Website Swiss21.org auf «Kostenlos Starten» geklickt hat, muss als Erstes ein Abacus-Cloud-Account angelegt werden. Danach wird man zu einer separaten Registrierung für ein Swiss21-Konto weitergeleitet. Der Abacus-Account dient jedoch auch später als Login für die ganze Lösung.

Erst dann erscheint das Dashboard von Swiss21.org mit den verfügbaren Modulen. Die Buchhaltung 21.Abaninja ist bereits eingerichtet und vorkonfiguriert, inklusive KMU-Kontenrahmen und aus der Abacus-Anmeldung übernommenen Basis-Firmenangaben. Bevor man mit Buchungen loslegt, empfiehlt es sich jedoch, über das Zahnrad-Icon in den Einstellungen wichtige Informationen wie Bankverbindungen, Benachrichtigungsoptionen, Dokumentenvorlagen und Angaben für Payment-Gateways bei Online-Zahlungen zu ergänzen.


Die übrigen Module 21.Shop (je nach Ort, wo es vorkommt, auch 21.Commerce genannt – eine kleine Inkonsistenz), 21.POS und das CRM-Modul 21.Smartwe muss man einzeln aktivieren, falls benötigt. Und es verwundert kaum mehr: Für das Shop-Modul, das auf der Online-Shop-Lösung Peppershop basiert, und für das CRM-Modul braucht es jeweils wiederum einen eigenen Account. Eine weitere kleine Missliebigkeit: Das eigene Firmenlogo muss man mehrfach erfassen – in Abaninja, Shop, POS und Smartwe jeweils separat.

Daten automatisch übernommen

Ist all dies einmal eingerichtet, geht der Wechsel zwischen den Modulen allerdings flott und automatisch vor sich. Dazu findet sich links in der Topbar des Browser-Fensters ein Menü mit allen aktivierten Modulen. Automatisch werden auch diverse Daten zwischen den Modulen synchronisiert. So übernimmt das Shop-Modul die in Abaninja angelegten Kundenadressen und auch Produkte und Produktgruppen – letzteres allerdings erst, wenn dies in 21.Shop im Menüpunkt Module unter Abaninja/Erste Schritte aktiviert wurde. Neue Kunden, die sich im Shop registrieren, werden ohne weiteres Zutun zu Abaninja übernommen.


Beim CRM-Modul geht es sogar noch einfacher: Sofort nach der Einrichtung sind die Kundenadressen und die einzelnen Kontakte pro Kunde, die in Abaninja erfasst oder aus dem Shopmodul zu Abaninja synchronisiert wurden, auch im CRM verfügbar. Weniger erfreulich ist dagegen, dass zwischen Abaninja und Smartwe keine Synchronisation von Produkten und Produktgruppen stattfindet – dies wäre bei der Erfassung von Verkaufs­chancen sehr nützlich. Stattdessen müssen Produktname und Produktnummer jeweils manuell eingegeben werden.

Unkomplizierte Buchhaltung

Die Buchhaltung Abaninja hat den Einfachheitsanspruch von Anfang an vor allem auch durch ein Feature erfüllt, das bestens funktioniert: Im Menüpunkt «Lieferanten» liest die Software elektronische oder eingescannte Belege ein, erstellt bei Bedarf eine neue Adresse für den Lieferanten und legt die entsprechenden Buchungen an. Lieferantenadressen lassen sich unter «Adressen» auch manuell erfassen – allerdings unterscheidet Abaninja bei den Adressen nicht zwischen Kunden und Lieferanten, so dass zum Beispiel auch ein Lieferant eine «Kundennummer» hat.


Seit dem ersten Release sind diverse kleinere und grössere Verbesserungen hinzugekommen. So gibt es jetzt eine Liste der offenen Posten und Zahlungseingänge lassen sich manuell einem Lieferantenbeleg zuordnen, wobei Belege mit identischem Betrag automatisch angezeigt werden. Geschäftspartner können mit einer Suchfunktion im Journal und im Kontoauszug gefunden werden. Neben der St. Galler Kantonalbank und der Raiffeisenbank sind neu auch Postfinance und die Valiant Bank über eine direkte Schnittstelle an die Buchhaltung angebunden. Die erstellten PDF-Rechnungen, die im europäischen ZUGFeRD-Standard gehalten sind, werden digital signiert, neu auch wenn sie nicht per E-Mail verschickt, sondern als versendet markiert oder gedruckt wurden. Abaninja erstellt nun auch den Jahresabschluss samt Saldovortrag. Und die Buchhaltung ist bereits für die QR-Rechnung gerüstet, die ab Mitte 2020 den bisherigen Einzahlungsschein ablöst.

CRM mit vielen Funktionen

Das CRM-Modul präsentiert sich wie auch das Shop-Modul mit einer eigenen Oberfläche, die sich von den anderen Modulen unterscheidet. Im linken Teil des Dashboards stehen Funktionsbereiche wie Kontakte, Termine, Aufgaben, Telefonate, Projekte, E-Mails, Verteiler oder Verkaufschancen zur Wahl, die im Smartwe-Jargon Apps genannt werden. Rechts daneben erscheinen zur angewählten App passende Listen, zum Beispiel die zuletzt verwendeten Kontakte und verschiedene Ansichten der Kontaktliste.

Der in Swiss21.og allgegenwärtige Hilfedialog, zugänglich über einen Button rechts unten im Fenster, ist bei 21.Smartwe funktions- beziehungsweise inhaltslos. Hilfe erhält man über das Fragezeichen-Symbol in der Topbar. Dies allerdings etwas kompliziert: Beim Anklicken wird zuerst auf eine Seite von Swiss21.org weitergeleitet, die bloss einen weiteren Link enthält, der auf eine neue Seite von Swiss21.org führt, die schliesslich den eigentlichen Link zum Online-Hilfesystem von Smartwe anbietet. Das wäre nun wirklich auch einfacher denkbar!


Wer in der Smartwe-Hilfe auf «Start» klickt, muss erkennen, dass die Swiss21-Variante von Smartwe fast, aber nicht ganz den vollen Funktionsumfang des kostenpflichtigen Produkts bietet. Es fehlt naturgemäss eine App, die nur in Deutschland massgeblich ist: Ebid bietet Zugang zum deutschen Unternehmensverzeichnis. Schon schmerzlicher vermisst man in der Swiss21-Variante die App Cockpit, die aktuelle Informationen zu Kontakten, Verkaufschancen, Aufgaben und Terminen sowie CRM-News des Herstellers auf einem Dashboard zusammenfasst.

Sofortzugang zu CRM-Aktionen

Genial ist das Radialmenü. Es erscheint beim Anklicken eines Datensatzes in einer Liste mit der rechten Maustaste und präsentiert alle Aktionen, die mit dem angeklickten Element möglich sind. So lässt sich zum Beispiel ein Telefonat mit einem Kunden direkt erfassen. Ansonsten müsste man das Gespräch etwas umständlich in der Telefonate-App eingeben und dann in der Kontakte-App beim zugehörigen Kontakt verlinken. Oder man erfasst zu einer Verkaufschance einen Termin oder eine Aufgabe. Oder ein Termin wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet, so dass die vorher angezeigte Liste im ersten Tab weiter zur Verfügung steht.


Kurios klingt die App «Picasso-Suche». Diese ersetzt die in anderen Systemen als Dashboard gehandelte Übersicht über den Tag und zeigt alle aktuellen Termine und Dokumente, wichtige Kontakte und interessante Tipps an. Eine Suchfunktion bietet darüber hinaus Volltextsuche in allen Datensatztypen von Smartwe oder in einem bestimmten Datensatztyp. Darunter versteht die Software Datenarten wie Telefonate, Kontakte oder Verkaufschancen. So findet man etwa rasch alle Aufgaben, deren Beschreibung ein bestimmtes Wort enthält.

Fazit

Swiss21.org ist von der Grundstruktur her ein Patchwork aus Cloud-Apps verschiedener Anbieter. Aber es funktioniert und erlaubt, die grundlegenden Verwaltungsaktivitäten eines KMU – egal ob Produktion, Handwerk, Handel oder Dienstleistung – ziemlich unkompliziert zu erledigen. Wie bei jeder Business-Software braucht es allerdings einiges an Aufwand, um sämtliche Einstellungen zufriedenstellend hinzukriegen. Kompliziert wird es etwa bei der individuellen Gestaltung des Online-Shops, aber dies gilt für jeden Do-it-yourself-Webbaukasten. Insgesamt überzeugt die Lösung, seit auch ein CRM-Modul enthalten ist – vor allem auch, weil sie für Unternehmen mit kleinerem Kundenstamm gratis ist und sich bei Bedarf durch Umstieg auf «grössere» Produkt­versionen von Abacus, Peppershop und Smartwe skalieren lässt.

Positiv
+ Buchhaltung sofort bereit
+ Basisversion gratis
+ Ausser CRM Schweizer Cloud


Negativ
- Diverse kleinere Ungereimtheiten
- Anmeldeprozess etwas kompliziert
- Unterschiedliche Oberfläche pro Modul

Hersteller/Anbieter
Swiss21

Preis
Gratis bis 2100 Kontakte/Belege/Artikel/CRM-Records

Wertung
5 Sterne (ubi)