Schweizer Cloud-Software will KMU digitalisieren

Im Februar dieses Jahres trat ein Konsortium Schweizer Software-Hersteller in Zürich vor die Medien, um das Projekt Swiss21 vorzustellen. Daran beteiligt sind zurzeit die Firmen Abacus, Glarotech und Fasoon. Das Firmengründungsportal Fasoon mit Sitz in Appenzell stellt dabei gleichzeitig die Geschäftsleitung und Projektkoordination von Swiss21. Das deklarierte Ziel: mit einem in der Grundversion kostenlosen Software-Paket die Digitalisierung von Schweizer KMU voranzutreiben und damit deren Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Kleine und mittlere Unternehmen stünden bei der Digitalisierung vor ­grösseren Herausforderungen. Das Tagesgeschäft leide durch administrative Arbeiten, denn es fehle an der Zeit und dem Wissen, diese zu vereinfachen und das Geschäft zu digitalisieren, so die Initianten des Projektes. Um ihr Ziel zu erreichen, haben die Partner gemeinsam fünf Kriterien formuliert, die Swiss21 erfüllen soll. Die Software müsse einfach sein – insbesondere der Einstieg –, sie müsse eine spürbare Vereinfachung im Alltag bringen, flexibel und durch neue Ange­bote erweiterbar sein, in der Cloud betrieben werden und kein technisches Wissen der User voraussetzen, und schliesslich müsse sie für jedermann erschwinglich sein.

Swiss21 hätte bereits im Mai live gehen sollen, doch technische Probleme haben den Initianten einen Strich durch die Rechnung gemacht. Die Lancierung musste immer wieder verschoben werden und ist bis Redaktionsschluss Ende August noch immer nicht erfolgt. Zwar sind bereits mehrere Module erhältlich, doch noch sind nicht alle Funktionalitäten implementiert, weshalb sich das Software-Paket offiziell noch im Beta-Stadium befindet. So sind aktuell lediglich die Module 21.Abaninja für Offerten, Rechnungen, Zahlungen und Mahnungen, der Online-Shop 21.Shop sowie die Web­kasse 21.POS verfügbar. Noch nicht implementiert ist das Modul 21.CRM für die Kundenverwaltung.


Wir haben uns dennoch an die aktuelle Beta-Version von Swiss21 herangewagt. Vorgefunden haben wir ein solides Fundament, auf dem schon einige Strukturen stehen, wo aber auch noch Platz ist für mehr. Swiss21 plant jedoch, demnächst das CRM-Modul nachzuliefern und das Ökosystem kontinuierlich mit zusätzlichen Services zu erweitern.

Aller Anfang ist umständlich

Der Einstieg in die Welt von Swiss21 ist momentan nur über einen Umweg möglich, nämlich über die Buchhaltungs-Software Abaninja von Abacus, in der man das eigene Unternehmen zuerst registrieren muss. Ein einfacher Assistent führt in wenigen Schritten durch den Prozess. Wichtig ist, die rechtlichen Richtlinien und die Teilnahmebedingungen für die Nutzung von Abaninja zu beachten, die akzeptiert werden müssen, um Zugang zum Portal zu erhalten. Darin ist nämlich unter anderem festgehalten, dass die Nutzer selbst für die Aufbewahrung und Archivierung ihrer Daten zuständig sind, denn Abacus stellt keine entsprechende Wiederherstellungsfunktion zur Verfügung.


Hat man erst einmal Zugang zum Portal, kann man über das Menü in das Dashboard von Swiss21 wechseln, wo man die Unternehmensdaten aus Abaninja übernehmen kann, um sich für Swiss21 zu registrieren. Im Dashboard von Swiss21 ist dann das Modul 21.Abaninja von Beginn weg aktiviert, der Online-Shop und die Webkasse müssen jedoch zusätzlich hinzugefügt werden, wofür man zurzeit noch einen Beta-Zugangscode benötigt. Die Installation der Zusatzmodule ist aber mit nur wenigen Klicks zu bewältigen. Das Dashboard von Swiss21 ist sehr schlicht gehalten und dient als Einstiegsseite. Von hier aus kann man beispielsweise die ­eigenen Konto-Einstellungen einsehen und bearbeiten, ausserdem gelangt man über die entsprechenden Kacheln in die verschiedenen Module, die im Browser jeweils in einem neuen Tab geöffnet werden. Hilfe erhalten die Nutzer übrigens über den digitalen Helpdesk, der über den Hilfe-Button im Dashboard von Swiss21 aufgerufen wird. Des Weiteren gibt es auf jeder Seite einen Button zu einem Kontaktformular sowie eine Online-Hilfe, die zu jeder Seite einen Hilfetext einblendet, der die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten beschreibt.

21.Abaninja

Das Buchhaltungs-Modul Abaninja von Abacus ist bereits vorkonfiguriert, die Nutzer können also gleich nach dem Öffnen des Dashboards mit der Arbeit beginnen. Es empfiehlt sich aber, vor dem Erfassen von Kundendaten und Produkten oder dem Verschicken von Offerten und Rechnungen über das Zahnradsymbol am oberen rechten Bildschirmrand die Einstellungen aufzurufen. Hier lassen sich nämlich wichtige Informationen hinterlegen, welche die Abwicklung der Geschäfte stark vereinfachen oder erst ermöglichen. So lassen sich beispielsweise Bankverbindungen zur Zahlungsabwicklung samt ESR-Nummer erfassen, mit der automatisch Einzahlungsscheine generiert werden können. Hier liesse sich auch eine direkte Anbindung an eine Bank hinzufügen, momentan ist eine solche aber nur für die Kommunikation mit der St. Galler Kantonalbank und der Raiffeisenbank verfügbar.

Im Einstellungs-Menü findet sich auch der Dokumenten-Designer. Dieser ist insofern wichtig, als dass hier das Aussehen der Dokumente festgelegt werden kann, die später an die Kunden verschickt werden. Das Design lässt sich relativ einfach über verschiedene Einstellungen den eigenen Wünschen anpassen. So können beispielsweise für jeden Bereich eines Dokumentes die Schriftarten, Trennlinien oder Farben definiert werden. Darüber hinaus kann man hier auch das eigene Logo hochladen, das dann in den Dokumenten erscheint. Das Einstellungs-Menü bietet eine ganze Reihe weiterer Kategorien, wie zum Beispiel die Nutzerverwaltung und den Kontenplan, die hier allerdings nicht im Detail erklärt werden sollen.


Sind die wichtigsten Firmendaten in Abaninja hinterlegt, kann man dazu übergehen, die Kundenkartei und Produkte-­Datenbank aufzubauen. Sollte das ei­gene Unternehmen bereits über entsprechende Datenbanken verfügen, so lassen sich diese Daten in Abaninja importieren. Hierfür muss man im Einstellungs-Menü unter «Mehr» auf «Daten Import/Export» klicken und gelangt dann über den Link zu weiteren Informationen auf eine Seite mit Vorlagen im CSV-Format. Diese kann man verwenden, um die eigenen Kunden und Produkte in Abaninja einzuspeisen. Andernfalls lassen sich diese aber auch in den entsprechenden Untermenüs von Hand erfassen. Die entsprechenden Masken sind selbsterklärend.

Ebenso einfach ist die Erfassung eines Geschäftsvorganges. Mit wenigen Handgriffen kann eine Offerte erstellt und an einen bestehenden oder einen neuen Kunden verschickt werden. Dieser erhält daraufhin eine E-Mail, über die er die ­Offerte im Portal von Abaninja öffnen und gleich annehmen oder verwerfen kann. Die Auswahl des Kunden wird direkt in das System zurückgespeist. Wurde die ­Offer­te angenommen, so kann man diese mit einem Klick in eine Auftragsbestätigung umwandeln. Abaninja informiert dabei stets über den aktuellen Status eines Vorganges, was den Überblick erleichtert.

Spannend ist die Lieferantenverwaltung, welche die Möglichkeit bietet, Belege zu importieren. Abaninja ist in der Lage, elektronisch generierte Belege im PDF-Format oder eingescannte Belege zu lesen und die darin enthaltenen Informationen wie etwa Name und Adresse des Lieferanten sowie die Zahlungsinformationen aus dem Beleg zu extrahieren. Somit spart man wertvolle Zeit, die man normalerweise aufwenden würde, um die Informationen manuell zu erfassen. Auch die Zahlungsabwicklung ist weitgehend automatisiert. Hat man eine direkte Anbindung an eine Bank eingerichtet, dann laufen die Zahlungen vollautomatisch, ansonsten lassen sich alle erfassten Zahlungsaufträge im PAIN-Format nach dem ISO-20022-Standard exportieren und zur Zahlung in das eigene Online-Banking importieren.


Abaninja kümmert sich im Hintergrund um die Verrechnung aller Buchungen und präsentiert die wichtigsten Informationen wie Umsätze und Ausstände mithilfe einfach verständlicher und übersichtlicher Grafiken und Listen im Dashboard.

21.Commerce

Nebst der Buchhaltung besteht das aktuell erhältliche Angebot von Swiss21 aus dem Bereich 21.Commerce. Darunter fallen die beiden Module 21.Shop und 21.POS. Sowohl der Webshop als auch die Kassenlösung lassen sich direkt aus dem Swiss21-Dashboard öffnen und ­gehen in separaten Tabs auf, allerdings handelt es sich in beiden Fällen um gleich aussehende Fenster mit der Überschrift 21.Commerce und derselben Menüstruktur, lediglich der Inhalt des Fensters ist verschieden. Das ist zunächst verwirrend, bis man begreift, dass sowohl der Webshop als auch die Kassenlösung Teil des übergeordneten Moduls 21.Commerce sind und es sich dabei tatsächlich um das gleiche Dashboard handelt, nur in einer anderen Ansicht. Hier liesse sich das Nutzererlebnis mit einer besseren Menüführung allerdings deutlich verbessern.

21.Shop

Wird das Webshop-Modul zum ersten Mal geöffnet, muss es konfiguriert werden. Auch hier bietet ein Assistent Hand und führt die Nutzer in fünf Schritten durch den Prozess. Unter anderem kann das Design des Shops rudimentär definiert werden. Später kann dessen Aussehen dann in den Layout-Einstellungen noch feiner auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmt werden. Zusätzlich schlägt der Assistent Standard-Geschäftsbedingungen vor, die aber jederzeit geändert werden können.

Nach der Einrichtung des Shops sollten unter «Module» die Einstellungen für das Abaninja-Modul aufgerufen und sichergestellt werden, dass die in der Buchhaltung erfassten Produkte mit dem Webshop synchronisiert werden. Im Shop-Modul kann man die Artikel dann bearbeiten und mit zusätzlichen Informationen wie Aktionspreisen sowie mit einem Bild versehen. Auch lassen sich hier Variationen von Produkten definieren. Es ist ebenfalls möglich, gänzlich neue Produkte zu erfassen und diese in Kategorien einzuteilen.


Mit einem Klick auf den Einkaufswagen am rechten oberen Rand des Fensters gelangt man auf die kundenseitige Shop-Ansicht. Gefällt das Design nicht, kann man zurück zu den Layout-Einstellungen und dieses anpassen. Dabei hat man die Wahl zwischen vorgefertigten Themes – zurzeit sieben an der Zahl – oder der manuellen Anpassung. Diese benötigt eine gewisse Einarbeitungszeit, denn es lassen sich etliche Einstellungen vornehmen. Im Layout Management finden sich zehn Reiter, die allesamt prall gefüllt sind mit Checkboxes, Zahlen- und Farbfeldern. Sich in diesem Menü zurechtzufinden, ist eine Herausforderung.

In der Shop-Ansicht lässt sich gleich testen, ob die Produkte richtig angezeigt werden oder eine Bestellung korrekt verarbeitet wird. Kunden können ihre Bestellungen auf Rechnung, per Vorauskasse oder per Nachnahme bezahlen. Die Bestellungen laufen dann über eine Schnittstelle im Hintergrund in die Buchhaltung von Abaninja, wo sie weiterverarbeitet werden können. Swiss21 enthält aber auch Services, mit denen man den Shop für die Zahlung mittels Kreditkarten ausrüsten kann.

21.POS

Zu guter Letzt noch einen Blick auf die Kassenlösung. Nachdem man zunächst einen Kassier oder eine Kassierin erfasst hat, kann die Kasse bereits genutzt werden und wird von der Produkte- und Kundendatenbank des Webshops gespiesen. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich gestaltet, die Artikel können als Kacheln oder in einer Liste angezeigt werden. Das Design ist ausserdem dynamisch, so dass die Kassenlösung auf verschiedenen Endgeräten wie Notebooks oder Tablets genutzt werden kann. Wie die Entwickler versprechen, gibt es auch Schnittstellen für die Anbindung von Lesegeräten wie beispielsweise Handscanner. Ist ein ­Kunde bereits registriert, kann man die Bestellung über sein Kundenkonto laufen lassen und dieser erhält nach Abschluss des Bezahlprozesses den Beleg automatisch per E-Mail zugeschickt. Die Daten der Transaktion laufen danach direkt zu Abaninja, wo sie automatisch verbucht werden.

Ersteindruck

Ist der Workflow in Abaninja noch relativ gut nachvollziehbar, ist es im Modul 21.Commerce schwieriger, sich zurechtzufinden. Man merkt, dass es aus mehreren Lösungen zusammengebaut wurde. Hier sollten die Entwickler noch einmal Hand anlegen. Man darf jedoch nicht vergessen, dass wir es hier mit einer Beta-­Version zu tun haben. Es bleibt zu hoffen, dass die Initianten von Swiss21 die Zeit bis zum offiziellen Launch nutzen werden, um das Nutzererlebnis organischer zu gestalten. Wir werden jedenfalls noch einen vertieften Blick auf den fertigen Release werfen. (luc)