Der Sitzungsraum im Browser

Die heutige Arbeitswelt ist vor allem eines: sehr mobil. Der geografische Standort der Mitarbeitenden eines Unternehmens verliert zusehends an Bedeutung, denn sie greifen vermehrt über mobile Geräte auf die Unternehmensdaten zu und arbeiten immer seltener an einem festen Arbeitsplatz. Dies schränkt mitunter die Möglichkeiten der Teamarbeit ein, die in der Regel einen regen Austausch zwischen den Mitgliedern eines Teams voraussetzt. Sitzungen in einem physischen Sitzungszimmer abzuhalten, kann aber erschwert oder gar verunmöglicht werden, wenn einzelne Teilnehmer unter Umständen über mehrere Firmen­standorte, Länder oder gar Kontinente verstreut sind.


Eine mögliche Lösung dieses Problems sind Videokonferenzen, in die sich die Teilnehmer einwählen können. Video­konferenzsysteme sind allerdings oft ortsgebunden, komplex und nicht zuletzt kostspielig. Moderne Web-Standards wie WebRTC ermöglichen es heute jedoch, die Anschaffung dedizierter Hardware zu umgehen, da sowohl die Video- als auch die Audioübertragung von einem Bro­wser übernommen werden können. Ausserdem sind solche Lösungen insofern flexibel, als sie sich auch auf mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets nutzen lassen. Eine solche Kollaborationsplattform ist Veeting Rooms des Schweizer Unternehmens Veeting mit Sitz in Zürich. Die 2008 gegründete Firma hat sich auf die Entwicklung von Software-as-a-Service-­Lösungen für webbasierte Konferenzen und Online-Kollaboration spezialisiert.

Technologie und Datenschutz

Das Produkt von Veeting heisst Veeting Rooms und baut auf der Technologie WebRTC auf, die Audio- und Videoübertragungen im Browser ermöglicht, ohne dass dafür zusätzliche Software wie Flash oder Java genutzt oder installiert werden müsste. WebRTC ist zwar ein relativ ­neuer Standard, wird aber von den meisten gängigen Browsern wie Chrome, Firefox oder Opera unterstützt, ohne, dass dafür Plugins benötigt würden. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Verbindungen zwischen den Teilnehmern und den Servern von Veeting komplett verschlüsselt sind, wobei der Browser über eine mit 256 Bit TLS verschlüsselte Verbindung kommuniziert. Die Video- und Audio-Übertragungen wiederum verwenden den DTLS-­SRTP-Algorithmus für die Verschlüs­selung.

Veeting Rooms setzt bewusst nicht auf die Cloud, sondern stellt direkte Peer-­to-Peer-Verbindungen (P2P) zwischen allen Teilnehmern her, wodurch die Latenzzeiten zumindest in der Theorie besser sind, als wenn die Verbindungen über einen Server laufen würden. Der Server wird deshalb nur zu Beginn eines Meetings benötigt, um die teilnehmenden Geräte untereinander zu vernetzen. Ein weiterer Vorteil: Die Datenströme verlaufen nur zwischen den Teilnehmern, was dem Datenschutz zugutekommt. Ein Nachteil davon ist allerdings, dass Veeting mit dieser Technologie Videokonferenzen mit maximal fünf Teilnehmern anbieten kann. Bei reinen Audiokonferenzen sind es dann immerhin deren zehn. Dies hat damit zu tun, dass mehr Datenströme für die Video- und Audiodaten benötigt werden, als wenn diese über einen zentralen Server laufen würden, denn jeder Teilnehmer benötigt eine direkte Verbindung zu jedem der anderen Teilnehmer. Eine solche Lösung beansprucht daher weit mehr Bandbreite als eine Serverlösung. Problematisch wird es dann, wenn die Browser von zwei Teilnehmern keine direkte Verbindung zueinander herstellen können. In diesem Fall wird die Verbindung über einen Server von Veeting geführt. Das Unternehmen beteuert jedoch, dass es diese Datenströme nicht entschlüsselt.


Der Schutz der Kundendaten ist für solche Dienstleistungen ohnehin von zentraler Bedeutung, weshalb Veeting betont, dass keine Daten ausserhalb des Landes aufbewahrt werden und dass sich die Hosting-Partner und deren Server physisch in der Schweiz befinden, womit sie schweizerischem Datenschutzrecht unterstehen. Auf der Webseite wirbt Veeting ausserdem auch damit, den technischen Anforderungen des U.S. Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) zu genügen und daher auch für Unternehmen geeignet zu sein, die den strengen Richtlinien zum Schutz von Patienten­daten unterworfen sind.

Virtuelle Sitzungsräume

Veeting bietet verschiedene Arten von Sitzungsräumen an. Der Standard-Sitzungsraum bietet Platz für fünf Teilnehmer in einer Videokonferenz oder für bis zu zehn Teilnehmer über einen Audiokanal. Zur Ausstattung eines virtuellen Sitzungsraumes gehören eine Sitzungsagenda, eine Ablage für Dokumente, ein interaktives Whiteboard, eine Funktion zum Teilen des Bildschirmes oder einzelner Anwendungsfenster, Gruppen- und Privat-­Chats, ein Sitzungsprotokoll sowie die Möglichkeit, eigene Notizen zu erfassen. Nach der Sitzung ist aber bekanntlich vor der Sitzung, und die verschiedenen Materialien, die verwendet oder erarbeitet wurden, können als Grundlage für das weitere Vorgehen in einem Projekt oder für eine nachfolgende Sitzung dienen. Veeting speichert die Sitzungsdaten deshalb auf den eigenen Servern, so dass die Teilnehmer diese später wieder aufrufen und herunterladen können. Darunter fallen die Agenda, die hochgeladenen und den Teilnehmern zur Verfügung gestellten Dokumente, Einträge im Whiteboard, die Teilnehmerliste, das Sitzungsprotokoll, die privaten Notizen der einzelnen Teilnehmer sowie der Chatverlauf. Dabei wird die Teilnehmerliste als CSV-Dokument gespeichert, alle anderen Inhalte als PDF-Dateien. Dieser Ansatz ist lobenswert, denn es ist durchaus bequem, gleich nach dem Meeting eine E-Mail zu erhalten mit allem, was während der virtuellen Zusammenkunft besprochen und erarbeitet wurde.

Wer nicht möchte, dass die Sitzungsdaten auf den Servern von Veeting gespeichert werden, dem bietet das Unternehmen auch die Möglichkeit, die Sitzungszusammenfassung bei Securesafe abzulegen. Um diese Funktion nutzen zu können, wird ein Konto mit dem Schweizer Cloud-Storage-Anbieter vorausgesetzt. Klickt man im Interface von Veeting auf das entsprechende Icon, wird man automatisch auf die Anmeldeseite von Securesafe geleitet, wo sich auch ein neues Konto erstellen lässt. Wer das Bedürfnis nach noch mehr Privatsphäre hat, dem bietet sich die Möglichkeit, die so genannten Off the Record Veetings zu nutzen, also Sitzungsräume, welche keinerlei Daten speichern. Darüber hinaus gibt es auch die Boardrooms, die bis zu zehn Teilnehmer über Video und Audio fassen und die auch die Möglichkeit bieten, dass sich Teilnehmer per Telefon in die Konferenz einwählen, wenn gerade kein Internetanschluss verfügbar ist. Für Schulungszwecke gibt es schliesslich noch die Classrooms, die von bis zu drei Kursleitern genutzt werden können, um sich über Audio und Video an bis zu 50 Zuhörer zu wenden. Dabei können die Sitzungsleiter auch hier auf alle Funktionen der Standard-Sitzungszimmer zurückgreifen. Bezahlt wird bei Veeting übrigens entweder pro Sitzung oder im monatlichen Abonnement. Ausserdem bietet das Unternehmen auch eine personalisierte Enterprise-Lösung an.

Einfache Handhabung, viele Optionen

Eine Sitzung einzuberufen ist einfach. Der Sitzungsleiter kann auf der Web­seite über eine Eingabemaske alle relevanten Inhalte erfassen wie das Thema der Sitzung, den Startzeitpunkt und die Dauer sowie die Art des Sitzungsraumes. Als Alternative kann er ein Meeting auch direkt im Kalender erfassen und eintragen. Danach kann er die Teilnehmer per Mail einladen, wobei diese nicht bei Veeting registriert sein müssen, was es erlaubt, auch aussenstehende Personen wie beispielsweise Kunden oder Lieferanten einzuladen. Darüber hinaus lässt sich im Vornherein eine Agenda erfassen und auch Dokumente lassen sich bereits vor der Sitzung hochladen. Danach bleibt nur noch, die Berechtigungen zu setzen, die Videoauflösung zu wählen und die Sitzung zu starten. Die Sitzungsberechtigungen lassen sich in den Einstellungen festlegen. Dabei lassen sich je nach Bedarf verschiedene Sets abspeichern, auf die dann bei der Planung einer Sitzung zurückgegriffen werden kann. Mit den Berechtigungen kann für jede mögliche Funktion festgelegt werden, welche User diese während einer Sitzung nur ansehen oder auch benutzen können. Dabei lässt sich unterscheiden zwischen allen Sitzungsteilnehmern, den angemeldeten Benutzern und dem Sitzungsorganisator. Ein spannendes, wenn auch lediglich kosmetisches Feature, ist die Möglichkeit, das eigene Firmenlogo hochzuladen. Dieses wird dann im Sitzungsraum oben links an Stelle des Veeting-Room-Logos angezeigt (siehe drittes Bild).

Einem Sitzungsraum beizutreten ist ebenfalls ein Leichtes. Die Teilnehmer müssen lediglich dem Link in der Einladung folgen. Sie bekommen dann im Browser dieselbe Oberfläche zu sehen wie der Sitzungsorganisator. Hier lässt sich unter anderem auch die Sprache der Bildschirmanzeige ändern. Unterstützt werden aktuell Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch und Russisch. Auch lässt sich eine Sitzung ganz einfach mit einem Klick um bis zu 60 Minuten verlängern. Das rechte Drittel des Bildschirms beherbergt die Videoübertragungen der Teilnehmer sowie die Teilnehmerliste. Hier lassen sich zusätzliche Teilnehmer einladen oder aber auch stumm schalten und deren Videoübertragung ausblenden. Der linke Teil der Oberfläche hingegen ist reserviert für die Arbeitsfläche. Über eine Reihe von Reitern lässt sich hier zwischen den verschiedenen Inhaltskategorien wechseln. Neue Aktivitäten anderer Teilnehmer werden im jeweiligen Reiter durch ein rotes Icon angezeigt.

Die Qualität der Video- und Audioübertragung ist gut, allerdings auch abhängig von der eigenen Internetanbindung. Was vor allem überzeugt sind die vielen Einstellungsmöglichkeiten. So lassen sich in den Settings unter anderem bequem weitere Organisatoren hinzufügen, dem eigenen Sitzungsraum einen Namen geben, damit dieser immer über denselben Link erreichbar ist oder aber zusätzliche Zeitzonen für die Sitzungseinladung erfassen. Ebenfalls nicht zu verachten ist das Add-in für Outlook, mit dem sich Veeting Rooms in der Microsoft-Software integrieren lässt. Darüber hinaus bietet Veeting auch eine API an, um Veeting Rooms in andere Lösungen zu integrieren.


Für KMU lohnt sich ein Blick auf Veeting Rooms auf jeden Fall, zumal die Möglichkeit besteht, die Lösung bequem während zweier Wochen in vollem Umfang zu testen. (luc)