Rund drei Jahre ist es nun her, seit Bucher Roethlin & Partner Tablets eingeführt hat. Damit stellt die Treuhandfirma, die Unternehmensberatung im Bereich Steuern und Immobilienverwaltung bietet, noch eine Ausnahme in der eher konservativen Branche der Treuhänder dar. «Es ist uns wichtig, mit der Zeit zu gehen – auch wenn das in unserem Geschäftsfeld eher unüblich ist», nennt Urs Bucher, Teilhaber von Bucher Roethlin & Partner, den Grund für die Einführung der mobilen Endgeräte.
Arbeitsprozesse effizienter gestalten
Der Entscheid für die Tablets fiel nicht Knall auf Fall, sondern gestaltete sich als schleichender Prozess. So habe Bucher als erstes den Business-Einsatz von Tablets getestet, bevor er einen weiteren Mitarbeiter und anschliessend die übrigen drei Mitarbeitenden des Unternehmens mit einem entsprechenden Gerät ausgestattet hat. «Ich lernte während dieser Testphase schnell, die Vorteile eines Tablets im Geschäftsalltag zu schätzen, ermöglichte es mir doch dank seines kleinen Formfaktors, von überall und zu jeder Zeit schnell und stabil zu arbeiten», zeigt sich Bucher begeistert. Und er ergänzt: «Ausserdem gestalten sich meine Arbeitsprozesse dank des Tablets beziehungsweise der dadurch verfügbaren Apps wesentlich effizienter.» So seien Tablets beispielsweise um einiges schneller einsatzbereit als Notebooks, die mehr Zeit für das Aufstarten in Anspruch nehmen.
Bei den Apps setzt Bucher Roethlin & Partner bislang ausschliesslich auf Applikationen von Drittanbietern. Zu diesen Applikationen zählt beispielsweise Omnifocus, die Bucher durch To-do-Listen die Arbeitsplanung vereinfacht, oder aber die App Minute Taker, mithilfe derer Sitzungen protokolliert werden können. Ausserdem erlaubt es Minute Taker den Nutzern auch, die relevanten Dokumente gleich im Anschluss an das Meeting an die Teilnehmer zu verteilen. «Bei den Applikationen, die wir in unserem Unternehmen einsetzen, handelt es sich stets um Tools, die einem sehr viel Arbeit abnehmen», so Bucher.
Um jedoch auch in Sachen Applikationen eine Vorreiterrolle in der Branche übernehmen zu können, tüftelt Bucher Roethlin & Partner derzeit an einer eigenen Archivierungs-App. Diese soll es dem Unternehmen erlauben, bestehenden Kunden einen zusätzlichen Mehrwert zu bieten. Auch sollen durch die Funktionen der Applikation in Verbindung mit dem Tablet und der Cloud neue Dienstleistungen angeboten werden können, die dem Unternehmen die Neuakquise von Kunden erleichtert. Mehr Details zu der App möchte der Teilhaber der Firma nicht preisgeben. Er verrät jedoch: «Die Einführung der App ist etwas von einem unserer Partner abhängig, wir erwarten den Launch aber für Ende dieses oder Anfang nächstes Jahr.»
Keine Angst vor Sicherheitsrisiken
Entwickelt werden soll die Applikation nebst mit Canon, Swisscom und Trivadis mit dem Luzerner Kleinunternehmen Prostart, das bei Bucher Roethlin & Partner gemeinsam mit dem Cloud-Lösungs-Spezialisten Virtualtec für die Sicherheit der Daten verantwortlich zeichnet. Dabei ist Prostart für das Mobile Device Management zuständig. So trifft Prostart beispielsweise im Falle des Verlustes eines der Firmen-Tablets die notwendigen Vorkehrungen, um die Unternehmensdaten bestmöglich zu schützen. Virtualtec deckt dagegen einen etwas breiteren Bereich ab. Denn um die Vorteile der Tablets vollständig auszuschöpfen, hat Bucher Roethlin & Partner vor einigen Monaten damit begonnen, die gesamte IT an den IT-Dienstleister auszulagern.
«Für mich geht der Einsatz von Tablets automatisch mit der Umstellung auf die Cloud einher», erläutert Bucher. Denn ohne die Cloud sei der Zugriff auf die Unternehmensdaten von unterwegs noch immer stark eingeschränkt. Aber genau diese Möglichkeit, von überall und zu jeder Zeit auf die Firmendokumente zugreifen zu können, sei eines der entscheidenden Argumente für den Einsatz von Tablets im Geschäftsumfeld.
Bedenken bezüglich der Sicherheit hat Bucher dabei keine. «Ich vertraue einfach darauf, dass unsere Partner wissen, was sie tun. Ich habe gar keine andere Wahl», meint er. Die Systeme seien durch alle möglichen Sicherheitsbarrieren geschützt, ist Bucher überzeugt. Und er fügt an: «Schlussendlich hat man sowieso nie eine Garantie, dass die Daten 100 Prozent sicher sind. Man kann heute eine Zeitung aufschlagen und findet bestimmt wieder einen Artikel über den amerikanischen Geheimdienst NSA oder dergleichen. Man kann sich auch zu Tode fürchten.»
Laufend Kosten sparen
Auf Hardwareseite hat sich Bucher Roethlin & Partner für das iPad von Apple entschieden. Der Grund hierfür ist Bucher zufolge einfach: «Ich habe über die Jahre schon viele Rechner ausprobiert und festgestellt, dass es immer am gleichen krankt: Nach zwei Jahren sind die Geräte alte Krücken. Mein Mac-PC, den ich vor vier Jahren gekauft habe, der bringt heute noch immer gleich viel Leistung wie zu Beginn. Dementsprechend überzeugt bin ich von Apple. Für mich ist klar, wer auf einen Mac setzt, wird sich auch für ein iPad und ein iPhone entscheiden.»
Hinzu komme schliesslich aber auch der Kostenfaktor. So sei die Treuhandfirma dank der iPads in der Lage, deutlich an laufenden Kosten zu sparen. Dies, da man laut Bucher bei Windows-Systemen das Problem habe, mit jedem Betriebssystem-Update die gesamte Hardware neu installieren zu müssen – was neben Geld auch Zeit kostet. Mit den Mac-PCs sprich den iPads von Apple habe man diesen Aufwand nicht.
Bring your own Device habe derweil nie eine Option für das Unternehmen dargestellt. Denn dadurch, dass die Tablets der Mitarbeitenden vom Unternehmen gestellt werden, hat Bucher die genaue Kontrolle darüber, was und wie etwas auf den Geräten installiert werden muss. Auch seien die Kosten nicht so hoch gewesen, dass man den Entscheid, die iPads zu kaufen, in Frage hätte stellen müssen. «Ich wüsste nicht, was es mir bringen würde, wenn meine Mitarbeitenden ihre eigenen Geräte zur Arbeit mitnehmen würden», erklärt Teilhaber Urs Bucher.
Tablet ist kein PC-Ersatz
Trotz all der Vorteile, die Tablets einem Unternehmen bringen, ist sich Bucher durchaus bewusst, dass die mobilen Geräte keinen vollständigen Ersatz für PCs bieten. «Ich würde jetzt nie grosse Excel-Dokumente auf dem iPad erstellen oder eine Bildbearbeitung auf einem Tablet vornehmen. Dafür sind die Bildschirme schlicht zu klein», gibt er zu. Auch werden die vertraulichen Arbeiten noch immer an einem stationären Desktop-Rechner erledigt. Das Tablet sei lediglich dazu gedacht, auch unterwegs Ideen in Form von Notizen festhalten und Inhalte zu jeder Zeit abrufen zu können. «In Kombination mit dem richtigen Abo, sprich einer SIM-Karte, und einer geeigneten Tastatur, kommt das Tablet einem PC-Ersatz etwas näher», so Bucher.
Empfehlen kann er die mobilen Geräte aber jedem Unternehmen. Denn die Einführung sei einfach, und der Einsatz der Tablets im Geschäftsumfeld bedarf seiner Ansicht nach auch keiner speziellen Schulung der Mitarbeitenden. Der Umgang mit den Tablets habe viel mit Routine zu tun, so dass man sich problemlos eigenständig damit vertraut machen könne. Lediglich die Funktionsweisen der einzelnen im Unternehmen eingesetzten Applikationen müsse den Mitarbeitenden möglicherweise zu Beginn etwas näher gebracht werden.
Sein Tipp an Firmen, die mit dem Gedanken spielen, Tablets einzuführen, lautet: «Es ist wichtig, dass die Unternehmen jeweils ihren eigenen Weg gehen und sich nicht immer von negativen Äusserungen einschüchtern lassen. Man sollte Projekte zwar im Voraus überprüfen, dann aber einfach ausprobieren und nicht gleich beim ersten Widerstand das Handtuch werfen.»
(af)
