Wertvolle Geschäftskontakte und -beziehungen fallen nicht vom Himmel, sondern müssen erarbeitet werden. Dabei stellt sich die Frage, wie man am besten vorgeht. Am einfachsten gelingt dies, wenn man beim Networken an Anlässen folgende fünf Phasen im Hinterkopf behält:
Phase 1: Die Prepare-Phase
Auch für das Knüpfen von Geschäftskontakten gilt: Nur wer gezielt vorgeht, hat mit hoher Wahrscheinlichkeit Erfolg. Also sollte man sich auf Empfänge, Tagungen und Kongresse vorbereiten. Zum Beispiel, indem man sich vorab fragt, mit wem man in Kontakt kommen und welche Ziele man erreichen will.
Dabei gilt es, zwei Situationen zu unterscheiden. Situation 1: Man kann im Vorfeld in Erfahrung bringen, wer bei der Veranstaltung anwesend ist, und sich über die für einem interessanten Personen informieren – zum Beispiel, indem man deren Namen googelt. Zuweilen ist auch sinnvoll, der Zielperson vorab eine E-Mail zu senden. Zum Beispiel mit folgenden Worten: «Sehr geehrter Herr Müller, von Frau Mayer habe ich erfahren, dass Sie am 18. Juni auch auf dem Empfang des IT-Verbands XY sein werden. Ich freue mich darauf, Sie kennenzulernen.» Ganz Mutige können auch sofort zum Telefonhörer greifen.
Situation 2: Man weiss nicht, wer kommt, kann aber etwa einschätzen, von welchen Branchen, Unternehmen oder Berufsgruppen Vertreter anwesend sein werden – zum Beispiel aufgrund des Kongress- oder Vortragsthemas oder des Geschäftsfelds des Veranstalters des Empfangs. Dann sollte man für sich ein Ziel definieren – zum Beispiel «Ich möchte mit mindestens zwei Entscheidern in Unternehmen in Kontakt kommen, die Interesse an unseren IT-Lösungen haben könnten und mit ihnen ein Telefonat nach dem Kongress vereinbaren». Hieraus kann man dann ableiten, welche Bedingungen die Personen erfüllen sollten, mit denen man Kontakt sucht – zum Beispiel, dass sie für die IT in ihren Unternehmen verantwortlich sein sollten oder dass ihre Firmen sehr viele Daten zu speichern haben.
Des weiteren gilt es, sich einen Elevator Pitch zu überlegen – also eine Kurzpräsentation, mit der man sich und seine Tätigkeit den Zielpersonen vorstellt und schmackhaft macht. Ein Elevator Pitch soll das Interesse des Gegenübers wecken und ihn zu Rückfragen motivieren. Entsprechend sollte er konzipiert sein.
Phase 2: Die Arrival-Phase
Eine Erfolgsvoraussetzung beim Knüpfen von Geschäftskontakten ist, dass man seinem Gesprächspartner sympathisch ist. Und wer gut drauf ist, der kommt auch besser an. Man sollte sich also, bevor man Menschen kontaktiert, in gute Laune versetzen – etwa, indem man an ein schönes Erlebnis denkt.
Vielen Menschen fällt es schwer, fremde Leute anzusprechen. Sie müssen hierfür über ihren Schatten springen. Das fängt bei der Ankunft an. Kommt man an eine Veranstaltung und weiss nicht, wer sonst noch daran teilnimmt, empfiehlt es sich, bei den Personen am Empfang zu fragen, ob man einen Blick auf die Gästeliste werfen darf.
Steht die Zielperson mit ein, zwei Personen an einem Stehtisch und unterhält sich mit ihnen, erfordert es Mut, auf die Gruppe zuzugehen und sie zu unterbrechen. Am besten macht man das, indem man sagt «Ich sehe, dass Sie sich angeregt unterhalten. Darf ich mich zu Ihnen gesellen?» Das Ansprechen von fremden Leuten kann man lernen und trainieren – zum Beispiel, wenn man auf einen Bus wartet. Dort kann man etwa die Person neben einem einfach anlächeln und sagen «Ist heute nicht richtig schönes Wetter?» So merkt man rasch, dass das Ansprechen von fremden Leuten nicht schwierig ist – wenn man gut gelaunt ist.
Phase 3: Die Warming-Up-Phase
Wenn man mit einer Person eine Beziehung aufbauen möchte, muss man ihr die Gelegenheit geben, mit einem warm zu werden. Das geschieht beim Small Talk. Dabei beschnuppern sich die Beteiligten wechselseitig und bilden sich einen ersten Eindruck vom Gegenüber: sympathisch oder unsympathisch, interessant oder uninteressant.
Für das Eröffnen des Small Talks gilt: Was man sagt, ist eigentlich egal. Entscheidender ist, dass man etwas sagt und so die Distanz zum Gegenüber überwindet. Ebenso wichtig ist, wie man etwas sagt. Steht man in der Pause eines Kongresses etwa in der Schlange vor der Kaffee-Ausgabe, so genügt schon eine banale Aussage wie «Brauchen Sie nach dem Vortrag auch einen Kaffee?» als Gesprächseröffnung. Antwortet die Person mit einem knappen Ja, schiebt man am besten die Frage «Wie gefiel Ihnen der Vortrag?» nach und schon ist man im Gespräch.
Anders ist die Ausgangssituation, wenn man sich zu mehreren Personen gesellt, die sich unterhalten. Dann sollte man zunächst zuhören und Informationen sammeln, bevor man das Wort ergreift und beispielsweise saget «Was Sie soeben gesagt haben, ist sehr interessant. Auch ich habe die Erfahrung gemacht, dass …» Man kann aber, wenn das Thema offensichtlich erschöpft ist, auch fragen «Aus welcher Branche kommen Sie?» und dann nachhaken «Und was machen Sie dort konkret?»
Angenommen der Partner erwidert, dass er als Controller in einer Bank arbeitet, kann man das Gespräch fortsetzten, indem man erwähnt, dass man als IT-Dienstleister mit der Finanzbranche auch viel zu tun hat, weil es auch dort ohne IT-Unterstützung fast nicht mehr geht. So lenkt man das Gespräch allmählich vom Small Talk in Richtung Business-Talk, um sich als möglicher interessanter Geschäftspartner zu profilieren.
Phase 4: Die Connect-Phase
Kongresse und Empfänge sind weder der Ort für langwierige Experten-Diskussionen, noch der Ort, um Deals unter Dach und Fach zu bringen – auch weil die Gesprächspartner eigentlich stets auf dem Sprung sind, zum Beispiel, weil der nächste Vortrag beginnt. Des-halb sollte das oberste Ziel bei solchen Veranstaltungen lauten, neue Personen kennenzulernen, sich ihnen als potentieller attraktiver Geschäftspartner zu präsentieren und mit ihnen eine Verabredung zu treffen, wie der geknüpfte Kontakt aufrechterhalten wird. Der erste Schritt hierzu ist meist, dass man seinen Gesprächspartner nach seiner Visitenkarte bittet. Dabei gilt es, die Bitte zu begründen, indem man dem Gegenüber etwa verspricht, ihm einen interessanten Artikel zum eben besprochenen Thema zu senden, oder ihm erklärt, dass man sich mit ihm über das Thema Datensicherheit gerne intensiver unterhalten würde. Daran, wie der Gesprächspartner hierauf reagiert, kann man bereits ableiten, wie interessant man für ihn als Partner ist.
Phase 5: Die Care-Phase
Auf Kongressen und Empfängen reden die Besucher meist mit vielen Personen. Entsprechend schnell vergessen sie die Einzelgespräche, die sie führten. Deshalb sollte man nach solchen Veranstaltungen zeitnah den erneuten Kontakt mit den interessanten Personen suchen – zum Beispiel, indem man ihnen am nächsten Tag die versprochenen Infos sendet oder zum Telefonhörer greift.
Was angemessen ist, muss man situativ entscheiden. Wichtig ist aber, dass man am Ball bleibt. Denn ein einmaliger Kontakt ist noch keine Beziehung. Eine Beziehung erwächst in der Regel aus einer Vielzahl von Kontakten, in denen man sich immer wieder als interessante, weil interessierte und fachlich kompetente Person erweist.
Man muss sich also überlegen, wie man sich diesen Status erarbeiten kann. Eine Voraussetzung hierfür ist, dass man alle Zusagen einhält. Mindestens ebenso wichtig ist, dass man der Zielperson signalisiert, dass man sie auch als Person wahrnimmt. Denn jeder Mensch möchte auch als Individuum geschätzt werden. Man sollte daher darauf achten, welche Dinge der Zielperson als Individuum wichtig sind. Angenommen sie ist ein Opernfan und man liest eine positive Kritik über eine neue Opernaufführung, dann kann man diese der Zielperson – scheinbar ganz zweckfrei – senden. Und schon hat man wieder ein paar Sympathiepunkte gesammelt und kommt dem Ziel, eine tragfähige, weil persönliche Beziehung aufzubauen, einen Schritt näher.
Die Autorin
Barbara Liebermeister ist Expertin für Business Relationship Management. Sie ist Autorin des im FAZ-Verlag erschienenen Buchs «Effizientes Networking: Wie Sie aus einem Kontakt eine werthaltige Geschäftsbeziehung entwickeln».
www.barbara-liebermeister.com
(Quelle: Barbara Liebermeister)
