Konzentriert euch auf das Kerngeschäft!» Das ist nicht nur ein häufig gehörter Ratschlag, sondern auch Wunsch und Bedürfnis vieler KMU. Leider stellt sich dem häufig die graue Realität in den Weg – gern in Form der Buchhaltung. Trotz Digitalisierung nimmt hier die Papierflut kaum ab. Nicht selten müssen für hunderte von Belegen Fragen der Aktualität, der Ablage, der Bearbeitung und der Qualität bedacht werden. Zahlreiche Dritte sind zudem in den Prozess involviert und stellen Anforderungen: vom Buchhalter über den Treuhänder bis hin zu Vater Staat. Und selbst eine gute Handhabung des Prozesses garantiert keine Klarheit bei drängenden Fragen wie der aktuellen Liquidität. Somit ist Buchhaltung für die meisten KMU gleichbedeutend mit Aufwand und Unsicherheit.
Ändern will das Run my Accounts aus Stäfa. Geht es nach der Vision von Gründer und CEO Thomas Brändle verschwinden mit seinem Dienst Papier und Komplexität aus der Buchhaltung. «Wir machen den Unternehmen den Kopf frei für das Wesentliche», meint Brändle.
Run my Accounts reduziert Buchhaltung auf zwei Dinge: einscannen und Kontrolle. Der Kunde scannt die Rechnungen und überträgt sie per Knopfdruck an Run my Accounts. Die hauseigene Software erkennt wichtige Elemente wie Zahlungsdaten, IBAN oder Betrag und fasst diese übersichtlich zusammen. Geprüft wird die Erfassungs-Qualität durch einen Buchhalter, dann fliesst die Rechnung ins Online-Cockpit des Kunden. Hier werden die Zahlen auch grafisch aufbereitet dargestellt. Run my Accounts ist ausserdem per Direktschnittstelle an viele Banken angebunden und bereitet Zahlungen zur Freigabe im E-Banking auf. Die Original-Scans sind ebenfalls im System als PDFs archiviert und jeweils mit der Buchung verlinkt. Somit sinkt nicht nur die Anzahl der Arbeitsschritte, sondern wächst auch die Übersicht.
Die Post scannt
Ähnlich sieht es auf der Debitorenseite aus. Rechnungen lassen sich im System schreiben und tauchen dann in einer Debitorenliste auf. Über die E-Banking-Schnittstelle zeigt das System sofort jeden Zahlungseingang an. So ist nicht nur klar, welche Rechnungen noch offen oder zu bezahlen sind, sondern auch wie es um die Liquidität bestellt ist – tagesaktuell.
Seit Anfang März lässt sich der Prozess sogar auf Kontrolle reduzieren. Durch eine Kooperation lässt sich auch das Scannen auslagern. Zulieferer erhalten einfach eine neue Rechnungsadresse und die Post macht den Rest – inklusive täglicher Übertragung an Run my Accounts. Dem Kunden wird die Rechnung wie gewohnt im Cockpit zur Freigabe präsentiert.
Eine ähnliche Möglichkeit gibt es auch für die Debitorenseite. Die im Cockpit erstellten Rechnungen werden digital an einen Partner übertragen und von diesem ausgedruckt, eingepackt und verschickt. Man muss das Büro also gar nicht mehr verlassen – zumindest nicht für die Buchhaltung.
Kampf den Redundanzen
Doch damit nicht genug, bei Run my Accounts denkt man noch weiter. «Wir ziehen zurzeit alle in die Wolke um. Das produziert noch zu viele Redundanzen», so Brändle. Was meint er damit? Die meisten Anwendungen gibt es mittlerweile als Web-Applikation – also Services wie CRM, Arbeitszeiterfassung oder eben auch Buchhaltung. Das ist praktisch für den Kunden: Man mietet sich einfach die passendste Applikation, und erspart sich teure Anschaffungskosten. Doch leider produziert dieses Vorgehen auch Redundanzen, da die für den Betrieb relevanten Daten immer wieder neu angelegt werden müssen; ein Neukunde zum Beispiel muss zuerst in Salesforce neu angelegt werden und dann noch in der Buchhaltung. Dem entgegen wirken will das amerikanische Unternehmen Zapier.com. Bei Zapier.com handelt es sich um eine Metaschnittstelle, über die sich Webapplikation verbinden lassen. Werden bestimmte Aktionen in einer Applikation ausgeführt, produziert das eine Reaktion in einer anderen App.
Über Paypal bezahlte Rechnungen können so automatisch als Ertrag verbucht werden, oder eine Transaktion im Webshop Magento resultiert sofort in einer Rechnung. Über 180 Services verfügen mittlerweile über eine entsprechende Schnittstelle, auch Run my Accounts. «Mit diesem Schritt eröffnen wir uns einen riesigen Markt. Wer schon bestimmte Apps einsetzt, kann die Buchhaltung von Run my Accounts damit spielend einfach verbinden. In meinen Augen wird dadurch eines der wesentlichen Versprechen der Cloud eingelöst», meint Brändle.
Dank dieser Ideen landete Run my Accounts nicht nur auf der Finalistenliste für den international renommierten Red Herring Europe Award 2013, sondern gewann gerade beim Best of Swiss Web Bronze in der Kategorie Innovation. Die Software eignet sich am ehesten für Unternehmen mit fünf bis 50 Mitarbeitern. Mittlerweile hat das Unternehmen 250 Kunden und 18 Mitarbeiter.
Weitere Infos und alle Mitglieder auf einen Blick:
www.swissmadesoftware.org
