«Das können wir besser.» Mit diesem Gedanken lancierte die Basler Firma Reeweb 2011 Clubdesk, eine Software zur Administration von kleinen und mittleren Vereinen. Wie so häufig kam die Produktidee nicht aus dem leeren Raum, sondern sollte konkrete Probleme im Alltag der Gründer lösen. Alle vier kommen nämlich nicht nur aus der IT-Szene, sondern sind auch als Funktionäre in verschiedenen Vereinen tätig. Mit Hilfe der Cloud und anderer moderner Webtechnologien sahen sie ab 2009 die Chance, endlich altbekannte Vereinsprobleme in den Griff zu bekommen.
Ein Beispiel: Ist die Liste der Mitglieder aktuell, in Bezug auf Adressen, Mitgliederstatus, oder die Bezahlung des Jahresbeitrags? Die meisten Vereine lösen solche Probleme mit Excel. Jemand führt die Masterliste, gibt Kopien an die verschiedenen Funktionäre, die diese gegebenenfalls an ihre Bedürfnisse anpassen. So mutieren die einzelnen Listen unabhängig voneinander vor sich hin. Gelegentlich gibt es den Versuch einer Vereinigung oder – noch schlimmer – jemand verlässt den Verein oder seine Daten lösen sich im Meltdown des heimischen PCs auf.
Verteiltes Arbeiten – zentrale Daten
Mit Clubdesk werden die Daten zentral in der Cloud gehalten. Vergeben werden lediglich Zugangsberechtigungen für diverse Untergruppen – wie für den Trainer der Junioren oder den Kassier. Neben Mitgliederlisten erlaubt ClubDesk auch die Zentralisierung anderer Funktionen wie Termine und Dokumente. Letztere können mit Hilfe von Vorlagen erstellt und via die eingebaute Mail-Lösung verschickt werden. Dabei entfällt das mühsame Zusammenklicken der Empfänger. Eine vorher angelegte Struktur ist in der Datenbank hinterlegt. Das heisst, die Mitglieder sind gemäss ihrer Rolle im Verein mit Tags versehen, als Junioren, Senioren oder Funktionäre. Für den Versand muss lediglich das entsprechende Tag in die Adresszeile eingegeben werden.
Bei Reeweb stand dabei die Benutzerfreundlichkeit an oberster Stelle. «Hätten wir die Lösung nicht einfach genug machen können, hätten wir das Projekt vor dem Release eingestellt», so Rolf Pfenninger, Mitglied der Geschäftsleitung. Dabei baute das Unternehmen stark auf das Feedback aus den eigenen Kontakten zur Vereinslandschaft sowie auf einen Fragebogen.
Diesen schickten die Gründer vor Entwicklungsbeginn an 1000 Schweizer Vereine. Ziel war die Einschätzung des möglichen Markts. «Bei einem Rücklauf von unter fünf Prozent, hätten wir nicht mit der Entwicklung begonnen», meint Andreas Kling verantwortlich für Sales und Marketing. Die Quote lag allerdings bei 35 Prozent. Das hohe Interesse bestätigte sich dann auch durch den Umstand, dass während der Entwicklung ständig angeklopft wurde, ob die Lösung denn nun fertig sei.
Nach rund einem Jahr Entwicklung gingen die ersten Betatester 2010 ans Werk. Einem Verein gelang es sogar, sein ganzes Geschäft innerhalb eines Tages komplett auf Clubdesk umzustellen – inklusive Bau der eigenen Website. Webseitenbau ist nämlich ein weiteres Modul von Clubdesk. Mit Hilfe vorgefertigter Bauteile lässt sich eine Webseite schnell zusammenklicken. Der Vorteil: Sie greift im Hintergrund auf die Datenbank zu. So können geplante Events direkt aus dem Kalender übernommen werden. Praktisch ist auch, dass auf der Webseite angezeigte Kontaktdaten immer den in der Datenbank hinterlegten entsprechen. Das Update funktioniert automatisch.
Alles aus einer Hand
Der Versand von Massenmails funktioniert übrigens auch offline als Serienbrief. «Viele Menschen haben mit Serienbriefen in Word Probleme.» Die Lösung lag in reduziertem Funktionsumfang und vereinfachter Bedienbarkeit. Natürlich stellt sich die Frage, ob man all diese Module neu bauen musste. Nicht nur Google bietet schliesslich zahlreiche Gratisdienste an. Auch hier verweist das Team auf Feedback. Rolf Pfenninger: «Durch die Integration in Clubdesk können die Vereinsangelegenheiten mit nur einem Login bewirtschaftet werden. Alle Daten sind zentral an einem Ort abgelegt und von jedem Modul aus zugänglich.»
Dazu kommt noch der Sicherheitsgedanke. Sensible Daten über Finanzen und Junioren sollten nicht verstreut werden. Deshalb entschied man sich bei Reeweb auch für eine Datenhaltung in der Schweiz.
Schliesslich löst die Software noch ein weiteres Problem aus dem Vereinsalltag: den häufigen Funktionswechsel. Die Funktionäre rotieren im Laufe der Zeit häufig durch verschiedene Ämter. Anstatt also die Daten auf einen Stick zu packen und auf die Vollständigkeit der Programmsammlung des Nachfolgers zu hoffen, muss jetzt nur noch ein Passwort vergeben werden. Seit einem Jahr ist die Lösung käuflich erhältlich. Rund 1000 Vereine nutzen mittlerweile Clubdesk, 250 davon kostenpflichtig. Die Bandbreite ist gross: Neben diversen Sportvereinen sind auch Lesezirkel und Musikvereine vertreten. Zum Jahresende will Reeweb gezielt auch ausserhalb der Schweiz mit der Vermarktung beginnen.
