Change Management – alle machen es, jeder etwas anders, aber einig sind sich alle, dass es diesen Prozess braucht. Gerade da es sich bei dem Change Management Prozess um einen recht einfachen Prozess handelt, ist es wichtig, in der IT möglichst viele Personen einzubeziehen. Nur wenn allen klar ist, warum und wieso man diesen Prozess benötigt, wird man anschliessend die notwendige Akzeptanz haben. IT Mitarbeiter sind es gewohnt, dass sie mit IT Systemen komplexe Probleme lösen müssen. Dabei lassen sie sich ungern in ein enges Korsett einschnüren, welches ihre Kreativität scheinbar beeinflusst. Erst wenn sie verstehen, dass dieses Korsett nicht gegen sie arbeitet sondern ihnen hilft, ihre Kreativität in gesicherte Bahnen zu lenken, werden sie die Vorgaben akzeptieren und umsetzen.
Auch wenn es ausreichend viele Vorlagen und Vorschläge gibt, versuchen immer noch Unternehmen, den idealen Change Prozess zu erfinden. Dies führt häufig zu langen, komplexen und unverständlichen Beschreibungen. Damit sind diese Prozesse schon von Anfang an zum Scheitern verurteilt, da sich die Mitarbeiter diese Prozesse nicht merken können. Und selten liegt das „Prozesshandbuch“ auf dem Tisch, um einen Prozess abzuarbeiten.
Die Werkzeuge müssen den Menschen, die damit arbeiten sollen, helfen und nicht das Arbeiten unnötig schwer machen. Ein Change Prozess stellt unterschiedlichen Anforderungen an das Werkzeug, welche nicht immer einfach umzusetzen sind. In vielen Firmen hat man ein Werkzeug gekauft und dann beginnt die Arbeit am Prozessdesign. Aber es passt einfach nichts zusammen und die Mitarbeiter sollen es dann mit viel Aufwand richten.
Prozesse brauchen ungeteilte Aufmerksamkeit
Darüber hinaus wird erwartet, dass die Mitarbeiter immer effizienter werden, gleichzeitig bekommen sie aber nicht die Zeit, sich mit den neuen Arbeitsmethoden und Prozessen auseinander zu setzen. Denn nicht nur diese brauchen ihre ungeteilte Aufmerksamkeit, sondern auch die immer wieder auf sie einströmenden neuen Technologien und Systeme. Vor die Wahl gestellt, was man sich eher anschaut, zieht bei einem an Technik interessierten Menschen der Prozess klar den kürzeren.
In Zeiten, in denen die IT-Budgets eher schrumpfen als wachsen, wird auch am Thema Ausbildung der Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Prozessen gespart. Häufig sollen Mitarbeiter in zwei bis vier Stunden all die guten Dinge lernen, welche ein Projektteam in monatelanger Arbeit erarbeitet hat. Viele der Ausbildungen kommen über das Kennenlernen der neuen Arbeitsweisen nicht darüber hinaus. Das systematische Anlernen im Umgang mit dem Prozess kommt zu kurz und ein systematisches Training erfolgt schon gar nicht.
Auch wenn es manchmal unbequem ist: Neue Prozesse gelten auch für das Management. Nur weil eine Veränderung sehr dringend ist, muss man den Prozess nicht ignorieren, denn genau dafür wird im Change Management Prozess mit dem Emergency Change ja vorgesorgt. Nur wenn ich als Führungskraft voraus gehe und meinen Mitarbeitern zeige, dass ich hinter der Veränderung der Arbeitsweisen stehe, wird ein neuer Prozess wie das Change Management ernst genommen.
Change Prozess nicht zu bürokratisch machen
Neben dem guten Beispiel, dass man vorlebt, ist es aber auch notwendig, sich zu überlegen, zu welchen Konsequenzen man bereit ist, wenn sich Mitarbeiter nicht an die geänderten Vorgaben halten. Denn ist es ohne weiteres möglich die neuen Regeln zu verletzen, ohne dass Konsequenzen folgen, kann man davon ausgehen, dass selbst der noch so prozesstreue Mitarbeiter nach kürzester Zeit diesen ignorieren wird. Daher muss man sich von Anfang an überlegen, wie man mit der Missachtung der veränderten Vorgaben umgehen will und dies auch klar und unverblümt kommunizieren.
Es ist nicht immer einfach, alle Faktoren in einem ausreichenden Mass zu berücksichtigen. Schafft man es die Mitarbeiter einzubinden, den Change Prozess nicht zu bürokratisch werden zu lassen und das Tool dazu passend einfach zu gestalten, dann hat man eine Erfolgschance. Damit daraus ein wirklicher Change zum Erfolg wird, muss man dann noch die Freiräume schaffen, damit man mehr als nur ein kurzes Kennenlernens des neuen Prozesses in der Schulung realisieren kann.
Geht das Management dann noch voran und unterstützt die verantwortlichen Personen, die den Prozess führen, dann steht dem Erfolg nichts mehr im Wege. Trotz alle dem wird es immer noch notwendig sein, in der Anfangsphase viel Support zu leisten. Oder wie es eine Change Managerin ausdrückte: «Nach drei Jahren haben ich dann auch den letzten Mitarbeiter im neuen Prozess begrüssen dürfen».
Zeit und Geduld wird es brauchen - gemalt auf Papier sind Prozesse schnell, die Umsetzung braucht etwas länger.
