Die Faksimile-Übertragung hat ihre Ursprünge im Jahr 1855 und ist damit nach der Morse-Telegraphie die älteste Form der elektrischen Datenübermittlung. Auch die Telefax-Technologie, die wir heute nutzen, ist – aus Sicht der IT-Branche – ein Dinosaurier. Bereits 1974 nutzte der Infotec 6000 erstmals den noch heute gültigen Gruppe-3-Standard (G3). Durch das Aufkommen neuer Technologien wie beispielsweise der E-Mail wurde der Dinosaurier Telefax in der Vergangenheit mehr als einmal totgesagt. Aber: Während Unternehmen nach und nach ihre kostenintensiven Faxserver-Infrastrukturen abbauen, nimmt die Nachfrage nach modernen Telefax-Lösungen dennoch zu. Aus rein empirischer Perspektive muss man konstatieren, dass der Rückzug des Faxes nur ein gefühlter ist: In den fünf internationalen Rechenzentren von
Retarus beispielsweise hat sich das Faxvolumen in den letzten beiden Jahren nahezu verdoppelt. Derzeit werden jährlich über 400 Millionen Fax-Seiten im Kundenauftrag versendet und zugestellt – Tendenz steigend.
Insbesondere an eher wenig Internet- und E-Mail-affinen Orten, wie etwa bei Ärzten, Apothekern, Buchverlagen und in kleinen Handwerksbetrieben, existieren heute immer noch viele Faxgeräte. Natürlich verfügen diese Anwender bereits über einen E-Mail-Account, doch kümmern sie sich in erster Linie um ihre Patienten und Kunden, und nicht um neue Nachrichten in ihrem E-Mail-Postfach. Zudem hat sich E-Mail als Werbemedium quasi selbst kannibalisiert: Über 95 Prozent aller Mails werden von professionellen Mail-Systemen als Malware oder Spam identifiziert und ausgefiltert, oder vom Anwender nach einem kurzen Blick auf die Betreff-Zeile gelöscht. Ein Telefax dagegen wird nicht von irgendwelchen Spam- oder Virenfiltern abgefangen und erreicht den Empfänger garantiert. Einer der wichtigsten Vorteile des Telefax ist aber, dass es eine Rechtssicherheit bietet, die E-Mail-Nachrichten von Haus aus nicht liefern und nur über Zusatzlösungen möglich wird. Für jedes erfolgreich versendete Fax gibt es eine verbindliche Zustellmeldung, die im Zweifelsfall die Übermittlung bestätigt.
Cloud verhilft zu neuer Popularität
Eine besondere Rolle kommt auch dem Cloud Computing zu: Durch neue, Cloud-basierende Fax-Dienste lassen sich teure Doppelstrukturen – Fax-Server, die neben Mail-Servern stehen – abbauen und Fax-Infrastrukturen konsolidieren. Auf Kosten für die Anschaffung, Administration und Wartung von Fax-Servern sowie den Betrieb einer eigenen Infrastruktur, die auf Spitzenbelastungen und im Normalfall auch redundant ausgelegt ist, kann verzichtet werden. Die Nutzung der Server-Kapazitäten eines Service-Anbieters steigert ausserdem die Flexibilität und Verfügbarkeit. Gleichzeitig werden auch die Betriebskosten gesenkt, denn man zahlt, typisch für einen Cloud-Service, nur noch für tatsächlich in Anspruch genommene Leistungen.
Doch auch die Telefax-Technologie an sich hat sich in den vergangenen Jahren verändert: Selten müssen Mitarbeiter heute noch an einem Fax-Gerät Nummern eintippen und ein Dokument Seite für Seite einführen. Stattdessen genügt ein Mausklick, um den Faxversand zum Beispiel direkt aus der Textverarbeitung abzuschicken. Umgekehrt leiten intelligente Fax-Dienste eingehende Telefaxe direkt an definierte E-Mail-Postfächer weiter. So müssen eingehende Dokumente nicht mehr digitalisiert werden und können ohne Umweg abgelegt, archiviert und in Workflow-Systeme eingebunden werden. Die Beispiele zeigen es: Es ist also auch langfristig nicht mit dem Aussterben des Dinosauriers Telefax zu rechnen.
Hoppe-Gruppe nutzt Fax aus der Wolke
Die Fax-Übertragung hat sich erfolgreich angepasst: Fax-Server werden zunehmend durch Cloud-basierende Dienste ersetzt und Fax-over-IP ersetzt in vielen modernen Kommunikationsinfrastrukturen die analoge Datenübertragung. So auch bei der international tätigen Unternehmensgruppe Hoppe mit Sitz im bündnerischen Müstair. Der Hersteller von Beschlagsystemen für Türen und Fenster nutzte bisher für den Versand von Fax-Dokumenten aus dem ERP-System und den Office-Programmen eine In-house-Lösung. Anstehende Investitionen in diese Infrastruktur gaben im vergangenen Jahr dann den Anlass zum Überdenken der Kommunikationsprozesse. Um die Kosten zu senken und gleichzeitig frei werdende Ressourcen optimal zu nutzen, entschied sich die Hoppe-Gruppe schliesslich für eine Migration auf Cloud-basierende Services. Dadurch sollten zukünftige Upgrades von Hard- und Software entfallen, der interne Administrationsaufwand reduziert, die Verfügbarkeit der Systeme erhöht und die Kosten transparenter werden. Ausserdem sollten wie bisher auch alle eingehenden Faxe elektronisch in die eigenen Systeme eingespeist werden.
Die Wahl fiel schliesslich auf die Retarus-Lösungen Faxolution for Applications, Faxolution for Exchange und Fax2Mail. Mittels Faxolution for Applications werden Telefaxe nun aus dem ERP-System über die sichere Fax-Cloud versendet. Dazu gehören Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen oder Lieferavise. Sie werden per FTP oder Web Service (SOAP) in die Managed-Fax-Services-Infrastruktur geleitet und von hier versendet. Der Service Faxolution for Exchange sorgt derweil für den Versand von Fax-Dokumenten aus Microsoft-Umgebungen. Eingehende Telefaxe – grösstenteils Aufträge – werden wiederum über den Fax2Mail-Service automatisch digitalisiert und an die richtigen Stellen weitergeleitet. Damit sind die Mitarbeiter per Fax erreichbar, ohne dass sie eine eigene Fax-Infrastruktur haben müssen. Die Migration aller Services in die Infrastruktur der Hoppe-Gruppe war in vier Monaten abgeschlossen. Durch die Migration wurden der bestehende Kommunikations-Hauptserver und sechs weitere Server ausser Betrieb genommen. Seit Ende 2010 laufen die Services nun – bei einer kontinuierlich steigenden Nutzung: Im Frühjahr 2011 wurden bereits 45 Prozent mehr Faxseiten versendet als in den Monaten zuvor. Zudem nahm auch die Anzahl der im gleichen Zeitraum empfangenen Dokumente um 60 Prozent zu – Tendenz steigend. (Michel Vogel)
Der Autor
Georg Hartmann ist Country Manager bei
Retarus Schweiz.
