Aus Wissen Kapital schlagen

Wer kennt das Problem nicht? Man sitzt vor dem Rechner und sucht ein wichtiges Dokument. Die Projektdaten liegen an einem Ort, die Abteilungsdaten woanders, aber wo genau ist jetzt das Protokoll des Meetings? Kein Wunder, dass Mitarbeiter wenig Sinn darin sehen, ihr Know-how zu digitalisieren. Mit anderen Worten: Informationen werden nicht nur nicht gefunden, sondern gar nicht erst abgelegt.
Zu Leibe rückt man dieser Problematik nun mit Software. Unter der Bezeichnung Wissensmanagement ringen verschiedene Lösungen um die Gunst der geplagten Unternehmen. Einer der Anbieter ist die Firma Incite aus Sins. Im Gegensatz zu gängigen Wiki-basierten Systemen setzt das Unternehmen auf eine an Microsoft Office angelehnte Optik. «Mit KnowhowDB wollen wir, dass die Nutzer sich ohne grosses Umlernen sofort im Programm zurecht finden können», erklärt Incites-CEO Ivan Huber. Gemeint ist die Usability. Auf diese Weise soll die psychologische Barriere der Mitarbeiter überwunden werden, das System überhaupt zu gebrauchen. Die Software erweitert die Funk­tionalität bekannter Microsoft-Produkte aber in zentralen Bereichen.

So können Textdokumente direkt im Programmeditor geöffnet und weiterverarbeitet werden. Das System erstellt auch gleich eine Versionierung. Das heisst, jede Änderung im Dokument wird separat gespeichert und frühere Versionen stehen immer bereit. Die integrierte Volltext Suchfunktion basiert auf dem Open-Source-Projekt «Lucene»: Laut Incite ist sie präziser und schneller als in Windows. Dazu kommt eine eingebaute Fuzzylogic, die Ähnlichkeiten beim Suchen berücksichtigt. Gibt man den Namen Meier ein, werden auch die Meiers mit ai, ay und ey angezeigt. Das System stuft die Dokumente auf einer Wahrscheinlichkeitsskala ein. Ganz zeitgemäss ist KnowhowDB als Browser-basierte SaaS-Lösung zu haben, kann aber auch auf den Servern der eigenen Firma laufen.
Ein weiterer Trick des Systems liegt in der «Out of Browser»-Funktionalität. Diese erlaubt den Start der Lösung auf dem Desktop. Auf technischer Ebene ist sie so näher am Betriebssystem. Änderungen an angehängten Dateien werden so gleich ins System übertragen. Gleiches gilt für Bilder aus der Zwischenablage. Dies im Gegensatz zu Programmen, bei denen Änderungen nur über den Weg «Herunterladen, Ändern, Hochladen» vorgenommen werden können. Das Unternehmen sieht sich hier als Innovator. Wohl mit ein Grund dafür, dass das Produkt an der Cebit 2011 den Innovationspreis-IT in der Kategorie «Beste Schweizer Software» gewann.


Obwohl die Software schon seit 2003 am Markt ist, basiert die neueste Entwicklung seit 2009 auf völlig überarbeitetem Code. Die Desktop-Version wurde gegen die Browser-gestützte ausgetauscht, und zwar im Rahmen eines KTI-Projekts. Zusammen mit der Hochschule Luzern wurde während eines Jahres eine neue Version geschaffen. Seit Anfang September 2011 bietet die Software auch eine Einbindung in Microsofts Active Directory. Somit kann die Benutzerverwaltung aus schon existierenden Systemen direkt übernommen werden.