Grenzüberschreitend konferieren

Trivadis, Anbieter von IT-Lösungen und -Services, ist an zwölf Standorten in der Schweiz, in Deutschland und Österreich tätig. Trivadis nutzte das Web seit längerem für Management-Konferenzen, doch genügte die bisher eingesetzte Software den heutigen Ansprüchen nicht mehr. Gesucht wurde ein Tool, welches alle Sicherheits-Standards erfüllt, Videokonferenzen ermöglicht und einfach zu bedienen ist.
Nach einer Evaluation unter verschiedenen Anbietern entschied sich Trivadis für die one2meet-Lösung von Netviewer. Urban Lankes, CEO von Trivadis, überzeugten die sehr einfache Bedienung, die hohen Sicherheits-Standards und dass das Programm auch ohne Probleme hinter der Firewall funktioniert. Zudem beeinflussten die verfügbaren Features wie Video-Conferencing oder die Remote-Support-Möglichkeit den positiven Entscheid.

Trivadis-Management konferiert über das Web

Trivadis setzt die one2meet-Lösung für unterschiedliche Management-Meetings, interne Besprechungen sowie für den internen und externen IT-Support ein. Jeder Mitarbeiter bei Trivadis hat Zugriff auf die Web-Conferencing-Lösung und kann bei Bedarf ein Meeting aufsetzen. Dies funktioniert über das eigene Netz besonders einfach und problemlos. So können hochqualifizierte Spezialisten sich einfach und schnell zu einer Online-Diskussion zusammenschalten und Probleme effizient lösen. Auch die eigene IT-Abteilung kann wesentlich schneller Support leisten oder es können unkompliziert Team-Sitzungen einberufen und durchgeführt werden.

Jeder hat Zugriff

Netviewer one2meet setzt sich aus einer Berater- und einer Teilnehmersoftware zusammen. Jeder Mitarbeiter hat über das Intranet-Portal von Trivadis Zugriff auf beide Programme. Derjenige, der das Meeting einberuft, fungiert als Moderator.
Der Moderator ist in der Lage, abwechselnd einzelnen Konferenzteilnehmern die Fernsteuerungsrechte für seinen PC zu übertragen. So können Bildschirminhalte auf mehrere Bildschirme gleichzeitig übertragen werden. Für die flexible Meetinggestaltung kann der Moderator auch sein Zeigerecht weitergeben, die Übertragungsrichtung kann mit einem Mausclick gewechselt werden. So wird bestimmt, ob den Teilnehmern der Moderatoren-Bildschirm gezeigt wird oder ob der Bildschirminhalt eines bestimmten Teilnehmers im Mittelpunkt stehen soll. Das gemeinsame Betrachten von Bildschirmen ist nicht auf Websites beschränkt, es können beliebige Anwendungen gemeinsam betrachtet und, wenn gewünscht, bearbeitet werden.
Beim Online-Support – egal, ob es sich um den internen IT-Support oder den externen Kunden-Support handelt – sieht der Supporter dank der Möglichkeit von Bildschirm-Sharing die Probleme des Kunden und gibt entweder per Telefon und «Mauszeiger» Anweisungen zu deren Lösung. Oder er kann, wenn ihm der Kunde per Mausclick die Erlaubnis gibt, die notwendigen Schritte selbst auf dem Computer des Kunden ausführen.

Sicherheit vom Fraunhofer Institut zertifiziert

Bei der Auswahl der Web-Conferencing-Lösung legte Trivadis grössten Wert auf die Sicherheit, werden doch bei den Meetings geschäftskritische Dokumente besprochen. Für Netviewer sprach laut Peter Meister, IT-Manager von Trivadis, dass kein Programm auf dem PC installiert werden muss und dass sich bereits verschiedene Banken beim Kundensupport für diese Software entschieden haben.
Das Programm kann von der Website, im Fall von Trivadis vom Intranet-Portal, gestartet werden, und nach Abschluss der Sitzung wird es aus dem Cash entfernt. Es werden keine DLLs installiert oder Änderungen an den Systemeinstellungen durchgeführt. Nach Beendigung des Programms befindet sich der Rechner im gleichen Zustand wie zuvor.
Ein grosser Vorteil für Trivadis war zudem, dass one2meet auch hinter der Firewall und dem Proxy-Server eingesetzt werden kann. Das Moderator-Programm verwendet in diesem Fall automatisch den Port 80 und HTTP als Übertragungsprotokoll; das Teilnehmer-Programm anstelle des üblichen TCP-Protokolls das HTTP-Protokoll.
Die Daten einer Netviewer-Konferenz werden verschlüsselt übertragen. Die Verschlüsselung entspricht einer SSL-Verschlüsselung. Zudem hat das Fraunhofer Institut für sichere Informationstechnologie (SIT) in Darmstadt die Sicherheitsunbedenklichkeit bestätigt und zertifiziert. Auch wird sämtliche Netviewer-Software vor der Auslieferung mit einem Sicherheits-Zertifikat von VeriSign Commercial Software Publishers CA versehen. Potentielle Veränderungen an der Software durch Dritte werden dadurch sofort erkennbar.

Einsatz, Schulung und Technologie

Trivadis hat sich für die Software als Servicelösung von Netviewer entschieden. Das bedeutet, dass die Kommunikation über die Server von Netviewer geleitet wird, es mussten lediglich das Moderator- und das Teilnehmerprogramm auf das Intranet-Portal geladen werden. Je nach Wunsch des Kunden kann er auch selber einen Kommunikationsserver in seinem Rechenzenter betreiben. Die Trivadis-Lösung funktioniert wie auf der obenstehenden Grafik ersichtlich.

Zum Verbindungsaufbau verwendet Netviewer einen speziellen Dienst, der durch mehrere Vermittlungsserver zur Verfügung gestellt wird. Durch diesen Dienst wird lediglich dem Teilnehmercomputer die IP-Adresse der Kommunikationsserver bekanntgegeben. Der gesamte Datenaustausch einer Konferenz läuft dann über einen dieser Kommunikationsserver.
Den Vermittlungsserverdienst stellt Netviewer allen Netviewer-Teilnehmern kostenlos zur Verfügung. Die Vermittlungsserver stehen in geschützten Rechenzentren bei verschiedenen Providern in Europa und den USA. Hierdurch kann der Vermittlungsserverdienst mit hoher Verfügbarkeit bereitgestellt werden.

Netviewer wird standardmässig im Kommunikationsserver-Modus betrieben, das heisst, der gesamte Datenverkehr wird über einen Kommunikationsserver geleitet. Damit dieser Dienst reibungslos funktioniert, betreibt Netviewer mehrere dieser Server.
Auf den von Netviewer betriebenen und zur Verfügung gestellten Kommunikationsservern werden keine Konferenzinhalte gespeichert. Es werden lediglich verbindungsspezifische Daten wie beispielsweise der Zeitpunkt einer Konferenz und die Anzahl der übertragenen Bytes protokolliert. Die Server werden als kostenfreier Dienst zur Verfügung gestellt. Es besteht auch die Möglichkeit, einen Netviewer-Server zu lizenzieren und selbst zu betreiben.

Auch die Schulung war sehr schnell und einfach. Einige Mitarbeiter wurden geschult und gaben anschliessend ihr Wissen den Anwendern weiter. Da das Programm sehr einfach und fast selbsterklärend aufgebaut ist, konnten die Mitarbeiter in kürzester Zeit das Tool nutzen. Bei Fragen standen ihnen die IT-Mitarbeiter zur Verfügung, welche die Schulung gleich über one2meet abwickeln konnten.

Der Entscheid hat sich gelohnt

Trivadis war sich den Einsatz von Web-Conferencing gewohnt. Der Vorteil von Netviewer one2meet ist jedoch, dass ohne eine Installation und dank der sehr einfachen Bedienung heute viel mehr und insbesondere viel schneller ein Online-Meeting aufgesetzt werden kann. Dies sieht auch Urban Lankes, CEO von Trivadis: „Für uns hat sich der Entscheid für Netviewer one2meet gelohnt. Wir erwarten, die Investitionen innerhalb weniger Monate zu amortisieren. Der Reiseaufwand und die Reisekosten konnten bereits reduziert werden, und die Mitarbeiter nutzen das Tool regelmässig für Meetings und zu Support-Zwecken.»





Conferencing-Topologie der one2-meet-Lösung

Fallstudie: Fast Facts

Firma

Trivadis, www.trivadis.ch



Lösungsanbieter

Netviewer, www.netviewer.ch



Branche

Anbieter von IT-Lösungen und -Services, technischem Consulting und Training in der Schweiz, Deutschland und Österreich.



Problemstellung

Die bestehende Web-Conferencing-Lösung vermochte den heutigen Anforderungen insbesondere hinsichtlich Sicherheit und Komfort nicht mehr zu genügen.



Lösung

Nach einer Evaluation entschied sich Trivadis für one2meet von Netviewer. Dieses erfüllt alle gestellten Sicherheitsanforderungen, lässt sich hinter der Firewall nutzen, bietet ein komplettes Feature-Set mit Video-Conferencing und Remote-Support-Möglichkeit und benötigt erst noch keine Software-Installation.



Erzielter Nutzen

Trivadis-Management und -Mitarbeiter nutzen Netviewer one2meet regelmässig für Meetings, Video-Konferenzen und zu Support-Zwecken. Damit haben sich nicht nur die Reisekosten reduziert, sondern auch die Kunden­zufriedenheit erhöht.