Die Anforderungen an ein Intranet haben in den vergangenen Jahren massiv zugenommen. Während man in den 90er Jahren unter einem Intranet-Portal noch das reine Publizieren von statischen Informationen auf Basis von verlinkten HTML-Seiten verstand, muss ein Intranet heute weit mehr können. Neben dem Abbilden von Business-Prozessen werden heute vor allem auch Document- und Knowledge-Management, Collaboration-Werkzeuge, Content Management, Business Intelligence und die Einbindung von Business-Anwendungen gefordert.
Mit SharePoint Portal Server 2003 bietet Microsoft bereits heute eine Intranet-Plattform, die zumindest Teile dieser Bedürfnispalette abdeckt. Mit dem kommenden Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007) wollen die Redmonder dem Trend hin zum Alleskönner-Intranet noch stärker Rechnung tragen. Unter dem gemeinsamen Dach der Office-2007-
Plattform stellt Microsoft ein breites Angebot an Services und Technologien zur Verfügung, die sich universeller kombinieren lassen und dadurch die Einsatzmöglichkeiten des Portalservers massiv erhöhen.
Wie bisher werden die Windows SharePoint Services (WSS) auch in Zukunft die zentrale Grundlage für Microsofts Portal-Framework bilden. Wie aus dem nebenstehenden Architektur-Diagramm hervorgeht, stellen die SharePoint Services wichtige Basisfunktionen wie etwa das Dokumenten-Management, die Navigation oder die Datenspeicherung zur Verfügung. Neu setzt WSS V3 auf dem .Net Framework 2.0 auf und profitiert dadurch von den neuen ASP.Net-2.0-Features wie der MasterPage-Technologie, dem WebPart-Framework (wurde von WSS in ASP.NET 2.0 verlagert) oder den Security- und Personalisierungs-Diensten.
Wie sein Vorgänger kann auch WSS V3 eigenständig für den Aufbau von einfachen «Mini-Portalen» für Teams und Projekte oder die Abwicklung von bestimmten Arbeitsprozessen (Übersetzung von Dokumenten, Help-Desk etc.) genutzt werden. Durch die vielen Neuerungen werden die möglichen Einsatzgebiete der SharePoint Services noch einmal stark ausgeweitet. Diese Vielseitigkeit demonstriert Microsoft mit einer Reihe von mitgelieferten Templates gleich selber. So gibt es neu Vorlagen, mit denen man sich auf Knopfdruck eine Site für einen Blog oder ein Wiki einrichten lassen kann.
Die SharePoint Server 2007 Architektur
Ergänzend zu den von WSS gebotenen Basisdiensten, bietet der Office SharePoint Server eine Reihe von weiteren Services, welche insbesondere für den Aufbau von umfangreichen Intranet-, Extranet- und neu auch Internet-Portalen gedacht sind. Dazu zählen etwa Personalisierung, die globale Suche oder die Integration von Daten aus Business-Anwendungen (via Business Data Catalog).
Wie bisher besteht ein Portal aus einer strukturierten Ansammlung von Sites (bisher Areas), mit der sich praktisch alle Organisationsstrukturen und Tätigkeitsfelder eines Unternehmens abbilden lassen. SharePoint Server übernimmt dabei die Rolle des Aggregators, der die einzelnen SharePoint-Sites eines Unternehmens unter dem firmenweiten Portal eingliedern kann.
Bei den SharePoint Document Libraries bestand das Hauptaugenmerk vor allem darin, eine komfortable Plattform für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten zu bieten. In WSS V3 und SharePoint Server 2007 entwickeln sich die Dokumentbibliotheken allmählich zu einer echten Lösung fürs Document Management. Dies nicht zuletzt durch die Anbindung an die integrierte Workflow-Engine (siehe auch weiter unten), mit der sich Prozesse wie Genehmigungsverfahren, das Einholen von digitalen Unterschriften oder die Dokumenten-Archivierung steuern und automatisieren lassen. Weitere interessante Neuerungen beim Document Management sind ein komfortableres Metadaten-Management, eine wesentlich bessere Versionierung (Major/Minor-Versionen), mehrere Dokumentvorlagen pro Bibliothek sowie Zugriffsschutz auf Dokumentebene.
Für die Ablage und Archivierung von aufbewahrungspflichtigen oder -würdigen Informationen hat Microsoft ihren Office Server mit einem Records Management System ausgestattet. Dazu gehört ein Policies-System, mit dem sich Inhalte und Dokumente mit bestimmten Regeln wie etwa Aufbewahrungsfristen oder Ablaufdaten ausstatten lassen. Ausserdem können Dokumente mit Labels oder Barcodes versehen werden, ohne dass diese physisch modifiziert werden müssen. Das Records Management in SharePoint arbeitet Hand in Hand mit den Windows Rights Management Services (RMS). Zudem kann es um eigene Policies erweitert werden.
Die Search-Engine war einer der grossen Schwachpunkte in SharePoint Portal Server 2003. Zwar konnte man firmenweit das ganze Portal nach Informationen und Dokumenten unter Berücksichtigung der entsprechenden Zugriffsrechte absuchen, punkto Komfort (keine Boolschen Operatoren, keine Wildcards) und Möglichkeiten zur Anpassungen der Such-Dialoge liess die Such-Engine aber einiges zu wünschen übrig. Wer seinen Benutzern einen Suchdienst mit dem Komfort und relevanten Resultaten à la Google zur Verfügung stellen wollte, musste sich mit Add-ons von Drittanbietern eindecken. Microsoft hat die Probleme erkannt und die Suchtechnologie in SharePoint wesentlich verbessert. So wird es neben den obligaten Wildcards und Boolschen Operatoren auch Luxus-Funktionen wie die von Google bekannte «Did you mean»-Korrektur, Duplicate-Collapsing und Hit-Highlighting geben. Ausserdem wird man dank dem Business-Data-Catalog-Feature neu auch in der Lage sein, Informationen aus externen Datenbanken und Business-Anwendungen in den globalen Suchindex miteinzubeziehen.
Für die Abbildung von Business-Prozessen war SharePoint bislang nur bedingt geeignet. Dem Produkt fehlten eine griffige Workflow-Engine, die nötigen Event-Handler im Programmiermodell von SharePoint sowie eine universell einsetzbare Formularlösung, mit der sich Daten durch einen Prozess schleusen lassen. In SharePoint 2007 werden diese Lücken nun gestopft. Basierend auf der Windows Workflow Foundation (WWF), die in Microsofts künftiger WinFX-Programmierschnittstelle enthalten sein wird, steht nun in SharePoint eine Workflow-Engine zur Verfügung. Einige Standard-Workflows z.B. für Approve/Reject-Prozesse sind bereits vordefiniert. Via SharePoint Designer (siehe Kasten) werden auch Nicht-Entwickler mit Hilfe eines Wizards eigene Prozesse hinzufügen können.
Eine wesentliche Rolle in Microsofts Workflow-Strategie spielt der Einsatz von Formularen. Diese dienen als Front-end für die Daten, welche durch einen Arbeitsprozess geschleust werden sollen, und kommen vielfach dort zum Einsatz, wo Enduser in einen Business-Prozess involviert sind. Ein Beispiel dafür wäre etwa die Abwicklung von Spesenanträgen: Ein Benutzer füllt sein Spesenantragsformular aus, übergibt dieses dem System und löst somit einen Workflow aus. Das Spesenformular wird dann von einer verantwortlichen Person genehmigt oder zurückgewiesen. Im ersten Fall werden die Daten an ein Abrechnungssystem für die weitere Verarbeitung übergeben, im zweiten an den Benutzer zur Überarbeitung zurückgeschickt.
Genau für solche Anwendungen hat Microsoft vor rund drei Jahren den Formular-Client InfoPath 2003 auf den Markt gebracht. Leider litt das an und für sich geniale Tool an einigen Konzeptschwächen. Einerseits gab es keine Runtime-Version, womit man bei jedem User, der in eine Formular-Lösung eingebunden werden sollte, vorgängig einen InfoPath-Client installieren musste. Andererseits fehlte eine Workflow-Engine, so dass man sich selber um die Abwicklung des Workflow kümmern musste.
In Kombination mit SharePoint Server 2007 werden diese Mängel in InfoPath 2007 behoben sein. Neben der Workflow-Engine gibt es in Office SharePoint Server neu auch eine Forms-Service-Komponente, die InfoPath-Formulare auch in einer für Web-Browser gerenderten Version (auch für Nicht-Microsoft-Browser) ausliefern kann. Ausserdem wird man Formulare in Outlook 2007 direkt im Nachrichtenfenster anzeigen können, so dass sie sich direkt in einer E-Mail-Nachricht manipulieren lassen.
Microsoft hat ihren bisherigen Content Management Server 2002 (MCMS) komplett in die SharePoint-Umgebung migriert. Das hat den Vorteil, dass das Intranet-Portal und öffentlich zugängliche Webauftritte auf ein und derselben Plattform aufgebaut werden können. Einerseits erleichtert dies den Webentwicklern die Arbeit, da sie Site-Elemente und -Funktionen (z.B. WebParts) nur noch einmal erstellen müssen. Andererseits profitieren auch die Enduser, die Inhalte fürs Intranet und Internet in einer einheitlichen Umgebung erstellen, aufschalten und pflegen können. Dank der Verschmelzung der beiden Technologien stehen nun alle SharePoint-Funktionen auch innerhalb des Web Content Management zur Verfügung. So lassen sich Search-Funktionen, WebParts, Document Libraries, Listen oder RSS-Feeds nun auch für den externen Webauftritt nutzen. Ebenso steht auch hier die Workflow-Engine zur Verfügung, die beispielsweise beim Aufschalten von Inhalten für den Genehmigungs-Prozess herangezogen werden kann.
In Sachen Business Intelligence eignet sich ein Intranet-Portal hervorragend als Front-end zum Visualisieren, Überwachen und Analysieren von kritischen Business-Daten. Der Grund: Das Intranet bietet dazu eine einheitliche Web-GUI, welche es den Benutzern einfach macht, Daten in Form von Reports oder Charts abzurufen und im Auge zu behalten. In Office SharePoint Server 2007 hat Microsoft die Möglichkeiten, Daten und Auswertungen ins Portal zu bringen, deutlich ausgebaut. So wurde WSS V3 nun enger an die SQL Server 2005 Reporting Services angebunden. Berichte lassen sich dabei in einer speziellen Document Library ablegen und von dort starten. Ausserdem gibt es WebParts, mit denen sich Reports direkt auf einer SharePoint-Site anzeigen lassen.
Eine äusserst interessante Neuerung in Office Server sind die Excel Services. Diese erlauben es, Excel-Spreadsheets auf einem SharePoint-Server zu publizieren. Diese lassen sich dann direkt per Web-Browser nutzen, wobei Berechnungen auf dem Server durchgeführt werden. Auf diese Weise lassen sich auf Spreadsheets basierende Modelle und Analysewerkzeuge allen Intranet-Benutzern zugänglich machen.
In Office SharePoint Server 2007 gibt es nun endlich auch Support für die sogenannten Dashboards. Dabei handelt es sich um spezielle Webseiten, welche auf einen Blick alle relevanten Daten aus einem bestimmten Geschäftsbereich (z.B. Verkaufszahlen, Finanzdaten etc.) in aussagekräftiger Form (Business Scorecards, Trend-Charts, Top-Ten-Listen, etc.) wiedergeben. Für den Aufbau von Dashboards wird neu eine Reihe von WebParts zur Verfügung gestellt, mit denen sich Tabellen und Charts, KPI-Listen (Key Performance Indicators) oder Reports anzeigen lassen. Ausserdem gibt es einen Filter-WebPart, über den sich anhand von Kriterien (Zeitraum, Produktsparten etc.) steuern lässt, welche Daten auf dem Dashboard angezeigt werden sollen.
Der Funktionsumfang der neuen SharePoint-Plattform ist beeindruckend. Die universelle Kombinierbarkeit der verschiedenen Module steigert die Möglichkeiten beim Aufbau von individuellen Weblösungen enorm. Dabei ist allerdings auch nicht zu übersehen, dass der Branchenriese durch die enge Verzahnung verschiedener Produkte einmal mehr seine übliche One-Stop-Shopping-Strategie forciert. Wer beispielsweise alle Komfortfunktionen nutzen will, muss auf der Client-Seite zwangsläufig die Anwendungen von Office 2007 einsetzen. Und wer etwa die Möglichkeiten bezüglich Business Intelligence ausreizen möchte, braucht neben den Excel Services auch die SQL Server 2005 Reporting Services.
Seit Ende Mai steht das komplette Office System 2007 als öffentliche Beta zum Download bereit. Anwender brauchen sich dazu lediglich unter www.microsoft.com/office/preview/beta/getthebeta.mspx zu registrieren. Wer SharePoint Server 2007 testen will, braucht allerdings leistungsfähige Hardware. Empfohlen wird ein System mit 2 GB RAM (mind. 1 GB) und einem Prozesser mit 2,6 GHz.
Wer den Fortschritt der SharePoint-Plattform in den letzten Jahren beobachtet hat, stellt fest, dass die Windows SharePoint Services immer stärker zu einer Entwicklungsplattform für Webanwendungen mutieren. Statt Applikationen von Grund auf mit ASP Classic, ASP.Net oder mit Hilfe eines Web-Frameworks zu entwickeln, ist mittlerweile auch denkbar, SharePoint als Basis für eigene Webanwendungen zu nutzen. Der Vorteil: Man kann die vorhandenen Basisdienste wie etwa Workflow, Document Management, Search oder Policies direkt in seinen Anwendungen verwenden, ohne dafür eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen. Da WSS V3 auf ASP.Net 2.0 aufsetzt, lässt es sich auch problemlos um eigenen ASP.Net-Code (WebParts, Webseiten etc.) erweitern. Ausserdem stellt SharePoint ein umfangreiches Objektmodell, Web-Service-Schnittstellen und neu eine erheblich erweiterte Event-Architektur für die Programmierung von eigenen Erweiterungen zur Verfügung.
Neben fortgeschrittenen Webentwicklern sollen aber auch Enduser SharePoint-Sites anpassen können. Zu diesem Zweck hat Microsoft ihr bisheriges Web-Design-Tool FrontPage kurzerhand zum SharePoint-Editor umfunktioniert und in SharePoint Designer 2007 umbenannt. FrontPage war zwar bereits bisher der bevorzugte Enduser-Editor für SharePoint, der neue Designer 2007 ist nun aber ausschliesslich für die Bearbeitung von SharePoint-Seiten gedacht. Dabei erlaubt SharePoint Designer 2007 das Verändern von Site-Layouts im WYSIWYG-Modus und kann auch für die Plazierung und Konfiguration von WebParts genutzt werden. Ausserdem bietet das Tool einen Workflow-Designer, mit dem Benutzer, ohne auf eine Programmiersprache zurückgreifen zu müssen, eigene Workflows definieren können.
Das Anpassen eines SharePoint-Portals an das Corporate Design eines Unternehmens war bislang eine echte Herausforderung. Dies vor allem deswegen, weil es Microsoft versäumt hatte, SharePoint Portal Server 2003 mit einem griffigen Vorlagen-Konzept auszustatten. Neu nutzt SharePoint nun die MasterPage-Technologie von ASP.Net 2.0, mit der sich oft wiederholte Seitenelemente wie etwa die Navigation oder Kopf- und Fusszeilen an zentraler Stelle festlegen lassen.
Business Data Catalog
Mit Hilfe des Business Data Catalog (BDC) lassen sich Daten aus Business-Applikationen oder Datenbanken (z.B. SQL Server) in die SharePoint-Umgebung integrieren. Die Daten lassen sich dann über WebParts anzeigen, als Metadaten in Listen und Document Libraries verwenden und sogar in den Index der Such-Engine einbinden.
RSS-Support
Der Inhalt von Listen und Dokumentbibliotheken kann neu
im RSS-Format publiziert werden. RSS-Feeds verschiedener Sites lassen sich so mit einem RSS-Reader (z.B. Outlook 2007) konsolidiert betrachten oder können auf anderen Sites eingeblendet werden.
Offline-Support
Outlook 2007 lässt sich nun als Offline-Client für SharePoint nutzen. Dokumentbibliotheken und Listen lassen sich abonnieren und stehen dann auch zur Verfügung, wenn der entsprechende SharePoint-Server nicht erreichbar ist. Um die Synchronisation kümmert sich Outlook automatisch.
Roll-up-WebParts
Mit den Roll-up-WebParts können Listeninhalte aus verschiedenen Sites in konsolidierter Form angezeigt werden. Ein Anwender kann damit an zentraler Stelle all seine Tasks aus verschiedenen Team-Sites anzeigen lassen.
Site-Templates
Es wird eine ganze Reihe von Vorlagen mitgeliefert, mit denen man Sites für spezialisierte Anwendungen eröffnen kann. Dazu gehören beispielsweise Templates für Blogs, Wikis, Document Management oder BI-Dashboards.
Security Trimming
Mit Hilfe des sogenannten Security Trimming lassen sich Seitenelemente (z.B. Links in der Navigation) automatisch ausblenden, wenn der Benutzer nicht über die notwendigen Zugriffsberechtigungen verfügt.
Recycle Bin
Für Document Libraries und Listen steht jetzt ein Recycle Bin zur Verfügung, mit dem versehentlich gelöschte Dokumenten wiederhergestellt werden können.
Multilingual Support
WSS V3 verfügt neu über eine Multi-Language-Infrastruktur, mit der eine Site in mehreren unterschiedlichen Sprachen aufgeschaltet werden kann.
