E-Mails löschen, aufbewahren oder beides?
Artikel erschienen in Swiss IT Magazine 2008/22
Europäische Unternehmen unterscheiden sich in mancherlei Beziehungen von US-Firmen. Die Aufbewahrung von E-Mails ist so ein Beispiel. In den USA ist es nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen elektronische Post nach einigen Monaten automatisch löschen. Die E-Mails könnten ansonsten in einem Rechtsstreit oder einer Untersuchung der Gegenpartei oder den Behörden in die Hände fallen. Denn wenn ein Streit oder eine Untersuchung erst einmal läuft, darf nichts mehr vernichtet werden und alles muss offengelegt werden.
In der Schweiz ist es mit der Aufbewahrung gerade umgekehrt: Hier ist es nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen jede elektronische Post automatisch archivieren, selbst wenn ein Mitarbeiter das nicht will. Hier ist es der Gesetzgeber, der sicherstellen will, dass in einem Rechtsstreit auf die Geschäftskorrespondenz zurückgegriffen werden kann. Er schreibt deren Aufbewahrung für zehn Jahre ausdrücklich vor. Viele Unternehmen gehen noch weiter und archivieren automatisch jede E-Mail, auch irrelevante. Anders als in den USA müssen Firmen in der Schweiz in der Regel nicht damit rechnen, dass ein Zivilrichter die Offenlegung sämtlicher E-Mails und Daten zu einer bestimmten Sache anordnet. In den USA ist eine solche Offenlegung aller potentiell relevanten E-Mails und anderen elektronischen Daten als «E-Discovery» bekannt.
Was aber tun multinationale Unternehmen, die in den USA und in Europa tätig sind und globale IT-Systeme betreiben? Sie können es auf den ersten Blick nur falsch machen. Nichts aufbewahren verstösst vielerorts gegen das Gesetz. Alles aufbewahren kann einer Firma in den USA Kopf und Kragen kosten. Also wird die Frage der E-Mail-Archivierung oft auf das reduziert, was in den einzelnen Ländern das gesetzliche Minimum der Aufbewahrung ist.