Um im internationalen Wettbewerb mithalten zu können, müssen kleine und mittelgrosse Unternehmen verstärkt in die Optimierung ihrer Kommunikation investieren. Nur wenn es KMU gelingt, Informationen schnell zur Verfügung zu stellen, können sie Mitbewerbern die Stirn bieten. Denn Kunden und Partner erwarten heute sowohl von grossen wie auch von den kleinen und mittelgrossen Unternehmen eine umgehende Rückmeldung auf Anfragen. Damit dies möglich ist, müssen Unterlagen von den Mitarbeitenden schnell abgerufen, beurteilt und weitergegeben werden können. Mit Hilfe von Unified Communications können KMU ihre gesamte Kommunikation vereinheitlichen und beschleunigen und dadurch den gesamten Arbeitsprozess effizienter gestalten.
Unified Communications bezeichnet die Integration verschiedener Kommunikationsapplikationen wie beispielsweise Festnetz- und Mobiltelefonie, Fax, E-Mail, Instant Messaging sowie von Video- und Audiokonferenzen. Ebenso erhält der Nutzer dabei Zugang zu den Servern des eigenen Unternehmens, egal ob er im Büro, zuhause oder von unterwegs, zum Beispiel im Hotel oder am Flughafen, darauf zugreift. Vorteile bietet Unified Communications viele, über allen stehen sicher die steigende Produktivität im Team, da die interne und externe Kommunikation wesentlich vereinfacht und beschleunigt wird, sowie die sinkenden Kosten (TCO) für die Infrastruktur. Denn Teil der Lösung ist die Zusammenführung von Telefonie- und Datennetz in nur noch eine Infrastruktur, das IP-Netz. Dadurch verringern sich die notwendigen Ressourcen für Installation und Betrieb.
Und auch für Kunden und Partner erleichtert Unified Communications die Kontaktaufnahme mit dem Ansprechpartner im Unternehmen: Durch die Rufnummerportabilität ist dieser stets unter derselben Telefonnummer erreichbar, unabhängig davon, wo er sich gerade aufhält. Damit fällt auch ein beträchtlicher unternehmensinterner Aufwand für das Weiterleiten von Anrufen sowie das Hinterlassen von Anrufbenachrichtigungen weg.
Darüber hinaus können Unified-Communications-Lösungen in den gesamten Arbeitskontext in einem Unternehmen integriert werden. Das bedeutet, dass Mitarbeitende auch aus Drittanwendungen wie zum Beispiel aus einem Enterprise-Resource-Planning- (ERP) oder Customer-Relationship-Management-System (CRM) heraus, eine Kommunikation, zum Beispiel in Form einer webbasierten Videokonferenz, auslösen und auch innerhalb dieser Anwendungen auf die Präsenzinformationen der registrierten Personen zugreifen können.
Für viele KMU ist die Installation von Unified-Communications-Lösungen im Unternehmen zu aufwendig und auch zu teuer. Denn neben den anfallenden Investitionskosten muss auch das eigene Personal entsprechend geschult oder durch Experten von aussen unterstützt werden, um eine effiziente Auswahl und Installation der richtigen Services sowie den ausfallfreien und sicheren Betrieb zu garantieren. Einfacher ist es, Unified-Communications-Applikationen als Managed Services von einem Dienstleister zu beziehen. Das heisst, das Unternehmen kann von den neuesten Applikationen der integrierten Kommunikation profitieren, ohne diese selbst installieren zu müssen. Der Managed-Services-Provider zeichnet dabei komplett für das Management, die Funktionsfähigkeit und die Sicherheit der bezogenen Dienste verantwortlich.
Vorteile für die Unternehmen gibt es dabei viele: Die Kosten sind vorhersehbar und können gut in die Budgetplanung einkalkuliert werden. Je nach Bedarf können KMU weitere Anwendungen flexibel und risikofrei hinzufügen – und dies ohne langen zeitlichen Vorlauf. Service Level Agreements (SLA) mit klar definierten Leistungsparametern gewährleisten dabei eine hohe Servicequalität. Und da IT-Dienstleister Neuerungen in der Regel umgehend implementieren, profitieren KMU damit auch direkt von einer schnellen Verfügbarkeit neuer Applikationen. Zu den verfügbaren Services gehören Anwendungen aus den Bereichen Telefonie, Datennetz, Video sowie mobile Produkte, so zum Beispiel Lösungen für die Verwaltung von E-Mail-Systemen. Solche Services beinhalten Komponenten für die Archivierung gemäss aktuellen gesetzlichen Richtlinien, den Virenschutz sowie die Sicherheit. Unternehmen können diese Komponenten einzeln beziehen oder aber auch die komplette Verwaltung des E-Mail-Service auslagern.
Marktforscher von Berlecon prophezeien Unified-Communications-Lösungen eine rosige Zukunft. Allerdings wird das Wachstum im Moment noch durch die mangelnde Transparenz im Markt und die Komplexität der Technik gebremst. Gemäss den Analysten des Marktforschers wird die hohe Nachfrage nach Unified-Communications-Services auch den Vertrieb von VoIP (Voice over IP) fördern, da diese eine Grundvoraussetzung für Unified Communications bildet. Anders ist eine ITK-Integration unter technischen wie wirtschaftlichen Gesichtspunkten nicht sinnvoll.
Auch eine Studie von Gartner kommt zu dem Ergebnis, dass die Bedeutung von Unified Communications bei KMU in Westeuropa wachsen wird. Die Untersuchung zeigt, dass bereits heute einzelne Nutzergruppen in KMU Unified-Communications-Anwendungen intensiver nutzen als andere. Diese Entwicklung wird sich gemäss Gartner noch verstärken. Das Marktforschungsunternehmen sieht Personen aus Management und Verkauf sowie Arbeitende, die häufig unterwegs sind, als stärkste künftige Nutzergruppen. Von den befragten KMU will die Mehrheit im Lauf der nächsten drei Jahre UC im Unternehmen einführen.
Die Experten von IDC schätzen Unified Communications sogar als Megatrend ein. Die Hauptanforderung an Unified Communications ist es gemäss IDC, den Zugriff auf digitale Daten überall und zu jeder Zeit zu unterstützen. Und zwar durch geeignete Plattformen, Schnittstellen und Endgeräte, die Sprachfunktionen, Messaging, Kalenderfunktionen und Präsenz integrieren. Darüber hinaus kommen noch Web 2.0, Social-Networking-Lösungen sowie die Integration von Enterprise Resource Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM) hinzu – das ist nach Meinung von IDC allerdings noch Zukunftsmusik.
Sicher ist hingegen, dass KMU schon heute von ersten Unified-Communications-Anwendungen profitieren können – und dies kostengünstig und risikofrei, wenn sie diese als Managed Services von einem professionellen Anbieter beziehen.
Luzius von Salis, Director Marketing & Business Services COLT Telecom AG, Schweiz
