Wie jede Woche freut sich Boris über die morgendliche Zugfahrt. Sein Arbeitgeber fördert das Pendeln mit öffentlichen Verkehrsmitteln als umweltfreundliche Alternative zum Dienstwagen und so nutzt Boris das qualitativ hochstehende Eisenbahnnetz regelmässig für seine Fahrten zur Arbeit und zu Kunden. Er arbeitet in der IT-Branche und ist auf dem Weg zu seinem Kunden mit Hauptsitz in Genf.
Diese Woche will er seinem Kunden beweisen, wie mobil unsere Gesellschaft geworden ist und wie Unternehmen davon im Büroalltag profitieren können. Seinen Laptop hat er deswegen zuhause gelassen und seine Präsentation als Datei auf sein Smartphone geladen. Beim Kunden wird er es dann drahtlos an einen Präsentationsrechner übertragen und auch vom Smartphone aus die Präsentation steuern.
Gerade als er dabei war, noch einmal auf dem kleinen Bildschirm des Gerätes durch die Präsentation zu flippen, ruft ihn sein Kollege an und gibt ihm zu verstehen, dass seine Präsentation falsche Zahlen enthält. Was bis vor kurzem noch ein Problem für Boris gewesen wäre, ist nun kein Problem mehr. Sein Arbeitgeber bietet allen Mitarbeitenden einen web-basierten Zugriff auf das firmeneigene Intranet. Einzige Voraussetzung ist ein Java-fähiger Web Browser zum Beispiel in einem Smartphone.
Noch bevor der erste See in der französischen Schweiz an Boris‘ Zugfenster vorbeifliegt, findet er die von seinen Kollegen aktualisierte Präsentation im web-basierten Dokumentenspeicher seines Teams. Darauf haben alle Kollegen aus Boris Unternehmen Zugriff und können gemeinsam an Dokumenten arbeiten.
Ein Klick auf die neuste Version der Datei, und Boris bekommt die Auswahl ob er die Präsentation direkt auf seinem Mobiltelefon anzeigen will, oder ob er es erst lokal speichern möchte. Er entscheidet sich für letzteres, da er beim Kunden dann gleich auf den Projektor im Sitzungsraum projizieren kann. Einer erfolgreichen Präsentation steht nichts mehr im Wege.
Privat bereits Alltag - im Beruf
noch Zukunftsmusik
Was im privaten Alltag und in Boris’ Unternehmen bereits zum Alltag gehört, hat in der Arbeitswelt noch nicht Fuss gefasst. Mobilfunkbetreiber und Laptophersteller werben in Zusammenhang mit ihren Produkten deren Kompatibilität mit web-basierten Dienstleistungen, welche den Alltag vereinfachen: Facebook, Flickr, Doodle, Xing, Jabber und andere ausgefallene Namen.
Diese sozialen Netzwerke, Foto-Austausch-Dienstleistungen und Terminplaner haben alle gemeinsam, dass sie sowohl auf dem heimischen Personal Computer, dem internet-verbundenen Fernseher als auch vom mobilen Gerät rund um die Uhr erreichbar und einfach verwendbar sind und dem Dienstleistungsbezieher einen Nutzen (meist gratis) vermitteln. Im Geschäftsumfeld scheinen sich aber insbesondere mittlere und grosse Unternehmen schwer zu tun, solche Anwendungen zur Förderung der Mobilität im Büroalltag einzusetzen.
Die Skepsis ist gross. Zu recht, denn es beginnt bei den Endgeräten selbst: Die Mehrheit der Unternehmen hat bis heute hohe Beträge in Pilotprojekte mit mobilen Endgeräten investiert, ohne dass eine Effizienzsteigerung bei den Mitarbeitenden erzielt werden konnte. Zudem herrscht Uneinigkeit über Grösse und Form der mobilen Endgeräte, da hier nazezu jeder unterschiedliche Anforderungen hat. Bis man also überhaupt zur Frage gelangt, welche Applikationen man für die mobilen Endgeräte der Mitarbeitenden zur Verfügung stellt, ist das Budget oftmals bereits erschöpft.
Bei den Applikationen selbst ist oft strittig, wo und von wem die Applikation betrieben wird. Während wir im Privatleben höchstens sicherstellen wollen, dass keine persönlichen Daten für Werbung und Markt-Analyse missbraucht werden, sorgen sich Unternehmen um Geschäftsgeheimnisse und Intellectual Property. Sie müssen gewährleisten, dass keine vertraulichen Geschäftsdaten auf fremde Server gelangen und dort missbraucht werden können.
Mobiles Arbeiten und die entsprechenden Geräte und Installationen müssen beidem Rechnung tragen. Es gilt Flexibilität bei den Endgeräten und Sicherheit bei den Applikationen zu ermöglichen. Nur so gewinnt man die Mitarbeitenden, ist für die Zukunft gewappnet und muss sich keine Sorgen um die Sicherheit seiner Geschäftsdaten machen.
Langfristige Planung nötig
Unternehmen sollten diesen Ansatz frühzeitig in ihrer Strategie verankern und entsprechende Projekte langfristig planen. Denn es kommen modernste Hardware- und Softwaretechnologien zum Einsatz, deren Einführung gut geplant sein will. Entsprechende Informatik-Architekturen bestehen aus Elementen, die möglichst offene Standards wie Web 2.0, Java und Open Source Software unterstützen. Und sie erfordert häufig neuste Collaboration Software, welche über den reinen Einsatz von E-Mail weit hinausgeht. IBM setzt dabei zum Beispiel auf Lotus Connections. Ein Produktepaket, welches herkömmliches E-Mailing mit Web2.0 Konzepten verbindet und eine moderne gruppen- und länderübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht.
Für den Betrieb kommen auf Server- und Client-Plattformen verschiedene Service und Systems Management Funktionen zum Einsatz. Dazu zählen eine intuitive Benutzerunterstützung, Client IT Asset Management, Imaging und Grid-basierende Softwareverteilung, Server Managed Client, Remote Client Control und zentral gewartete Applikationen.
Daneben gilt es aber auch, das Wissen aufzubauen, wie man diese Technologien optimal einsetzt. Schliesslich handelt es sich bei der Einführung von mobilem Arbeiten oft um einen deutlichen Kulturwandel, welcher entsprechend gemanagt werden muss. Deutlich wird das im sogenannten Desk-Sharing Konzept, welches die Strategie für mobiles Arbeiten in den Lokationen eines Unternehmens fortsetzt. Mitarbeiter verfügen hier nicht mehr über feste Arbeitsplätze in einem bestimmten Bürogebäude. Das Unternehmen stellt vielmehr Standard-Arbeitsplätze zur Verfügung, an denen sich jeder Mitarbeiter ins System einloggen kann.
Dabei spielt es keine Rolle, wo dieser Arbeitsplatz steht. Bei guter Planung und Umsichtiger Einführung bietet dieses Konzept neben der Steigerung der Mobilität der Mitarbieter einen weiteren Vorteil: Die Anzahl Quadratmeter pro Mitarbeiter kann deutlich reduziert werden, ohne dass die Mitarbeiterzufriedenheit zurückgeht. Das führt zu direkten Kosteneinsparungen im Betrieb eines Unternehmens. Bei IBM konnte man so die benötigte Bürofläche von 21 Quadratmetern pro Mitarbeitendem im Jahre 1990 auf sieben im Jahre 2008 reduzieren.
Eine vortschreitende Globalisierung und die starke internationale Ausrichtung der Schweizer Wirtschaft werden den Druck zum mobilen Arbeiten auch für kleinere und mittlere Unternehmen in Zukunft erhöhen. Dazu kommt nun eine neue Generation Arbeitnehmer in die Firmen, die von Universitäten und Schulen an ein mobiles und vernetztes Arbeiten gewohnt sind. Sie werden entsprechende Tools und Geräte auch im Arbeitsalltag einfordern, um optimal arbeiten zu können.
Unsere Züge werden sich dadurch aller Voraussicht nach mit Menschen wie Boris füllen. Für sie wird es selbstverständlich sein, dass sie arbeiten können, wo sie sich gerade befinden. Ob das im Zug, im Hotel, zuhause oder im Büro ist. Und wer weiss – vielleicht heisst das ja auch, dass die morgendliche Rush-Hour der Verangenheit angehört? Schön wärs.
Checkliste: Worauf Sie bei der Einführung einer Strategie für mobiles Arbeiten achten sollten
1. «Dringlichkeit» entwickeln, dass die Organisation sich verändern kann
2. Klein starten, schnell wachsen – Kleinere, aber prominente Pilotprojekte zeigen der übrigen Organisation gute Beispiele für die Transformation.
3. Geschäftsprozesse durchleuchten: Ist das Unternehmen bereit für neue Technologien? Hier ist es hilfreich, eine Sicht von aussen einzuholen.
4. Die passende Technologie ermöglicht und beschleunigt die Transformation.
5. Meilensteine und Messpunkte definieren und aus Sicht des gesamten Workplace-Lebenszyklus betrachten.
6..Alte Systeme, Applikationen und Tools entfernen, wenn neue ausgerollt werden.
7. Mobiles Arbeiten betrifft direkt die Kultur eines Unternehmens. Deswegen gilt es, auf Mitarbeiter und Firmenkultur besonderes Augenmerk zu legen. Professionelles Change Management kann hier helfen.
8. Die Kunden (intern oder extern) entscheiden in der täglichen Anwendung, ob die neue Technologie zum Erfolg wird.
Wenn sie die Veränderung ablehnen, erzielt auch die beste Technologie keine Verbesserung. Deswegen gilt: Immer auf die Kunden hören.
Die Autoren
Reto Sigl, Integrated Technology Delivery, IBM Growth Markets Unit Central & Eastern Europe, Middle East and Africa
Daniel Stössel, Leader End User Services, IBM Schweiz AG
