E-Mails sind aus unserer heutigen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Auch kleine und mittlere Unternehmen können darauf nicht mehr verzichten, da immer mehr Kundenkommunikation über dieses Medium abgewickelt wird. Doch was ist die richtige Lösung für KMU? Die grossen Mail-Server von Lotus und Microsoft oder eher kleinere, spezialisierte Systeme? Oder sind es gar externe Dienstleister?
Wenn man den Gesamtmarkt für Mail-Systeme betrachtet, dann wird dieser Markt ganz klar von zwei Anbietern dominiert: Lotus mit seinem Notes/Domino sowie Microsoft mit dem Exchange Server. Mit sehr grossem Abstand folgt Novells GroupWise. Andere Systeme tauchen in den meisten Statistiken überhaupt nicht auf.
Diese Statistiken, die von Lotus und Microsoft auf den eigenen Konferenzen natürlich gerne zitiert werden, geben aber ein verzerrtes Bild wieder, denn sie berücksichtigen weder die Vielzahl von kleineren Unternehmen, die mit externen Mail-Servern der Internet-Provider arbeiten, noch den KMU-Markt. Denn dieser bleibt eine Randerscheinung, wenn man nur die Anzahl der Clients betrachtet; bezieht man aber die Zahl der Unternehmen in die Betrachtung ein, macht er den grössten Anteil aus.
Dass sich die Frage nach dem richtigen Mail-Server für KMU überhaupt stellt, ist eine Folge der in den letzten Jahren massiv gewachsenen Bedeutung von E-Mails. Noch vor zehn Jahren haben nur relativ wenige Anwender das Internet oder Kommunikationsdienste wie CompuServe genutzt. Andererseits ist E-Mail in Grossunternehmen schon seit vielen Jahren ein gängiges Kommunikationsmedium, das aber lange Zeit vor allem intern genutzt wurde. Mit der massiven Verbreitung des Internet hat aber inzwischen ein beachtlicher Teil der Bevölkerung Zugang zum Internet und kann damit auch E-Mails senden und empfangen.
Für Unternehmen jeder Grösse bedeutet das, dass ein immer grösserer Anteil der Kundenkommunikation über Mail abgewickelt wird. Und die Kunden erwarten, dass die Nachrichten auch schnell und zuverlässig beantwortet werden.
Das erfordert auch intern geeignete Prozesse, mit denen eingehende Kunden-Mails an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden können. Funktionen wie die Delegation von Mailboxen oder einfache Workflows spielen dabei eine wichtige Rolle.
Auf der anderen Seite steht die Sorge um die Sicherheit von E-Mails. Unternehmen, die auf einmal Spam-Versender zu sein scheinen, weil ihre SMTP-Server missbraucht wurden, sind nur ein Beispiel. In den letzten Jahren gab es auch mehrfach Würmer, die sich über E-Mail verbreitet und das Internet lahmgelegt haben - samt den Mail-Servern vieler Unternehmen. Ausserdem gibt es durchaus berechtigte Bedenken bezüglich der Vertraulichkeit von Informationen, die elektronisch versandt werden.
All diese Themen sind beherrschbar. Gerade für KMU stellen sie aber eine Hürde dar, weil beispielsweise die Sicherung von SMTP-Servern gegen den Missbrauch durch Spam-Versender einiges an technischem Wissen voraussetzt. Während dieses Wissen in Grossunternehmen häufig vorhanden ist oder einfach aufgebaut werden kann, verfügt nicht jedes KMU über eigene Administratoren. Externe Dienstleister mit unterschiedlicher Leistungsfähigkeit und Dienstleistungsqualität übernehmen deshalb oft diese Rolle.
Externe Dienstleister schaffen allerdings neue Probleme, etwa im Hinblick auf die Kontinuität. Auch bei der Auswahl von Mail-Servern spielt dieses Thema eine wichtige Rolle, muss doch das gewählte System auch bei einem Wechsel des Dienstleisters beherrschbar bleiben - was dafür spricht, sich an die führenden Systeme zu halten.
Es gibt eine Vielzahl von Mail-Servern am Markt. Nachfolgend werden fünf Produkte auf ihre Eignung für KMU untersucht. Neben den beiden Marktführern, also Lotus Domino Server und Microsoft Exchange Server, wird dabei noch auf drei andere Produkte im Detail eingegangen. Das ist zum einen die Kombination von SunOne Messaging Server 5.1 und SunOne Calendar Server 5.0, den Lösungen, die basierend auf früheren Netscape-Produkten zeitweise unter der Marke iPlanet und nun als SunOne vermarktet werden. Diese Anwendungen haben ihren etablierten Platz, wenn es um Server geht, die auf Internet-Standards fokussiert sind. Daneben werden mit dem Kerio MailServer 5.5 und Tobit David DSL noch zwei Lösungen betrachtet, die speziell auf KMU ausgerichtet sind.
Diese Liste deckt zwangsläufig nicht alle Mail-Server ab, die es am Markt gibt. Mit Novell GroupWise, den High-end-Produkten von CriticalPath oder Open-Source-Lösungen gibt es noch eine Reihe von Alternativen. Die fünf näher betrachteten Produkte decken aber, zusammen mit den in den Kästen erläuterten Alternativen über Linux-Server und Mail-Dienste von Internet-Providern, das Spektrum ab, das sich KMU in Sachen E-Mail bietet.
Dabei unterscheiden sich die Kriterien, die für KMU heranzuziehen sind, deutlich von denen, die gemeinhin beim Vergleich der marktführenden Mail-Server-Produkte im Vordergrund stehen. Funktionen wie die Replikation von Informationen über viele Server, Cluster-Fähigkeit und eine generell hohe Skalierbarkeit oder die Möglichkeit, komplexe Abläufe abzubilden und Anwendungen zu realisieren, haben für KMU kaum Bedeutung.
Viel wichtiger sind eine einfache Administration, ein mit wenig Aufwand erreichbares akzeptables Mass an Sicherheit, das einfache Zusammenspiel mit den Standardanwendungen sowie natürlich der Kostenfaktor. Bei der Administration spielt dabei, wie oben schon angeführt, auch eine Rolle, dass externe Dienstleister für ein solches Produkt verfügbar sein müssen. Denn die IT-Geschichte vieler KMU hat Dienstleister zu verzeichnen, die kamen, ein Produkt installiert haben und dann unter Hinterlassung einer Investitionsruine wieder verschwanden.
Mit dem Release 6 haben IBM/Lotus unlängst eine neue Version einer der marktführenden Mail- und Groupware-Lösungen auf den Markt gebracht. Sowohl der Domino-Server als auch der zugehörige Notes-Client wurden dabei grundlegend überarbeitet und in vielen Punkten verbessert. Obwohl Lotus Domino neben dem Notes-Client mit iNotes WebAccess und iNotes Access for Outlook nun auch Browser und Microsoft Outlook als Clients unterstützt, steht die volle Leistungsfähigkeit auch weiterhin nur in Verbindung mit dem Notes-Client zur Verfügung.
Positiv ist die relativ einfache Installation sowohl der Server- als auch der Client-Produkte zu vermerken, die im Vergleich mit der Vorversion wesentlich vereinfacht wurde. Der Notes-Client wird mittlerweile sogar als MSI-Paket (Microsoft Installer) geliefert und kann daher mit gängigen Werkzeugen einfach und effizient im Netzwerk verteilt werden.
Dennoch ist die Konfiguration eines Domino-Servers, auch durch manche der spezifischen Konzepte wie den Konfigurationsdokumenten und den Notes-IDs, nicht trivial und erfordert Expertenwissen. Der Vorteil ist die gute Verfügbarkeit am Markt, weil Notes/Domino eben eine der am häufigsten verwendeten Plattformen ist.
Die Mail-Funktionalität hat mittlerweile ein hohes Niveau erreicht. Durch Add-ons wie Sametime werden auch mehr und mehr Unified-Messaging-Dienste unterstützt.
Durch seine Komplexität ist Domino R6 aber dennoch eine Lösung, die eher für mittlere und grössere Unternehmen in Frage kommt. Dort, wo IBM-Produkte auf breiter Basis zum Einsatz kommen, spricht viel für das Produkt - schon durch seine extrem breite Plattform-Unterstützung, die auch Systeme wie die IBM iSeries einschliesst.
Kerio ist ein in Kalifornien ansässiges Unternehmen, das sich auf sichere IT-Lösungen für KMU spezialisiert hat. Neben dem Kerio MailServer hat es auch noch Firewall- und Router-Lösungen im Portfolio. Der Kerio MailServer 5.5 ist mit integrierter Antivirus-Software von McAfee ausgestattet und für 32-Bit-Windows-Plattformen, Linux sowie MacOS X ab der Version 10.2 erhältlich. Unterstützte Sprachversionen sind nach Aussagen von Kerio Englisch, Französisch, Niederländisch, Tschechisch und Slowakisch, wobei bei der Installation nur Englisch und Tschechisch angeboten werden. Diese eingeschränkte Lokalisierung des Produkts kann bereits ein k.o.-Kriterium sein. Bei der Installation werden verschiedene Varianten angeboten, die sich allerdings nur geringfügig voneinander unterscheiden.
Nach der Basiskonfiguration über einen Assistenten kann der Kerio MailServer sofort gestartet werden. Die Konfiguration erfolgt über eine Administrationskonsole, die leicht zu bedienen und gut strukturiert ist. Vermisst wird aber eine kontextsensitive Hilfefunktion, die gerade bei einem Produkt mit Fokus auf KMU eigentlich unverzichtbar ist. Nachdenklich stimmt auch, dass bei einem vom Hersteller als besonders sicher angepriesenen Produkt alle Dienste wie POP und IMAP automatisch gestartet werden - sowohl in der sicheren (über SSL verschlüsselten) als auch in der unverschlüsselten Variante.
Der Kerio MailServer 5.5 ist rein auf Mail-Dienste ausgerichtet. Diese werden denn auch auf breiter Front unterstützt: Web-Mail-Dienste, also Zugriffe über HTTP, finden sich ebenso wie SMS-Benachrichtigungen und IMAP-Unterstützung. Auch die Integration mit McAfees Antiviren-Software, integrierte Schnittstellen zum Active Directory, gemeinsam nutzbare Mail-Empfänger und die Content-Filterungsfunktionen wissen zu gefallen. Funktionen wie gemeinsame Kalender oder einfache Workflows fehlen aber.
Zusammen mit der eingeschränkten Sprachunterstützung macht das den Kerio MailServer 5.5 zu einer zwar einsetzbaren, aber sicherlich nicht idealen Lösung. Der Kerio MailServer 5.5 ist allenfalls dann erste Wahl, wenn eine besonders sichere und dennoch einfache Lösung als Mail-Server gesucht wird.
Ebenso wie Lotus Notes/Domino erste Wahl in IBM-zentrierten Umgebungen ist, ist es der Exchange Server 2000 in reinen Microsoft-Welten. Das Produkt ist mittlerweile schon einige Jahre alt, was man ihm bei der Administration auch deutlich anmerkt. Die Exchange-Administrationsfunktionen sind relativ unhandlich in der Bedienung. Bei der Funktionalität lässt das Produkt dagegen kaum Wünsche offen, auch wenn Virenscanner oder Spam-Filter nur von Drittherstellern verfügbar sind.
Für kleine Unternehmen ist das Produkt insgesamt deutlich zu komplex. Sein Einsatzbereich liegt eindeutig im Mittelstand und bei Grossunternehmen. Dort ist der Exchange Server 2000 ein solides Angebot, ohne allerdings wirklich brillieren zu können. Sein grösster Vorteil ist zweifelsohne die enge Integration mit Microsoft Outlook. In keiner anderen Konstellation kann man so grossen Nutzen aus dem führenden Mail-Client ziehen wie im Zusammenspiel mit dem Exchange Server.
Mehr auf mittlere und grosse Unternehmen zielt auch SunOne mit dem Messaging Server 5.1, der durch den Calendar Server 5.0 ergänzt wird. Im SunOne-Portfolio gibt es darüber hinaus auf Basis des Portal Server auch Kollaborationsfunktionen, Web-Server-Dienste und viele weitere Produkte. Zwischen diesen Lösungen gibt es auch Abhängigkeiten, so dass die Installation relativ aufwendig ist. Im Vergleich beispielsweise zu Tobit oder Domino R6 vermag der Installationsprozess des SunOne Messaging Server nicht zu überzeugen.
Mit dem Messaging Server sollten die Core-Server-Komponenten - immer noch als "Netscape Server Products Core Components" bezeichnet - ebenso wie der LDAP-Verzeichnisdienst und die Administrationskonsole der SunOne-Produkte installiert werden. Alternativ kann auch ein vorhandener LDAP-Server genutzt werden. Dadurch, dass mehrere Produkte installiert werden müssen, müssen auch unzählige Informationen im Rahmen der Installation geliefert werden - darunter drei Administrator-Konten alleine für den Messaging-Server.
Der SunOne Messaging Server 5.1 ist, ebenso wie der Calendar Server 5.0, auf den Einsatz bei Internet-Providern und bei grösseren Unternehmen ausgerichtet. Für kleine Unternehmen ist er ein wenig geeignetes Produkt, im Bereich des Mittelstands dagegen kann er bei entsprechenden Skills der Administratoren oder Dienstleister eine Alternative sein. Allerdings weist er einen in vielen Punkten geringeren Funktionsumfang als andere Lösungen auf, wenn man Themen wie die Spam-Filterung im Vergleich mit Tobit oder Kerio beziehungsweise die Kollaborationsdienste im Vergleich mit Domino oder Exchange heranzieht.
Einen ganz anderen Ansatz verfolgt Tobit mit David DSL. Tobit ist vor allem als Hersteller von Fax-Lösungen für NetWare-Server bekanntgeworden. Seit einigen Jahren fokussiert sich die Firma aber auf Kommunikationslösungen für KMU mit Fokus auf "Unified Messaging", also die Integration verschiedener Kommunikationsdienste.
Daher ist David DSL als Einstiegsprodukt für KMU auch nicht nur ein E-Mail-Server: Neben Mail-Diensten finden sich auch Fax-Services und Funktionen für Sprach- und SMS-Mitteilungen als Elemente in dem Paket.
Schon bei der Installation wird darauf hingewiesen, dass es sich um eine komplexe Software handelt, die zwar von Fachleuten in wenigen Minuten zu installieren ist, aber eben doch einiges an Wissen voraussetzt. Durch das dynamische Update kann schon während der Installation über das Internet nach Aktualisierungen gesucht werden.
Im nächsten Schritt wird die Verbindung definiert. Dabei können bei DSL-Connections ohne feste IP-Adressen automatisch dynamische DNS-Dienste konfiguriert werden, so dass der Mail-Server ebenso wie Web- und WAP-Dienste auch von aussen jederzeit erreichbar sind. Damit wird aus den kostengünstigen DSL-Verbindungen fast schon eine Standleitung - ein Argument, das insbesondere für kleinere Unternehmen eine wichtige Rolle spielt.
Die Auslegung gerade für dieses Marktsegment wird auch daran deutlich, dass das Produkt mit Mail-Servern von Internet-Providern so integriert werden kann, dass es diese für den Empfang und den Versand von Mails nutzt.
Der gesamte Installationsprozess ist für erfahrene Benutzer schnell und einfach abzuwickeln und zeigt, dass Tobit die typischen Szenarien und Probleme von KMU sehr gut kennt. Auch die Administration des Produkts ist einfach zu bewerkstelligen.
Durch das umfassende Leistungsspektrum mit der Integration von Fax-Diensten und Voice-Mails sind Tobit David DSL beziehungsweise die XL-Version (Unterstützung für bis zu 5000 Anwender) hochinteressante Lösungen für KMU. Dass sich die volle Funktionalität nur über den eigenen Client, das Tobit InfoCenter XP, nutzen lässt, ist dabei zu verschmerzen. Denn dieses ist einfach und effizient zu bedienen und deutlich an Microsoft Outlook angelehnt.
Wenn man die verschiedenen Alternativen Revue passieren lässt, wird schnell deutlich, dass es keine optimale Lösung für jeden Einsatzbereich gibt. In stark von IBM oder Microsoft geprägten Unternehmen wird die Wahl leicht fallen. Dort sind Domino beziehungsweise Exchange Server gesetzt - und trotz ihrer relativ komplexen Administration durchaus sinnvolle und solide Produkte für mittlere und grosse Unternehmen.
Für kleine Unternehmen gefällt insgesamt die Lösung von Tobit am besten, die mit einer umfassenden Funktionalität und einigen durchdachten Lösungen beispielsweise für DSL-Verbindungen aufwarten kann. Sowohl Tobit als auch Kerio sind aber Produkte, für die es wesentlich weniger Dienstleister als für die Marktführer gibt.
Der SunOne Messaging Server kann schliesslich im Vergleich mit den beiden Platzhirschen nicht überzeugen, ist aber ebenfalls sehr komplex und damit für KMU kaum geeignet. Sehr wohl Alternativen können dagegen die Nutzung von externen Providern und die aktuellen Linux-Server sein.
Der Fokus dieser Kaufberatung liegt auf der Mail-Funktionalität. Gerade die grossen Anbieter wie Microsoft und Lotus, aber auch Novell bieten darüber hinaus aber auch umfassende Groupware-Funktionen an. Für KMUs sind diese Kalender-, Zeitplan- und Workflow-Dienste zwar nützlich. Die Erfahrung gerade mit Mittelständlern und deren Nutzung von Lotus Domino zeigt aber, dass die Mail-Funktionalität eindeutig im Mittelpunkt steht. Lokale Kalender finden sich beispielsweise in Microsoft Outlook - und auch die Terminabstimmung lässt sich damit noch ohne zentrale Server bewerkstelligen. Und gerade in kleinen Unternehmen sind die Anforderungen an die softwaregestützte Kollaboration oft doch deutlich geringer als in grossen, verteilten Unternehmen. Ausnahmen wie Beratungsunternehmen bestätigen diese Regel. Wer wirklich leistungsfähige Groupware-Funktionen und Workflows braucht, sollte sich daher auch an Produkte wie Lotus Domino und den Microsoft Exchange Server halten, auch wenn sie eigentlich viel zu leistungsfähig sind. Dann muss man eben auch den höheren Preis in Kauf nehmen.
Die Internet-Provider bieten ihren Geschäftskunden auch die Möglichkeit, ihre eigenen Mail-Server zu nutzen. Der offensichtliche Vorteil für Kunden ist, dass sie in ihren Räumlichkeiten keine Mail-Server betreiben müssen. Die Server der Provider stehen in professionellen Rechenzentren und haben eine sehr hohe Verfügbarkeit, was gerade kleinere Unternehmen bei eigenen Servern oft nicht in dieser Weise umsetzen können.
Der Nachteil liegt wie so oft beim Outsourcing in der Sicherheit. Denn auch wenn SSL für die Verschlüsselung der Kommunikation mit den POP-, IMAP- und SSL-Servern verwendet wird, liegen die Mails doch unverschlüsselt auf den Mail-Servern der Provider und werden von dort aus auch unverschlüsselt weitertransportiert. Der einzige Ausweg ist die Verschlüsselung der Mails mit S/MIME oder PGP, was allerdings ein entsprechendes Zusammenspiel mit den Geschäftspartnern und Kunden voraussetzt. Man darf sich aber auch nicht darüber hinwegtäuschen, dass die externen Mails auch bei internen Mail-Servern typischerweise nicht verschlüsselt werden. Immerhin werden sie dann aber auf dem eigenen, internen Mail-Server abgelegt. Gerade für kleinere Unternehmen stellt die Nutzung der Mail-Server von Internet-Providern eine interessante Option dar. Achten muss man vor allem auf die Anzahl der verfügbaren Mail-Boxen, die erlaubte Zahl an Mails, die maximale Mailbox-Grösse und andere Faktoren wie die vom SMTP-Server des Providers eingefügte Antwort-Adresse, die auf die Domäne des Unternehmens und nicht des Providers lauten sollte. Denn dabei gibt es oft erhebliche Einschränkungen.
Eine interessante Option für die Mail-Funktionalität sind auch Linux-Server. Mittlerweile gibt es, wenn auch mit einer grossen Bandbreite bei Professionalität und Erfahrung, ein grosses Angebot an Linux-Dienstleistern. Mit dem richtigen Dienstleister haben KMU eine gute Basis für den Betrieb ihrer Server-Plattformen. Und Produkte wie die aktuellen Distributionen von Red Hat oder Suse bieten alles, was KMU im Bereich Messaging und Kollaboration benötigen, bis hin zu integrierten Firewalls und Kalenderfunktionen - und das bei einem Preis, der deutlich unter demjenigen beispielsweise eines Microsoft Exchange Server 2000 liegt. Allerdings darf man dabei das Geschäftsmodell der grossen Linux-Distributionen nicht unterschätzen, das auf häufigen Updates basiert.
