Online-Bewerbung, aber richtig

Wer sich eine neue Arbeitsstelle suchen möchte – völlig egal ob zum ersten oder zum x-ten
Mal –, der weiss, dass herkömmliche Bewerbungen Zeit und bis zu einem gewissen Grade auch Geld kosten. Das Zusammenstellen der Mappen, die Mappen selbst, die Ermittlung der richtigen Anlaufstelle, das Versenden per Post: Mitunter kann das teuer, zeitraubend und – vor allem bei Absagen – auch sehr frustrierend sein, hat man doch viel Kraft und Zeit investiert.

Online-Bewerbungen sind zwar keine Wundermittel, mit welchem man jede Stelle ohne jeglichen Aufwand auf Anhieb bekommt, doch können sie die Prozedur deutlich verkürzen und bisweilen zeitraubende Arbeiten auf ein Minimum reduzieren. Allerdings ist auch hier Vorsicht geboten: Nur weil die Unterlagen mit einem Klick versendbar sind, ist die Sorgfalt nicht weniger entscheidend. Gerade deshalb ist sie äusserst ausschlaggebend.

Online-Bewerbung als Standard

Es gibt heute schon Unternehmen, welche ausschliesslich auf Online-Bewerbungen überhaupt erst reagieren. Wer sich im traditionellen Sinne bewirbt, kann sich die Mühe sparen. IBM Schweiz beispielsweise: «Die IBM nimmt seit geraumer Zeit nur noch Online-Bewerbungen entgegen. Im letzten Jahr waren es ca. 2900. Dieses Vorgehen ermöglicht einen effizienteren Ablauf des Bewerbungsprozesses.



Damit können wir interessante Bewerbungen gleich an die zuständigen Vorgesetzten weiterleiten», wie Susan Orozco, Mediensprecherin bei IBM, erläutert. Auch Martin Pulfer, Leiter Human Resources Management bei Namics – das Schweizer IT-Unternehmen, bearbeitet pro Jahr un­gefähr 1600 Online-Bewerbungen –, schätzt die Vorteile einer digitalen Mappe: «Online-Bewerbungen vereinfachen die Abwicklung erheblich, da wir das Bewerbungsmanagement mit einer Datenbank steuern. So haben wir alle Informationen für und über den Bewerber an einem Ort verfügbar.» Gerade der Faktor, dass sich Bewerbungsunterlagen an einem zentralen Ort speichern lassen, ist eine grosse Erleichterung für Personalabteilungen und Entscheidungsträger. Nicht selten sind mehrere Personen in den Bewerbungsprozess eingebunden. Die lästige Hin-und-her-Schieberei der Unterlagen kann unter den richtigen Umständen mit der digitalen Bewerbung wegfallen.

Doch auch hier gilt, dass nicht alles Gold ist, was glänzt. Bewerbungen, welche über das Internet versandt werden, müssen grundsätzlich die gleichen Kriterien wie herkömmliche Bewerbungen erfüllen. Allerdings kann dies in mehreren Schritten geschehen: «Grundsätzlich unterscheidet sich eine Online-Bewerbung nicht von der klassischen Bewerbungsform, das heisst, für die Weiterbearbeitung benötigen wir Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und Diplome», so Pulfer. «Es hilft uns aber auch, wenn Bewerber vorerst nur Motivationsschreiben und Lebenslauf senden. Da lässt sich bereits erkennen, ob KO-Kriterien vorhanden sind oder nicht.» Ähnlich tönt’s bei IBM. Vor allem bei den Anhängen allerdings sollte man sich aber Grenzen setzen, wie Orozco erklärt: «Überflüssig ist es, wenn man beispielsweise nebst der dokumentierten Laufbahn noch jedes Zertifikat von jedem noch so kleinen Kurs oder Ausbildungsmodul einscannt und mitliefert.» Denn je nach Mailserver des möglichen Arbeitgebers wird die versendete Datei zu gross und kommt so gar nicht erst dort an.

Formular vs. E-Mail

Vor allem bei grösseren Unternehmen ist es heute üblich, dass auf der Firmen-Homepage Bewerbungsformulare bereitgestellt werden. Ist dies der Fall, kann man auch davon ausgehen, dass Online-Bewerbungen ausschliesslich auf diesem Weg bearbeitet werden. Eine sorgfältig abgefasste E-Mail ist in diesem Fall – auch wenn sie alle Regeln der Bewerbungskunst vorbildlich befolgt – mit hoher Wahrscheinlichkeit überflüssig. Laut Pulfer sind Formulare vor allem für den Arbeitgeber von Nutzen, den Bewerber schränken sie eher in seinem Gestaltungsfreiraum ein:



«Die E-Mail-Bewerbung hat Gestaltungsfreiraum für eine individuelle Bewerbungsform. Gerade die E-Mail-Bewerbung ist viel aussagekräftiger, als viele Leute glauben. Es ist einfach zu erkennen, ob der Bewerber ein ‹Mailing› macht, das heisst, einfach die gleiche Bewerbung an unterschiedliche Unternehmen für unterschiedliche oder ähnliche Positionen richtet oder der Bewerber sich mit dem Unternehmen und der Position im Vorfeld auseinandergesetzt hat. Das Formular hingegen ist natürlich eine sehr effektive Form und stellt sicher, dass wir die Angaben erhalten, die wir wollen.»

Die durch Formulare standardisierten Bewerbungen bringen also vor allem Unternehmen Vorteile: Die Antworten und somit die Bewerber sind besser miteinander vergleichbar, eine Ausdünnung des Bewerberfelds lässt sich oft auch schon automatisch erledigen.




Massenmailings, welche sich gleichzeitig an mehrere Arbeitgeber richten, sind ausserdem tunlichst zu vermeiden. Falls das doch einmal gemacht wird, sollte man zumindest darauf achten, dass die verschiedenen Adressaten nicht im CC sondern im BCC stehen. Allerdings geht so auch die Möglichkeit der direkten Ansprache verloren. Man muss sich mit «Sehr geehrte Damen und Herren» begnügen und verliert so den persönlichen Kontakt. Eine weitere Faustregel bei der Bewerbung via E-Mail ist also, dass man sich direkt an die richtige Person wenden sollte. Das Risiko, dass die Bewerbung in der auf Adressen wie «info@firmenname.ch» ankommenden Post untergeht, ist schlicht und einfach zu gross.

Häufigste Probleme

Nicht immer verläuft die Bewerbung via Internet reibungslos. Laut Orozco besteht das häufigste Problem bei Online-Bewerbungen darin, dass sich Leute auf unpassende Stellen bewerben, bei denen sie von vornherein keine Chance haben, sei dies aufgrund von fehlenden Skills, Sprachkenntnissen oder Erfahrungen. Das verur­sacht Aufwand für die Überprüfungen, Absagen und füllt das System – was eigentlich nicht nötig wäre.



Weitere häufige Probleme – vor allem bei E-Mail-Bewerbungen, nicht so sehr bei Formularbewerbungen – sind der Umfang und die Formate der mitgelieferten Datensätze: «Die unterschiedlichen Dateiformate, die oft vielen Dateien – vor allem als einzelne Dateien abgelegte Arbeitszeugnisse und/oder Diplome, aber auch die grossen Dateien, die viel Zeit beanspruchen, bis sie offen sind – stellen ein Problem dar», so Pulfer. Wer sich online bewirbt, sollte also erstens darauf achten, dass die ausgeschriebene Stelle zumindest annähernd auf das eigene Profil zutrifft, und zweitens, dass vorher abgeklärt wird, wie gross und in welchen Formaten die Attachments aufbereitet werden sollen.

Sind alle Vorsichtsmassnahmen und Sorgfaltspflichten erfüllt worden, so bleibt die Bewerbung über das Internet unter dem Strich aber eine schnelle und gute Alternative zur herkömmlichen Papier- und Mappenschlacht.

Das Einmaleins der Online-Bewerbung

· Informieren Sie sich, wer Ihr Ansprechpartner ist, gegebenenfalls per Telefon. E-Mails an Adressen wie «info@firmenname.ch» sind in der Regel nicht erfolgreich.



· Vermeiden Sie Massenbewerbungen. Der persönliche Kontakt geht dabei verloren.



· Liefern Sie im ersten Mail erst mal Motivationsschreiben und Lebenslauf. Für einen ersten Eindruck reicht das vollkommen – vorausgesetzt, es wird nicht explizit alles verlangt.



· Achten Sie auf die Dateiformate und die Grösse der Attachments



· Berücksichtigen Sie Rechtschreibe- und Höflichkeitsregeln.