B2B-Integration per E-Handelsplatz

Eines der ersten Unternehmen, das sich als Lieferant dem Handelsplatz von Conextrade angeschlossen hat, ist die Firma Maagtechnic. Seit kurzem sind alle bisher manuell ausgeführten Bestelltätigkeiten automatisiert. Mit ihrem Kunden Müller Martini aus Zofingen wickelt Maagtechnic das gesamte Bestellvolumen der sogenannten direkten Güter über ein vollständig elektronisches Beschaffungssystem ab.

Die Dübendorfer Firma Maagtechnic ist ein Handels- und Fabrikationsunternehmen, das in den Bereichen Elastomer- und Kunststofftechnik, Dichtungstechnik, Fluidtechnik, Antriebstechnik, Schwingungstechnik und Arbeitssicherheit tätig ist. Für die Auftragsabwicklung setzt sie bereits seit längerem auf elektronische Lösungen. Dabei werden die Datenaustauschtechnik "Electronic Data Interchange" (EDI) eingesetzt und verschiedenste Datenformate wie etwa das Standardformat UN/EDIFACT und Subformate wie D96 und D99 genutzt.

Die elektronischen Beschaffungsprozesse, auch "E-Procurement" genannt, gewinnen heute zunehmend an Bedeutung, denn der Einkauf kann damit markant optimiert und rationalisiert werden. Früher mussten zuerst Bedarfszettel für die Bestellung ausgefüllt werden, anschliessend konnte der Einkäufer per Telefon, Fax oder E-Mail die eigentliche Bestellung auslösen. Danach galt es, die Auftragsbestätigungen zu kontrollieren, Lieferscheine einzuordnen sowie Rechnungen zu überprüfen und zu verbuchen. Mit dem Einsatz von E-Procurement können autorisierte Mitarbeiter von ihrem Arbeitsplatz aus direkt eine elektronische Bestellung an den Lieferanten senden.

Wie Anwenderberichte aus Deutschland belegen, reduzieren sich mit E-Procurement die Durchlaufzeiten im Beschaffungsprozess um bis zu 80 Prozent. Kein Wunder, entwickeln sich B2B-Lösungen wie E-Procurement zum Motor des gesamten E-Commerce im Internet. Die effizienzsteigernden Plattformen für den Online-Handel im B2B-Segment sollen laut des Marktforschers Gartner Group in diesem Jahr allein in Europa bereits über 200 Milliarden Euro umsetzen. Und die Auguren von Forrester Research prophezeien, dass sich der Online-Handel in industriellen Sektoren wie Industriemaschinen, Fahrzeugbau, Metall, Energie und Versorgungseinrichtungen vom Jahr 2003 auf 2004 verdoppeln wird. Das Wachstum des Online-Handels in Europas Industrie wird laut Forrester im Jahr 2004 945 Milliarden Euro einfahren, was gleichbedeutend mit 9,9 Prozent des gesamten Geschäftshandels ist.

Bestellungen über das Web

Seit rund einem Jahr nutzt Maagtechnic einen E-Procurement-Service von Conextrade, der auf dem ASP-Modell aufgebaut ist (ASP steht für Application Service Providing). Bei diesem Dienst wird die Software nicht durch den Kunden betrieben, sondern im Sinne eines Outsourcings durch einen Dritten, in diesem Fall Conextrade. Die Vorteile dieses Konzeptes liegen darin, dass für den Kunden keine Anfangsinvestitionen anfallen und gleichzeitig die Betriebskosten geringer sind.

Im Rahmen eines gemeinsamen Pilotprojekts mit Conextrade und dem Schweizer Unternehmen Huber+Suhner hat Maagtechnic bereits vor Jahresfrist begonnen, Bestellungen dieses Kunden über den elektronischen Handelsplatz entgegenzunehmen. Nach den guten Erfahrungen war die Absicht klar, diesen Absatzkanal auch weiteren Einkäufern zu öffnen. Mittlerweile nutzt eine Reihe von Maagtechnic-Kunden den elektronischen Beschaffungskanal.

Mit ihrem Kunden Müller Martini wickelt Maagtechnic nahezu das gesamte Bestellvolumen der sogenannten direkten Güter über ein vollständig elektronisches Beschaffungssystem ab. Anfänglich erfolgte allerdings die Nutzung des "Vertriebsmanagement ASP für Lieferanten" auf der Seite von Maagtechnic nicht ganz optimal: Die Bestelldaten von Müller Martini konnten im ASP-System zwar angesehen, bestätigt und abgerechnet werden. Doch mussten sie bei Maagtechnic manuell aus dem ASP-System in das Auftragsverwaltungs-Modul des eigenen ERP-Systems transferiert werden. Das war ein im Prinzip anachronistischer Medienbruch.

Um diese unnötige Operation zu beseitigen, strebte Maagtechnic mit Hilfe von Conextrade die vollständige Integration des eigenen, EDI nutzenden Backend-Systems an. Ziel war es, damit die gesamte Prozesskette so zu automatisieren, dass am Ende alle Bestelldaten selbständig ins ERP-System von Maagtechnic einfliessen und im Gegenzug die Rechnung bei Müller Martini automatisch eingelesen werden kann. Durch diese Automatisierung kann das Unternehmen, so Franz Brennwald, Vizedirektor und Leiter Marketing Services bei Maagtechnic, den Nutzen ihrer elektronischen Vertriebslösung nachhaltig optimieren und die Prozesskosten weiter senken.

Die Integration der Systeme

Dieser Tage ist die neue Lösung bei Maagtechnic und Müller Martini produktiv geworden. Das Fazit vorweg: Das Projekt stellte grosse Anforderungen an alle beteiligten Parteien. Für die Realisation mussten zuerst verschiedene technische Problemstellungen bewältigt und insbesondere die Kompatibilität zwischen den zwei technisch völlig unterschiedlichen ERP-Systemen hergestellt werden. Müller Martini beispielsweise generiert zunächst den Bedarf für die Bestellungen direkt aus dem Materialbewirtschaftungs-Modul des ERP-Systems R/3 von SAP. Anschliessend wird gemäss Dieter Bracher, Leiter der strategischen Konzernbeschaffung von Müller Martini, das vom ERP erzeugte IDoc-Format im SAP Business Connector in das xCBL-Dokument überführt und über eine sichere Verbindung an den Handelsplatz von Conextrade verschickt - xCBL steht für XML Common Business Library und meint einen bestimmten Dialekt der Websprache XML. Spezialisten der Müller-Martini-Tochter GIA Grapha-Informatik sorgten zusammen mit SAP-Fachleuten dafür, dass diese Überführung nach einigen Startschwierigkeiten heute klappt.

Die xCBL-Dokumente werden über die Konvertierungsplattform von Conextrade auf dem bestehenden EDI-Weg an Maagtechnic weitergeschickt. Dort werden sie mit Hilfe einer EDI-Software konvertiert und an das Backend-System des Unternehmens weitergeleitet. Auf der Basis dieses Prozesses wird in umgekehrter Reihenfolge auch die Konvertierung und Übermittlung der Auftragsbestätigung und der Rechnung sichergestellt.

Probleme bei der Konvertierung

Das grösste Problem bei der Umstellung auf die automatische Konvertierung gab es aus der Sicht von Conextrade-Projektleiter Roland Ryser vor allem mit den von Müller Martini generierten XML-Dateien. Sie sind wesentlich grösser als die EDI-Meldungen. Aber ausgerechnet auf diese müssen sie abgestimmt und gemappt werden.

Die EDI-Dokumente sind im wesentlichen Datenformate für Codeverzeichnisse, die mit Informationsfeldern unterlegt sind. Darin sind nur rudimentäre Daten wie Artikelnummern, Preise und Bestellnummer eingetragen. Wegen der verbesserten Möglichkeiten im Datenverkehr und spätestens mit Einführung des XML-Standards übermitteln die Handelspartner wesentlich umfangreichere Informationen. Diese lassen sich allerdings nicht mehr so einfach auf die beschränkten EDI-Meldungen mappen. Die XML-basierten Systeme benötigen relativ viele Informationen, die ihnen die EDI-Messages deshalb in der Regel nicht liefern können, und daher eine grössere Aufbereitung der Daten durch Conextrade nötig ist, erläutert Ryser.

So bleibt auch künftig Conextrade nichts weiter übrig, als mit jedem Partner die detaillierten Datenaustauschbedingungen und Formatfragen individuell zu klären und entsprechende massgeschneiderte Lösungen zu entwickeln. Doch ist dies keineswegs ein leichtes Unterfangen, bemerkt Dieter Bracher von Müller Martini. Denn eine der grössten Herausforderungen ist die Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien, mussten doch zur Bewältigung der grossen Koordinationsaufgaben jeweils vier Parteien an einen Tisch sitzen. Für seinen Kollegen Franz Brennwald bei Maagtechnic gab es deutlich weniger Probleme. Die Grundvoraussetzung war für Maagtechnic von Anfang an die Beibehaltung des existierenden Backend-Systems. Ausserdem sollten später weitere Kunden angeschlossen werden können, ohne dafür zusätzlichen Aufwand zu betreiben. Die Herausforderung für Conextrade bestand also in der Multiplikation der Anwendung mit lediglich einer Schnittstelle zum Handelsplatz.

Direkte finanzielle Einsparungen für Lieferanten erwartet Brennwald nicht. Diese sieht er eher auf der Seite des Käufers. Auf der Verkäuferseite gehe es aber um Einsparungen im Prozessbereich durch schlankere und automatisierte Abläufe. Vor allem für den Kunden mache deshalb die elektronische Handelsplattform von Conextrade Sinn und bringe deutliche Einsparungen, auch im Personalbereich.

Hinsichtlich der laufenden Kosten steht auf Seiten Maagtechnic lediglich eine Jahrespauschale an. Weitere Kosten sind transaktionsabhängig. Die Kosten für die Datenleitung inklusive Service sind ja bereits beim klassischen EDI angefallen, unterstreicht Brennwald. Auf der Buyer-Seite bei Müller Martini stehen laut Dieter Bracher neben der Jahrespauschale primär die Kosten für die einmalige Anbindung an den Handelsplatz von Conextrade im Vordergrund. Müller Martini will künftig mit weiteren Lieferanten die Handelsplattform von Conextrade nutzen. Zusammen mit Brennwald, der neben der Anbindung weiterer EDI-Kunden auch einen elektronischen Katalog mit MRO-Gütern auf dem Handelsplatz von Conextrade plant, ist Dieter Bracher einig: Der zentrale E-Handelsplatz von Conextrade steigert die Servicequalität, vereinfacht die Prozesse und eliminiert die Medienbrüche.