Schulung effizient verwalten

Neben dem Kerngeschäft von Sun Microsystems, der Herstellung und dem Vertrieb von Hard- und Software, ist das Angebot von Anwenderschulungen ein weiterer umsatzstarker Geschäftszweig des Unternehmens. IT-Professionals aus der ganzen Welt lernen hier alles Wissenswerte über Java, Solaris, Server etc.
Trotz einer starken Nachfrage konstatierte man in den letzten Jahren diesbezüglich eine Konsolidierung. Die Ursache lag bei den steigenden Vertriebskosten. Die Schulungen wurden über ein Internetportal vermarktet, in dem die Anwender Class Room Trainings, CD-Kurse bzw. Online-Kurse und Zertifizierungen online buchen können. Insbesondere die Aktualisierung der Angebote gestaltete sich zunehmend kostenintensiv. Bedingt durch die ständig wechselnden Themen und die Schnelllebigkeit der technologischen Standards waren permanente Anpassungen des Webauftritts unerlässlich. Jede einzelne Änderung musste individuell und mit grossem Personalaufwand eingearbeitet werden. Die Folge: Ein gesteigerter Verwaltungsaufwand und damit einhergehend sinkende Margen im Schulungsgeschäft. Da jede der weltweit über 70 Sun-Länderniederlassungen einen eigenen Webshop für das Schulungsangebot unterhält, potenzierten sich die Verwaltungskosten zusätzlich erheblich.

Maximale Automatisierung

In der deutschen Niederlassung von Sun Microsystems überlegte man daher, wie sich die Effizienz des Webshops steigern liesse – ohne Abstriche bei den Funktionen und der Aktualität zu machen. «Wir waren uns einig, dass die Kosten signifikant gesenkt werden müssten. Vor allem jene, die uns durch die fortwährenden Aktualisierungen entstanden», erläutert Andrea Carlevaro, Leiter Global
E-Marketing Sun Microsystems. Das Ziel war darum eine maximale Automatisierung der Prozesse.
Mit dieser Aufgabenstellung wandte sich Sun Deutschland an den Münchner Java-Spezialisten Virtual Solution.
Nach nur drei Monaten Entwicklungszeit war die Applikation – nach ihrer Funktion EduServ getauft – einsatzbereit. «Kurze Entwicklungszeiträume sind entscheidend», erklärt Florian Höfter, Geschäftsführer von Virtual Solution. «Je länger man an einem Projekt arbeitet, desto eher läuft man Gefahr, von der Realität überholt zu werden.»

Zeit- und Kostenersparnis

EduServ verwaltet das Schu-lungsangebot und den Webshop vollautomatisch. Über eine Schnittstelle ist das System mit einem zentralen Sun-Server verbunden. Sobald hier eine neue Schulung eingegeben wird, werden die Daten direkt importiert und auf der deutschen Website verfügbar gemacht. Veraltete Angebote werden umgekehrt ebenso automatisch vom System entfernt. Sobald ein Kunde eine Bestellung aufgibt, leitet EduServ die Buchung an die entsprechenden Stellen weiter. «Vorher mussten unsere Webeditoren jeden einzelnen Kurs per Hand eingeben», sagt Marc Baumann, Global E-Marketing bei Sun. «Jetzt nimmt uns EduServ die gesamte Verwaltung vollständig ab. Die Kosten für den Online-Shop sind dementsprechend um ein Vielfaches gesunken.»
Auch für die Kunden wurde der Bestellvorgang optimiert: Musste vorher jeder Kurs einzeln gebucht werden, so ist es nun möglich, wie bei einem Warenkorbsystem verschiedene Workshops für eine beliebige Anzahl von Mitarbeitern zu buchen. Vor allem für grössere Unternehmen bedeutet diese Neuerung eine ernorme Zeit­ersparnis.
«Nachdem wir uns von der Funktionalität und Einfachheit von EduServ überzeugt hatten, wollten wir es unseren Kollegen in den anderen Landesgesellschaften nicht vorenthalten», beschreibt Andrea Carlevaro den weiteren Verlauf der Dinge. Man stellte das neue
System weiteren Sun-Niederlassungen in anderen Ländern vor und stiess durchgehend auf positive Resonanz. Sun Schweiz, die nach Deutschland international den höchsten Online-Schulungs-Umsatz verzeichnet, entschloss sich als eine der ersten Länderniederlassungen, das eigene Webportal über EduServ zu verwalten.

«Gute Systeme können wachsen»

Für Virtual Solution ging die Entwicklungsarbeit damit in die zweite Runde. Das System musste erweitert werden, um die parallele Verwaltung verschiedener länderspezifischer Schulungsangebote zu ermöglichen. Ein Vorteil: Die Software-Entwickler hatten die Applikation von Beginn an bewusst offen konzipiert. «Gute Systeme zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass sie wachsen können. Die Realität ändert sich ständig und ein Tool muss sich dem ohne grossen Aufwand anpassen können», berichtet Höfter von seinen Erfahrungen.
Auch nach der Erweiterung verwaltet EduServ die Schulungsdaten zentral von einem Server aus, der von Virtual Solution betreut wird. Der Leitgedanke der Software-Entwickler war eine möglichst schnelle und unkomplizierte Integration weiterer Länderniederlassungen in das System. Zu diesem Zweck entwickelte man ein einfaches Prozedere: Das jeweilige Land erhält die englischen Texte per Datei und sendet die entsprechende Übersetzung zurück an Virtual Solution.
Im nächsten Schritt passen Systemadministratoren die länderspezifischen Faktoren wie Mehrwertsteuer und Währung an. Im Fall der Schweiz bedeutete dies insbesondere, dass mehrere Amtssprachen berücksichtigt werden mussten.
Mit jeder weiteren Sun-Niederlassung, die sich für EduServ entschied, konnte das Vorgehen weiter optimiert werden. Der Prozess, an dessen Ende eine zusätzliche Schulungsverwaltung zentral erfasst ist, nimmt mittlerweile kaum einen Tag in Anspruch.
Aus den Vorteilen, die sich für die einzelnen Länderniederlassungen ergeben, entwickeln sich zunehmend globale Synergien. Aktuell sind rund 30 Länderniederlassungen von Sun an EduServ angeschlossen.

Die Autorin

Martina Lamping ist freie Journalistin in Köln und spezialisiert auf Technologie- und IT-Themen.