Mobil sein will gelernt sein

Arbeit fällt heute zu unterschiedlichen Zeiten und an unterschiedlichen Orten an. Die Überwachung und Steuerung von Fahrzeugen, Maschinen und Prozessen werden immer mobiler. Dadurch wachsen natürlich auch die Ansprüche an die Flexibilität im Job. Insgesamt verstärkt sich der Trend zum mobilen Mitarbeitenden und zum virtuellen Büro. Parallel dazu sind die mobilen Breitbandlösungen so ausgebaut worden, dass sie auch einem Massenmarkt gerecht werden. Dadurch werden die Reaktionszeiten auf Anfragen immer kürzer und zuverlässiger – schnelle Antworten auf Kundenanfragen sind ein Wettbewerbsvorteil.

Nun ist es nicht damit getan, die Mitarbeitenden mit Handy und Laptop auszustatten. Die gesamte Infrastruktur des Unternehmens muss dem mobilen Einsatz angepasst werden. Das reicht von schnelleren und breitbandigeren Datenverbindungen, die die wachsende Kommunikation bewältigen können, über neue Konzepte für Datensicherung und Backups, die Anschaffung und Anpassung von Software für die mobile Nutzung bis hin zum grossen Bereich der Sicherheit.
Das gesamte Sicherheitsmanagement erfordert hohe Aufmerksamkeit, weil sich plötzlich ganz neue Fragen stellen.

Schliesslich geht es nicht nur um die Einrichtung einer Firewall, sondern mobile Mitarbeitende tragen permanent auch kritische Unternehmensdaten bei sich. Handys und Laptops müssen gegen Datenspionage und Verlust gesichert werden (siehe dazu auch Markt­übersicht «Mobile Device Management» ab Seite 34). Gerade die letzten Fälle in England, wo sogar Staatsgeheimnisse auf Papier und CD in der Bahn gefunden wurden, haben gezeigt, wie wichtig die Sicherheitsvorsorge ist. Und wie nötig es ist, die Mitarbeitenden für dieses Thema zu sensibilisieren.

IT und Telekommunikation verschmelzen

Schon diese kurze Aufzählung zeigt, dass jedes Unternehmen sich intensiv beraten lassen sollte. Dabei wird es wichtig sein zu erörtern, ob die Firma die gesamten Umstellungen und Anpassungen in eigener Regie umsetzen will. Die Geschäftsführung muss entscheiden, ob die IT-Abteilung entsprechend ausgebaut werden soll. Die andere Möglichkeit ist, zum Beispiel Managed Services zu wählen.


Es gibt immer mehr Angebote für Unternehmen, die in diesem Sektor Dienstleistungen in Anspruch nehmen wollen. Die Vorteile liegen auf der Hand. Die Anbieter haben grosse Abteilungen, die sich auf bestimmte Themenbereiche spezialisiert haben. Sie kümmern sich nicht nur um den täglichen Betrieb, sondern auch um Patches und Updates. Vor allem können sie auf Erfahrungen zurückgreifen, die sie in anderen Fällen gemacht haben. Und weil sie ihre Kosten auf alle Kunden verteilen können, sind sie in der Lage, ihre Leistungen preisgünstig anbieten zu können.

In diesem Markt wird auch deutlich, was ICT und Konvergenz eigentlich bedeutet, denn hier treffen Anbieter aus IT-Bereichen auf Telekommunikationsunternehmen. Ein Kunde hat also eine grosse Auswahl an Anbietern. Ein moderner ICT-Provider muss seinen Kunden kennen, verstehen, wie dessen Unternehmen arbeitet, und vorhersehen, wohin es sich entwikkelt. Der Kunde muss sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren können und sich nicht mit Kommunikationstechnik beschäftigen müssen. Dass IT und Telekommunikation verschmelzen, wenn möglich aus einer Hand kommen, stellt sicher, dass es keine Schnittstellen-Probleme gibt und vor allem, dass Prozesse medienbruchfrei funktionieren, auch wenn der Mitarbeitende unterwegs ist.

Es braucht auch die richtigen Geräte

Im Mittelpunkt der Umstellung auf mobiles Arbeiten steht für einige Unternehmen das Personal Information Management (PIM), also der mobile Zugriff auf E-Mail, Kalender, Kontakte. Hinzu kommen die mobile Nutzung von Firmennetzwerken und der Firmensoftware wie SAP-Anwendungen. Die Lösungen müssen sicher sein, leicht zu administrieren, einfach zu bedienen und einen breitbandigen, also schnellen Datendurchsatz garantieren. Auch unterwegs.
Und für unterwegs braucht man die richtigen Geräte. Es beginnt mit der Datenkarte für Laptops. Sie ermöglicht es, praktisch überall zu arbeiten, sie beherrscht die Protokolle von GPRS bis HSPA und WLAN. Die Alternative ist heute das sogenannte Embedded-Notebook, bei dem die Übertragungs-Module für den Mobilfunk bereits integriert sind. Es wird einfach eine SIM-Karte eingesteckt und das Notebook kann online gehen.


Für die tägliche Kommunikation stehen Handy, Smartphone und PDA im Mittelpunkt. So bieten sich für Selbstständige und für kleine Unternehmen Mobile Assistants an, die heute vollwertige, ausziehbare QWERTZ-Tastaturen und viele Zusatzfunktionen beinhalten. So können der SBB-Fahrplan und Wörterbücher als vorinstallierte Software genutzt werden, für die Dokumentation gibt es eine Kamera, der Anwender kann im Internet surfen und wird per Direct Push Mail automatisch mit eingehenden Mails versorgt. Dokumente aus dem Microsoft Office-Paket können direkt auf dem Assistant geöffnet und auch bearbeitet werden.

Für Unternehmen bietet sich aber auch der Blackberry-Service an. Ein Server wird in die firmeneigene IT-Infrastruktur integriert und E-Mails und Terminanfragen kommen dann automatisch und zeitgleich auf PC und Handy an. Kalender, Kontakte und Aufgaben werden mit dem Büro synchronisiert. Mit Blackberry lassen sich auch Geschäftsanwendungen unterwegs nutzen – etwa für Customer Relationship Management, Verkaufsautomation oder Logistik. Anhänge von Mails können geöffnet werden, auch Dokumente aus Microsofts Office-Paket, und mit künftigen Blackberrys lassen sie sich sogar bearbeiten. Vor allem zählt die Sicherheit bei diesen Geräten zu den hervorstechenden Merkmalen: Die Daten werden schon auf dem Handy verschlüsselt und erst beim Empfänger wieder entschlüsselt.

Unified Communications

Wer die Umstellung auf mobiles Arbeiten plant, sollte gleich an Unified Communication (UC) denken. Ziel ist es, alle verfügbaren Kommunikationslösungen der Office-Welt und der Telekommunikation zusammenzuführen. Zentrale Arbeitsmittel sind Laptop und PDA. Es ist möglich, vom PC aus zu telefonieren und gemeinsam mit dem Angerufenen dasselbe Dokument zu bearbeiten. Jeder kann es ändern, jeder sieht jede Änderung sofort. Das ist ideal für mobiles Arbeiten. Ein weiterer Vorteil: Es gibt nur ein Original, keine verschiedenen Versionen auf mehreren Rechnern. Der Trick dabei: Ein Provider betreibt einen Server, auf dem alle wichtigen Büroprogramme liegen. So wird diese Art der Zusammenarbeit ermöglicht.

Die Leistungen sind der Firmengrösse angepasst. Über den sicheren Internetanschluss ist der Zugriff auf alle Firmen-Applikationen gewährleistet. Systemanpassungen erfolgen automatisch, die Datensicherung ist professionell, die Server sind überwacht und ausfallsicher. Individuelle Anwendungen, wie besondere Einrichtungen auf PC-Arbeitsplätzen, sind integrierbar.

Sichere Datenspeicherung wird zum Thema

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Speicherung von Dateien. Es muss gewährleistet sein, dass gerade empfindliche Daten nicht nur auf einem mobilen Gerät vorhanden sind. Die Gefahr, dass das Gerät beschädigt wird oder verlorengeht, ist einfach zu gross. Hier muss jedes Unternehmen darauf achten, dass möglichst automatisch vom Inhalt der Festplatte Backups gemacht werden. Auch dafür gibt es mittlerweile Speziallösungen wie Online Backup, bei dem die Daten des Laptops automatisch und kontinuierlich in einem Rechenzentrum gesichert werden. Zusätzlich gibt es zahlreiche neue Angebote, die Lagerung (Storage) ausser Haus zu geben. Dafür sprechen überschaubare Kosten, zusätzliche Sicherheit durch redundante Strukturen und Arbeitsvereinfachung, weil der Managed-Service-Anbieter sich um die gesamte Betreuung der nötigen Hard- und Software kümmert.


Das Stichwort Firewall kennt jeder, der online geht. Das reicht natürlich nicht aus für Unternehmen, die mobiles Arbeiten einführen wollen. Neben den geradezu klassischen Themen der Computersicherheit wie Remote Access für den Zugriff von aussen auf den Firmenserver, Virtual Private Network (VPN) für eine sichere Verbindung dabei, müssen für das mobile Arbeiten noch weitere Aspekte geprüft werden. Es fängt mit der Sicherheit des Handys oder PDAs an und endet bei USB-Sticks und SD-Karten, auf denen Files transportiert werden.



Die Zahl der Angriffe auf Handys durch Viren wird steigen. Angreifer versuchen, PDAs als Proxy zu benutzen, um eine virtuelle Verbindung ins Intranet eines Unternehmens herzustellen. Drahtlose Verbindungen wie WLANs können attackiert werden, um E-Mails samt Anhängen abzufangen. Spam, das an mobile Geräte adressiert ist, kann den Service unterbrechen und zumindest die Betriebskosten in die Höhe treiben. SMS mit Schadprogrammen können Geräte zum Absturz bringen. Wichtig dabei ist, dass VPN-Verbindungen und konventionelle Firewalls für Computer nicht die Sicherheit mobiler Geräte garantieren können.

USB-Sticks: Praktisch aber...

Daten werden für unterwegs oder zum schnellen Datenaustausch gern auf USB-Sticks gespeichert. Die bringen aber auch besondere Gefahren mit sich. Gerade weil sie so klein sind, können sie leicht vergessen werden oder verlorengehen. Es sollte also dafür Sorge getragen werden, dass die Daten auf dem Stick verschlüsselt sind. Wenn Files gelöscht werden – sind dann wirklich die Blocks auf dem Stick geleert oder ist nur der Eintrag im Inhaltsverzeichnis gelöscht worden, das heisst die eigentlichen Daten sind auf dem Stick noch vorhanden?



Ein ganz neue Gefahrenquelle sind USB-Sticks mit einem integrierten sogenannten U3-Laufwerk. Die U3-Partition ermöglicht es, auf jedem XP- und Windows-2000-Rechner Programme ablaufen zu lassen, ohne dass Administratoren-rechte benötigt werden. Der Grund: Die Rechner halten die U3-System-Partition fälschlicherweise für eine CD-ROM. Über das Autoplay-Feature von Windows können so unbemerkt Programme gestartet werden, die Passwörter sammeln, alle Tastatureingaben speichern oder schlicht und einfach Viren, Trojaner oder Würmer sind. Sicherer ist es also, auf Sticks mit U3 zu verzichten.

Erst mobil arbeiten nach Sicherheitsanalyse

Angesichts dieser Liste neuer Gefahren sollten Unternehmen als erstes eine umfassende Sicherheitsanalyse machen. Es muss eine Aufstellung der wichtigsten Daten gemacht werden. Auf dieser Basis wird dann überlegt, welche Gegenmassnahmen möglichst direkt und kosteneffektiv die grössten Gefahren minimieren. Auch sollte eine Strategie entworfen werden, wie die Sicherheit der Informationen gemessen an Risiko und Möglichkeiten verbessert werden kann. Dann steht dem mobilen Arbeiten nichts mehr im Weg.

Vorteile und Nutzen mit mobilem Business

- Verbesserung der Orientierung am Kunden

- Effektivere Koordination des Aussendienstes

- Steigerung der Mitarbeiter-Produktivität

- Reduktion von Kosten

- Raschere Durchlaufzeiten

- Erhöhung der Datenqualität

- Auswertungen für die Optimierung

- Eliminierung manueller Mehrfach-Eingaben

Der Autor

Roger Wüthrich-Hasenböhler ist Leiter Marketing und Sales bei Swisscom Grossunternehmen.